प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन एक ऐसी प्रक्रिया है जिसके द्वारा संगठन और उद्यम अपनी वर्तमान परियोजनाओं को व्यवस्थित, देख और विश्लेषण कर सकते हैं। यह आमतौर पर विभिन्न परियोजनाओं को प्राथमिकता देने के लिए उपयोग किया जाता है; वे आमतौर पर वित्त, विकास और लाभ जैसी विभिन्न श्रेणियों में क्रमबद्ध होते हैं। परियोजना विभागों ने अंततः बोर्ड या एक प्रबंध निदेशक को एक व्यापक दृष्टिकोण और कंपनी के वर्तमान उपक्रमों की गहरी समझ प्राप्त करने की अनुमति दी।
व्यवसाय की वर्तमान परियोजनाओं की एक सूची संकलित करें। प्रत्येक उपक्रम को शामिल करें जो वर्तमान में उद्यम के पास है, चाहे वह कितना भी छोटा क्यों न हो। प्रत्येक परियोजना के लिए पर्याप्त वर्णनात्मक जानकारी प्रदान करें ताकि उनकी तुलना और प्रबंधन किया जा सके। उदाहरण के लिए, परियोजना की अनुमानित वित्तीय लागत, उसके इच्छित उद्देश्य, लाभ, अनुमानित अवधि और कैसे परियोजना कंपनी की समग्र रणनीति का समर्थन करती है, का विस्तार करें।
एक आवास कंपनी, उदाहरण के लिए, एक इन्वेंट्री संकलित कर सकती है जिसमें एक असामाजिक व्यवहार पहल परियोजना, एक संपत्ति पुनर्जनन परियोजना और एक नया निर्माण शामिल है। कंपनी यह भी लिख सकती है कि संपत्ति पुनर्जनन परियोजना की लागत $ 1 मिलियन है, इसे पूरा होने में 3 साल का समय लगेगा और इसमें 800 नए परिवार होंगे।
इस जानकारी को इलेक्ट्रॉनिक रूप से अपलोड करें; यह सुनिश्चित करेगा कि डेटा की तुलना एक मानव टीम की तुलना में अधिक तेज़ी से और अधिक कुशलता से की जा सकती है। इलेक्ट्रॉनिक डेटा को ईमेल के माध्यम से भी स्थानांतरित किया जा सकता है और तुरंत कंपनी के निदेशकों को सौंप दिया जा सकता है।
कंपनी के प्रबंध निदेशकों और विभाग प्रमुखों (पोर्टफोलियो प्रबंधन टीम, या पीएमटी) के लिए एक बैठक की व्यवस्था करें। इन व्यक्तियों को व्यवसाय का व्यापक ज्ञान होगा और कंपनी के सर्वोत्तम हित में सूचित निर्णय ले सकते हैं। बैठक से पहले उनसे डेटा देखने और चर्चा के लिए जानकारी को अवशोषित करने के लिए कहें।
सुनिश्चित करें कि पोर्टफोलियो टीम एक परियोजना को प्राथमिकता देने के लिए मानदंड पर सहमत है। आमतौर पर वित्त और लाभ जैसे मुद्दों को प्राथमिकता निर्धारित करने के लिए उपयोग किया जाता है, लेकिन अन्य मुद्दों जैसे क्षमता पर विचार किया जा सकता है।
बैठक बुलाओ और कंपनी द्वारा किए गए वर्तमान परियोजनाओं को प्राथमिकता दें। उनकी वित्तीय, वृद्धि और लाभ की संभावनाओं के आधार पर परियोजनाओं को प्राथमिकता दी जानी चाहिए। सर्वोच्च-प्राथमिकता वाली परियोजनाओं को निरंतर ध्यान देने की आवश्यकता होगी, जबकि अन्य निचले-प्राथमिकता वाले प्रोजेक्ट पूरी तरह से कंपनी के एजेंडे से रखे या गिराए जा सकते हैं।
नियमित रूप से एक साथ PMT को कॉल करके कंपनी के परियोजना प्रबंधन का पुनर्मूल्यांकन करें। त्रैमासिक, मासिक या यहां तक कि साप्ताहिक परामर्श की व्यवस्था करें और चर्चा करें कि क्या कुछ परियोजनाओं को अधिक समर्थन की आवश्यकता है (इस प्रकार उनकी प्राथमिकता बढ़ रही है) या सूची से और नीचे गिराया जा सकता है।
