कैसे कर्मचारियों को गोपनीयता भंग करने से रोका जाए

प्रतिस्पर्धा, विपणन रणनीतियों और कर्मचारी जानकारी से संबंधित होने के कारण गोपनीयता संगठनों के लिए अत्यंत चिंता का विषय है। जब सूचना आसानी से प्राप्त हो जाती है, तो यह दायित्व और मुकदमों के प्रति संवेदनशील कंपनी को छोड़ देता है, साथ ही संभवतः अपने प्रतिस्पर्धी बढ़त को भी छीन लेता है। कर्मचारियों को गोपनीयता भंग करने से रोकने के लिए कदम उठाना संगठन की जिम्मेदारी है।

भाड़े के समय, आमतौर पर नई किराया अभिविन्यास के दौरान, सुनिश्चित करें कि कर्मचारी संगठन की अपेक्षाओं से अच्छी तरह परिचित हैं कि गोपनीयता भंग नहीं हुई है। परिणामों की व्याख्या करें, जैसे कि अगर और जब यह पता चला है कि एक कर्मचारी गोपनीयता को भंग करता है, तो वह अनुशासन के अधीन होगा और संभवतः छुट्टी दे दी जा सकती है।

सुनिश्चित करें कि गोपनीय रिकॉर्ड और जानकारी के साथ काम करने वाले कर्मचारियों को सूचित किया जाता है और जानकारी को सुरक्षित करने के बारे में प्रशिक्षित किया जाता है। यह एक आवश्यकता है कि कंप्यूटर में पासवर्ड के साथ स्क्रीन सेवर हैं और महत्वपूर्ण रिकॉर्ड या दस्तावेज़ एक क्षेत्र में प्रतिबंधित हैं जिन्हें लॉक और सुरक्षित किया जा सकता है। इसके अलावा, प्रत्येक कर्मचारी के पास अपना स्वयं का गोपनीय पासवर्ड होना चाहिए, जो उनके पर्यवेक्षक के अलावा किसी को नहीं दिया जा सकता है।

गोपनीयता नीति बनाएं और कर्मचारियों को साइन ऑफ करें कि वे नीति को स्वीकार करते हैं, पढ़ते हैं और समझते हैं। इस नीति का उपयोग सजा के आधार के रूप में किया जा सकता है, कंपनी की गोपनीयता नीति को तोड़ दिया जाना चाहिए।

गोपनीयता नीति के अलावा, जो कर्मचारी विपणन रणनीतियों, आविष्कारों और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी के लिए जिम्मेदार हैं, उन्हें गैर-प्रतिस्पर्धा समझौतों पर हस्ताक्षर करने के लिए आवश्यक होना चाहिए।

कब और किस प्रकार की महत्वपूर्ण गोपनीय जानकारी प्रसारित की जाती है और किसके लिए इसका प्रसार किया जाता है, इसके बारे में चयनात्मक रहें। एक सूची बनाएं कि महत्वपूर्ण गोपनीय रिकॉर्ड कहाँ रखे गए हैं और उनके लिए कौन जिम्मेदार होना चाहिए। इसके अलावा, इस बात की सूची रखें कि कौन सी जानकारी देख सकते हैं और कब उनकी पहुँच हो सकती है।

टिप्स

साक्षात्कार के दौरान, संभावित कर्मचारियों को यह बताने के लिए कहें कि अतीत में वे किस प्रकार की गोपनीय जानकारी के लिए ज़िम्मेदार रहे हैं और वे गोपनीय नीतियों से कितने परिचित हैं।