एक प्रोजेक्ट प्रोक्योरमेंट प्लान बाहरी आपूर्तिकर्ताओं से सभी खरीद का वर्णन करता है और दस्तावेज करता है, जो किसी विशेष परियोजना की जरूरतों का समर्थन करने के लिए आवश्यक होगा। एक परियोजना को परियोजना की प्रकृति के आधार पर कंप्यूटर, कागज या अन्य आपूर्ति की आवश्यकता हो सकती है। परियोजना की जरूरतों को रेखांकित करना और पर्याप्त बजट और उचित योजना के लिए आपूर्ति कैसे प्राप्त की जाएगी। एक अच्छी खरीद योजना भी खरीद शुरू करने और निष्पादित करने के बारे में विशिष्ट कदम देगी। यह सुनिश्चित करेगा कि सभी बोलियां निष्पक्ष रूप से दी गई हैं और कंपनी के सर्वोत्तम हित में हैं।
योजना की आवश्यकताओं को परिभाषित करें। योजना के सभी उद्देश्यों को शामिल करें। उदाहरण के लिए, न्यूनतम लागत पर सर्वश्रेष्ठ आपूर्तिकर्ताओं से माल प्राप्त करना।
खरीद टीम की सूची बनाएं। इस सूची में वे सभी पक्ष शामिल होंगे जो खरीद निर्णयों में शामिल होंगे। प्रत्येक व्यक्ति या समूह के नाम और संपर्क जानकारी शामिल करें।
खरीद के औचित्य का दस्तावेज। उन कारणों को शामिल करें जिनकी आपूर्ति की आवश्यकता है और उनका उपयोग कैसे किया जाएगा। उन वस्तुओं की पहचान करें जो परियोजना के जीवनकाल में खरीदे जाएंगे। आवश्यक वस्तुओं की मात्रा शामिल करें।
एक समय रेखा बनाएँ, जो परियोजना की लंबाई पर की जाने वाली सभी खरीद को पहचानती है। थोक या वर्ष के कुछ निश्चित समय में आपूर्ति की जाने से बचत हो सकती है। टाइम लाइन के हिस्से के रूप में इन बारीकियों को शामिल करें।
आपूर्तिकर्ता चयन प्रक्रिया को परिभाषित करें। इसमें बोलियाँ प्राप्त करने के लिए आवश्यक सभी चरण शामिल हैं। आपूर्तिकर्ता को चुनने से पहले प्राप्त होने वाली बोलियों की न्यूनतम संख्या निर्धारित करें। किसी भी अनुबंध या भुगतान की शर्तों को सूचीबद्ध करें जो आपूर्तिकर्ता का चयन करने से पहले सहमत होना चाहिए।
उन कार्यों की एक सूची बनाएँ, जो किसी वस्तु को खरीदने के लिए किए जाने चाहिए। खरीद आदेश को संसाधित करने के लिए सभी कागजी कार्रवाई को पूरा करना चाहिए। खरीद आदेशों को प्रबंधन द्वारा अधिकृत करने की आवश्यकता हो सकती है।
टिप्स
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खरीद योजना की नियमित रूप से समीक्षा करें। आपूर्तिकर्ता की शर्तों और अन्य बाजार कारकों में परिवर्तन योजना पर सकारात्मक या नकारात्मक प्रभाव डाल सकता है। व्यवसाय की जरूरतों के हिसाब से सबसे अच्छा करने की योजना को समायोजित करें।
