पत्र व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों भावनाओं को संप्रेषित करने के महत्वपूर्ण साधन हैं। हालांकि, व्यक्तिगत पत्र उनके व्यावसायिक समकक्षों से काफी अलग हैं। अपनी कंपनी के लेन-देन के दौरान उचित व्यवसाय शिष्टाचार दिखाने के लिए, आपको इन अंतरों को पहचानना चाहिए और पत्र शैलियों को मिश्रण नहीं करने के लिए दर्द उठाना चाहिए। यह आपको कर्मचारियों, ग्राहकों, शेयरधारकों और निवेशकों को पेशेवर दिखने में मदद करेगा।
स्वरूप
व्यावसायिक पत्र और व्यक्तिगत पत्र बहुत अलग तरीके से स्वरूपित किए जाते हैं। कुछ मामूली बदलावों के साथ, व्यावसायिक पत्रों में आमतौर पर 1-इंच मार्जिन होता है। उनके पास एकल रिक्ति भी है, जिसमें केवल पैराग्राफ और परिचयात्मक डेटा लाइनों (जैसे, तिथि, विषय) के बीच डबल रिक्ति है। पत्र को बिना किसी पैराग्राफ इंडेंटेशन के सही ठहराया गया है। व्यावसायिक पत्र भी हमेशा टाइप किए जाते हैं। इसके विपरीत, व्यक्तिगत पत्रों में वस्तुतः कोई भी प्रारूप हो सकता है। यह लेखक को तय करना है कि वह व्यक्तिगत पत्र कैसे प्रकट करना चाहता है। एक व्यक्तिगत पत्र पारंपरिक रूप से हस्तलिखित होता है, लेकिन प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, बहुत से लोग अपने कंप्यूटर पर व्यक्तिगत पत्र लिखते हैं क्योंकि यह मैन्युअल रूप से लिखने की तुलना में तेजी से लिखना है।
सामग्री
एक व्यावसायिक पत्र में, सामग्री हमेशा उद्देश्य-उन्मुख होती है - अर्थात, पत्र का उद्देश्य पारदर्शी होता है। एक व्यक्तिगत पत्र के साथ, सामग्री कई अलग-अलग विषयों को कवर कर सकती है, और समस्या को हल करने की तुलना में अतीत की घटनाओं और भावनाओं से संबंधित है। व्यक्तिगत पत्र बहुत अधिक मात्रा में हो सकते हैं। व्यक्तिगत पत्र कुछ व्यावसायिक या वित्त मुद्दों पर छू सकते हैं, लेकिन व्यावसायिक पत्र कभी भी व्यक्तिगत मुद्दों पर चर्चा नहीं करते हैं जब तक कि वे मुद्दे सीधे व्यवसाय को प्रभावित न करें।
भाषा और विराम चिह्न
व्यावसायिक पत्र व्यक्तिगत पत्रों की तुलना में अधिक औपचारिक भाषा का उपयोग करते हैं। लेखक शब्द की पसंद पर विशेष ध्यान देते हैं क्योंकि शब्द का चुनाव कानूनी मामलों में बहुत बड़ा बदलाव ला सकता है। सलामीकरण और समापन विनम्र हैं और उचित शीर्षकों का उल्लेख करते हैं (जैसे, अध्यक्ष एडवर्ड्स, मिस नेमन)। कॉलोनों का उपयोग व्यक्तिगत पत्रों की तुलना में व्यावसायिक पत्रों में अधिक किया जाता है, विशेष रूप से प्रणाम और परिचयात्मक डेटा लाइन लेबल के बाद (जैसे RE:, DATE:)। व्यक्तिगत पत्र किसी भी भाषा का उपयोग कर सकते हैं, जिसमें स्लैंग और गैर-व्यावसायिक संक्षिप्तीकरण जैसे ट्टीएल (बाद में आपसे बात करना) या btw (वैसे) शामिल हैं। इसका फायदा यह है कि लेखक का व्यक्तित्व सही मायने में सामने आता है। व्यावसायिक पत्र अक्सर लेखक की सच्ची "आवाज" खो देते हैं। व्यक्तिगत पत्र मानक विराम चिह्न नियमों का उपयोग करते हैं, लेकिन क्योंकि वे बहुत अनौपचारिक हैं, लेखक अक्सर कुछ बुनियादी विराम चिह्न और पूंजीकरण मानकों की उपेक्षा करते हैं।
अंतर क्यों?
लोगों को व्यक्तिगत पत्रों को व्यवसायिक पत्रों से अलग करने का मुख्य कारण यह है कि व्यवसाय पत्र लिखने का एक मानक तरीका व्यावसायिक कार्यों में दक्षता पैदा करता है। उदाहरण के लिए, व्यवसायी जानते हैं कि वे जल्दी से विषय पंक्ति से व्यापार पत्र के उद्देश्य का पता लगा सकते हैं। दक्षता राजस्व में अनुवाद कर सकती है। विभेदीकरण का एक अन्य कारण यह है कि एक पेशेवर प्रारूप का उपयोग यह बताता है कि जो कुछ भी पत्र में है वह महत्व का है। तीसरा, व्यावसायिक पत्र प्रारूप का उपयोग पेशेवरों द्वारा अपेक्षित है। यदि आप अपनी कंपनी के साथ व्यावसायिक प्रारूप का पालन नहीं करते हैं, तो आप कम तैयार या अनुभवहीन के रूप में सामने आ सकते हैं।
