इनवॉइस टेम्प्लेट व्यवसाय के मालिकों को खरोंच से प्रपत्र बनाने के लिए बिना व्यावसायिक व्यवसाय बनाने की अनुमति देते हैं। हालांकि, इनवॉइस टेम्प्लेट्स को व्यापार या उद्योग की जरूरतों को पूरा करने के लिए संशोधित किया जा सकता है। जब आपको एक इनवॉइस बदलने की आवश्यकता होती है, तो एक अनुरोध करना और लिखित रूप में उसका पालन करना जो आपको करने की आवश्यकता है।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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सफेद कॉपी कागज
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कलम या पेंसिल
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संगणक मुद्रक
चालान टेम्पलेट प्रिंट करें। कापियर पेपर की एक सादे सफेद शीट पर चालान टेम्पलेट या नमूना चालान की एक प्रति का प्रिंट आउट लें।
व्यवसाय चालान टेम्प्लेट फ़ॉर्म में आपके द्वारा किए गए परिवर्तनों को चिह्नित करें। उन आइटमों के माध्यम से एक पंक्ति डालें जिन्हें आप फ़ॉर्म से निकालना चाहते हैं। आपके द्वारा प्रतिस्थापित की जाने वाली जानकारी के लिए, जानकारी के माध्यम से एक रेखा खींचें और उस पाठ या जानकारी में लिखें जिसे आप बदलना चाहते हैं। किसी आइटम को स्थानांतरित करने के लिए, उस क्षेत्र की ओर इशारा करते हुए तीर के साथ एक रेखा खींचें जहां आइटम को जाना चाहिए। वर्तमान में मौजूद जानकारी को जोड़ने के लिए, उस क्षेत्र में जानकारी लिखें जहां आप इसे चाहते हैं।
एक कवर पत्र या ज्ञापन लिखें। पत्र को यह समझाना चाहिए कि आप बिजनेस इनवॉइस टेम्प्लेट में बदलाव का अनुरोध कर रहे हैं और क्यों - ताकि यह आपके व्यवसाय की आवश्यकताओं को बेहतर रूप से फिट करे, उदाहरण के लिए। एक बयान शामिल करें जिसमें कहा गया है कि आपने चालान की एक प्रति को अनुरोध पत्र के साथ पत्र या चालान में शामिल किया है।
अपने व्यवसाय में या जिस व्यवसाय से आप अनुरोध कर रहे हैं, आंतरिक रूप से चालान करने के लिए जिम्मेदार व्यवसाय के लिए टेम्पलेट के संशोधित संस्करण के साथ पत्र या ज्ञापन जमा करें। उदाहरण के लिए, यदि आपको भुगतान के लिए आपके द्वारा सबमिट किए जाने वाले चालान पर एक आदेश संख्या शामिल करने के लिए आपूर्तिकर्ता की आवश्यकता होती है (इसलिए आपका लेखाकार आदेश के साथ खरीद आदेश का मिलान कर सकता है), तो आप आपूर्तिकर्ता के लेखा कर्मचारी या विभाग से यह अनुरोध कर सकते हैं।
टिप्स
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यदि आपके पास व्यावसायिक इनवॉइस टेम्पलेट का शब्द-संसाधन संस्करण है, तो आप इलेक्ट्रॉनिक संस्करण पर अनुरोधित संपादन करने के लिए "ट्रैक परिवर्तन" फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। आप या तो अनुरोधित परिवर्तनों को प्रिंट कर सकते हैं या ईमेल के माध्यम से संशोधित संस्करण सबमिट कर सकते हैं। यदि आप ईमेल के माध्यम से फॉर्म जमा करते हैं, तो आप एक ईमेल लिख सकते हैं जो परिवर्तनों के बारे में बताता है और अनुरोध करता है और फिर संशोधित संस्करण को ईमेल में संलग्न करता है।
इलेक्ट्रॉनिक संस्करण में, आप अनुरोध पर आगे की जानकारी प्रदान करने के लिए "टिप्पणियां" सुविधा का उपयोग कर सकते हैं और इसे क्यों बनाया जा रहा है।
