पिछले देय चालान पर भुगतान का अनुरोध करने के लिए एक दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है जो मुखरता और व्यावसायिकता को संतुलित करता है। प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए विस्तृत रिकॉर्ड रखें, और संख्या और सेवा दिनांक द्वारा चालानों को ट्रैक करें। प्रत्येक इनवॉइस पर अपने भुगतान की शर्तों को परिभाषित करें, ताकि आप अपनी कंपनी की नीति को संग्रह और अनुवर्ती पूछताछ करते समय संदर्भित कर सकें।
अनुकूल फोन कॉल
देर से चालान पर भुगतान का अनुरोध करने के लिए एक फोन कॉल करें। यह विशेष रूप से प्रभावी हो सकता है यदि आपके पास ग्राहक के साथ एक परिचित संबंध है और मान लें कि देर से भुगतान एक निरीक्षण था। उदाहरण के लिए, “हाय स्टेन, यह एबीसी कंपनी के साथ जेन स्मिथ है। मैं यह सुनिश्चित करना चाहता हूं कि पिछले महीने की शिपमेंट के लिए आपके द्वारा भेजा गया चालान आपको मिल गया है। यह 15 जनवरी, 2015 को दिनांकित किया गया था। यह 10 दिनों के लिए पिछले है, इसलिए मुझे आश्चर्य है कि क्या यह गलत हो गया? यदि आप चाहें तो मैं आपको अभी एक प्रति भेज सकता हूं। ”
औपचारिक फोन कॉल
यदि आप किसी बड़ी कंपनी के लेखा विभाग के माध्यम से या किसी अपरिचित व्यक्तिगत ग्राहक द्वारा भुगतान किया गया चालान प्राप्त करने का प्रयास कर रहे हैं, तो एक अधिक औपचारिक लहजा उपयुक्त है। अपने आप को पहचानें, कॉल की प्रकृति के बारे में विशिष्ट रहें और अपना अनुरोध करें। “यह एबीसी कंपनी के साथ जेन स्मिथ है। मैं 15 जनवरी, 2015 को मेल के माध्यम से आपके लिए सबमिट किए गए चालान # 1234 के संबंध में कॉल कर रहा हूं, वर्तमान में चालान अवैतनिक है और मैं यह पूछना चाहता हूं कि आप किस तरह के भुगतान की व्यवस्था करना चाहते हैं।"
लिखित अनुरोध
औपचारिक और अनौपचारिक फोन कॉल की तरह, भुगतान के लिए लिखित अनुरोध करने का तरीका आपके व्यावसायिक संबंधों की प्रकृति पर निर्भर करता है। एक नियमित ग्राहक के लिए एक अनौपचारिक ईमेल सरल हो सकता है, जैसे कि, "पिछले महीने से आपके बकाया इनवॉइस पर जाँच। यदि आपको इसकी आवश्यकता है, तो मैं एक और प्रति संलग्न कर रहा हूं। "यह औपचारिकता और मुखरता भी हो सकती है, जिसमें प्रलाप की प्रकृति और निरंतर भुगतान न करने के परिणामों पर ध्यान दिया जा सकता है। "यदि यह खाता चालान की तारीख से 30 दिनों से अधिक समय तक अवैतनिक रहता है, तो आप 10 प्रतिशत विलंब शुल्क और भविष्य के प्रयासों के अधीन होंगे।"
भुगतान आसान करें
अपना भुगतान अनुरोध करते समय, लेनदेन को गति देने के लिए कस्टम को कई विकल्प दें। उदाहरण के लिए, फोन पर क्रेडिट कार्ड के माध्यम से भुगतान स्वीकार करने की पेशकश करें, मेल के माध्यम से नकद या मनी ऑर्डर या ऑनलाइन बैंकिंग या ई-पे साइट के माध्यम से इलेक्ट्रॉनिक भुगतान करें। आगे देरी से बचने के लिए तत्काल भुगतान के लिए कहें। यदि ग्राहक भुगतान नहीं कर सकता है, तो आंशिक भुगतान या पूर्व निर्धारित भविष्य की तारीख में भुगतान करने के लिए एक समझौते के लिए पूछें। सभी समझौते लिखित में करें।
कानूनी करवाई करो
यदि आपके पास एक वकील का मसौदा है, तो भुगतान के लिए आपका अनुरोध अधिक भार ले सकता है। यह एक विचार हो सकता है जब बकाया चालान राशि महत्वपूर्ण है या 90 दिनों से अधिक देर हो चुकी है। आप अपने प्रयासों में सहायता के लिए छोटे दावों के न्यायालय या संग्रह एजेंसी को नियुक्त करने पर भी विचार कर सकते हैं। एक बार में महीनों के लिए अवैतनिक खातों को बंद न होने दें। जितना अधिक समय तक एक चालान अप्राप्त होता है, आपके द्वारा भुगतान किए जाने की संभावना उतनी अधिक होगी।
