सीमा शुल्क और सीमा गश्ती होमलैंड सुरक्षा विभाग की एक शाखा है जो हथियारों और आतंकवादियों को अमेरिका से बाहर रखने के मिशन के साथ आरोपित है। इसके अलावा, वे देश में निषिद्ध और प्रतिबंधित वस्तुओं को लाने के बारे में कानूनों को लागू करने के लिए जिम्मेदार हैं। आप एक नोटिस के जवाब में सीमा शुल्क के लिए लिख रहे हो सकता है कि आपको प्राप्त हुआ है कि आपकी शादी के लिए हांगकांग से सिरेमिक चाची ने आपको भेजा है। सीमा शुल्क से संपर्क करने के अन्य कारणों में सीमा के पार अपने पालतू जानवर को ले जाना या दवा का आयात करने के बारे में प्रश्न शामिल हैं क्योंकि यह आपके ऑनलाइन फार्मेसी की तुलना में इंटरनेट पर सस्ता है। कोई बात नहीं आप सीमा शुल्क के लिए पत्र के कारण, यह उचित व्यापार पत्र प्रारूप का पालन करना चाहिए।
सीमा शुल्क कार्यालय और सीमा गश्ती कार्यालय को फोन करें और पता करें कि आपको अपना पत्र किसके पास भेजना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप जानना चाहते हैं कि क्या आप घाना की अपनी यात्रा से एक अफ्रीकी ड्रम वापस ला सकते हैं, तो पूछें कि उस डिवीजन का प्रभारी कौन है। व्यक्ति का नाम और शीर्षक नोट करें।
एक व्यावसायिक पत्र के लेआउट का पालन करें: पता, तारीख, पते के अंदर, अभिवादन, पत्र का शरीर और समापन। पत्र के प्रत्येक भाग के बीच दो रिक्त स्थान छोड़ दें, बजाय इंडेंट करने के।
यदि संभव हो तो लेटरहेड पर लिखें, क्योंकि यह आपके पत्र को सीमा शुल्क को अधिक आधिकारिक दिखता है। यदि, हालांकि, आपके पास लेटरहेड नहीं है, तो अपना पता शीर्ष बाएं हाथ के कोने में लिखें। दो रिक्त स्थान छोड़ें, फिर दिनांक लिखें।
अंदर का पता दर्ज करें। यह वही पता है जो लिफाफे पर जाता है। अंदर का पता यह बताता है कि यह एक मित्र के बजाय एक व्यावसायिक पत्र है।
एक सलाम के साथ शुरू करो। अधिकारी का नाम "प्रिय" लिखें और अल्पविराम से इसका पालन करें। "प्रिय अधिकारी जोन्स,"।
सीधे मुद्दे पर जाएं और कस्टम अधिकारी को बताएं कि आप क्यों लिख रहे हैं। "मैं जापान से कार आयात करने के नियमों और प्रतिबंधों के बारे में जानने के लिए लिख रहा हूं।"
अपने पैराग्राफ और वाक्यों को छोटा रखें और बिंदु पर रहें। यदि आप एक नया विचार शुरू करते हैं, तो एक नया पैराग्राफ शुरू करें, और एक डबल स्थान छोड़ने के लिए मत भूलना। रन-ऑन वाक्यों से बचें और जब कोई छोटा काम करेगा तो एक बड़े शब्द का उपयोग न करें। एक पेशेवर स्वर में लिखें।
संकेत दें कि आप क्या कार्रवाई करना चाहते हैं या आप क्या करने का इरादा रखते हैं। उदाहरण के लिए, किसी आइटम को एकत्रित करने के लिए कस्टम के नोटिस के बारे में लिखते समय, उदाहरण के लिए, "कृपया सलाह दी जाए कि मैं अगले सप्ताह रोमानिया से पैकेज लेने में असमर्थ हूं क्योंकि मैं वर्तमान में शहर से बाहर हूं।"
"ईमानदारी से," के साथ पत्र को समाप्त करें और ध्यान दें कि इसके बाद अल्पविराम होता है। अपने हस्ताक्षर के लिए एक स्थान छोड़ दें और फिर अपना नाम लिखें।
एक या दो घंटे के लिए अपने पत्र को सीमा शुल्क पर छोड़ दें। अपने पत्र को फिर से लिखें और किसी भी वर्तनी, व्याकरण या टाइपिंग की गलतियों को सुधारें।
टिप्स
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"प्रीव्यू प्रीव्यू" पर जाएं और सुनिश्चित करें कि पत्र ठीक से रखा गया है। यदि यह शीर्ष पर झुका हुआ है, तो कुछ अतिरिक्त स्थान जोड़ें ताकि यह पृष्ठ पर ठीक से केंद्रित हो।
