प्रसंस्करण आदेशों के लिए कदम विकसित करना आपके व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है। उचित ऑर्डर-प्रोसेसिंग कार्य प्रवाह के बिना, आपके व्यवसाय के भीतर ऑर्डर प्रोसेसिंग अराजक और अविश्वसनीय होगा। उचित आदेश-प्रसंस्करण दिशानिर्देश विकसित करने के लिए समय निकालें और आपका व्यवसाय अधिक सुचारू रूप से चलेगा और आपको उच्च ग्राहक संतुष्टि होगी।
आदेश लेते समय एक मानकीकृत फॉर्म का उपयोग करें
चाहे आपकी कंपनी ऑर्डर लेने के लिए ग्राहक सेवा प्रतिनिधि का उपयोग करती है या ग्राहक आपकी वेबसाइट के माध्यम से सीधे ऑर्डर दर्ज करता है, यह महत्वपूर्ण है कि आपके पास एक मानकीकृत रूप है। यह फॉर्म भरने वाले व्यक्ति को यह जानने की अनुमति देता है कि क्या जानकारी की आवश्यकता है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी आवश्यक जानकारी एकत्र की गई है।
आपकी प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम में थोड़ा अलग ऑर्डर विवरण हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक फर्नीचर की दुकान संचालित करते हैं, तो सोफे के लिए ऑर्डर फॉर्म में कपड़े के प्रकार शामिल हो सकते हैं जबकि टेबल के लिए फॉर्म को फिनिश के प्रकार की आवश्यकता हो सकती है।
यह महत्वपूर्ण है कि अपूर्ण आदेश रूपों को स्वीकार नहीं किया जाता है। यदि ऑर्डर फॉर्म में आवश्यक जानकारी नहीं है, तो इसे संसाधित होने से पहले वापस लौटाया और पूरा किया जाना चाहिए।
आदेश की पुष्टि करें
ऑर्डर फॉर्म जमा होने के बाद, ग्राहक के साथ इसकी पुष्टि की जानी चाहिए। यह आदेश विवरण के साथ एक ईमेल भेजकर पूरा किया जा सकता है। यह आवश्यक नहीं है कि ग्राहक आदेश को सत्यापित करे। इसके बजाय, यह स्पष्ट करें कि ऑर्डर के साथ कोई समस्या होने पर ग्राहक आपकी कंपनी से संपर्क करें। अपनी कंपनी की संपर्क जानकारी ग्राहक तक आसानी से पहुंचाना सुनिश्चित करें।
आंतरिक रूप से ऑर्डर फॉर्म वितरित करें
एक बार ऑर्डर फॉर्म भर जाने के बाद, इसे उन सभी को भेज दिया जाना चाहिए, जिन्हें ऑर्डर पूरा करने से संबंधित कार्रवाई करनी होगी। इसमें वेयरहाउस, अकाउंट्स प्राप्य विभाग और निर्माता शामिल हैं, यदि ऑर्डर किसी तीसरे पक्ष द्वारा पूरा किया जा रहा है। अपेक्षित पूर्ति तिथि स्पष्ट रूप से दर्शाई जानी चाहिए ताकि इसमें शामिल सभी लोग समय सारिणी को जान सकें।
ग्राहक के साथ संवाद करें
ग्राहक के साथ स्पष्ट रूप से संवाद करना महत्वपूर्ण है। ऑर्डर पूरा होने में देरी होने पर ग्राहक को बताएं। समस्या होने पर ग्राहक के साथ ईमानदार और ईमानदार होना, इसे नजरअंदाज करने से बेहतर है। इसके अलावा, ऑर्डर शिप होने पर ग्राहक को सूचित करें। उसे वाहक, ट्रैकिंग नंबर और अपेक्षित डिलीवरी की तारीख बताएं। आदेश प्राप्त होने के बाद ग्राहक से प्रतिक्रिया के लिए पूछें। यह सुनिश्चित करने के लिए ग्राहक सेवा प्रतिनिधि कॉल करें कि ग्राहक प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए खरीदारी से खुश है या ऑनलाइन सर्वेक्षण का उपयोग करें। किसी भी तरह से, ग्राहक प्रतिक्रिया आपकी ऑर्डर-पूर्ति प्रक्रिया में बहुत उपयोगी जानकारी देगी।
