डॉक्यूमेंट आर्काइविंग, डॉक्यूमेंटेशन का स्टोरेज है जो अब सक्रिय उपयोग में नहीं है, लेकिन संगठनों को इस डॉक्यूमेंट को एक प्रकार के ऐतिहासिक रिकॉर्ड के रूप में रखना होगा। आमतौर पर, संगठन और व्यवसाय दस्तावेज़ों को संग्रहीत करते हैं, लेकिन व्यक्ति विभिन्न कारणों से दस्तावेज़ों का संग्रह भी कर सकते हैं। दस्तावेज़ संग्रह के साथ विचार और विधियों की एक श्रृंखला। कुछ मामलों में, एक संगठन के पास प्रलेखन के प्रबंधन के लिए अच्छी तरह से परिभाषित नीतियों का एक सेट होगा, जिसके भीतर संगठन एक संग्रह प्रक्रिया की रूपरेखा तैयार करता है। संगठन अलग-अलग मीडिया प्रकारों को संग्रहीत कर सकते हैं, इलेक्ट्रॉनिक सहित, सापेक्ष आसानी से।
उद्देश्य
संगठन विभिन्न उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों को संग्रहीत करते हैं, ज्यादातर मामलों में संगठन के समग्र उद्देश्य या भूमिका से संबंधित है। अक्सर, संगठन प्रलेखन का संग्रह करते हैं क्योंकि यह सांस्कृतिक या ऐतिहासिक महत्व का है। वैकल्पिक रूप से, किसी व्यवसाय के पास पिछले दस्तावेज़ों का एक विश्वसनीय रिकॉर्ड रखने का एक कानूनी या वित्तीय कारण हो सकता है, जिसके लिए संग्रह करना सबसे प्रभावी प्रबंधन विधि है।
विचार
दस्तावेज़ संग्रह की आवश्यकता वाले किसी भी संगठन को सावधानीपूर्वक इसकी प्रक्रियाओं पर विचार करना होगा। यह तय करना कि दस्तावेज़ीकरण को संग्रहीत करने की आवश्यकता है, दोनों अतीत और चल रहे संचालन के संदर्भ में, स्वाभाविक रूप से प्राथमिक विचार है। संगठन द्वारा निर्मित चल रहे प्रलेखन के लिए, संगठन संग्रह के लिए किसी प्रकार के कार्यक्रम में आ सकता है। संग्रह के तरीके भी भिन्न होते हैं, और कंप्यूटिंग तकनीक की प्रगति ने कई मामलों में कुशल, लागत प्रभावी समाधानों की पेशकश करते हुए नए उपकरणों का खजाना पेश किया है।
उपकरण
2011 तक, दस्तावेज़ संग्रह के लिए सॉफ्टवेयर उपकरण बढ़ गए हैं, जिससे संगठनों को कम खर्च पर संग्रह करने के अधिक अवसर मिलते हैं। संगठन एक उपकरण के रूप में सॉफ्टवेयर संग्रह का उपयोग कर सकते हैं, न केवल उन दस्तावेज़ों के लिए जो वे इलेक्ट्रॉनिक रूप में संग्रहीत करते हैं, बल्कि कागज प्रलेखन और अन्य मीडिया के लिए भी। संगठन इलेक्ट्रॉनिक रूप में भंडारण के लिए गैर-डिजिटल वस्तुओं को स्कैन या परिवर्तित कर सकते हैं, जिससे प्रभावी रिकॉर्ड रखने के लिए आवश्यक भौतिक स्थान की मात्रा कम हो जाती है।
जोखिम
जोखिम किसी भी दस्तावेज़ संग्रह प्रणाली में निहित हैं, और संगठनों को इन पर विचार करना चाहिए जब वे संगठनात्मक संग्रह नीति बनाते हैं। अभिलेखागार सुरक्षित होने पर इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रलेखन के लाभ केवल मान्य हैं। इसलिए संगठनों को एक संग्रह की स्थिरता और सुरक्षा की रक्षा के लिए पर्याप्त सुरक्षा उपायों को नियुक्त करना चाहिए, जो विभिन्न तरीकों से उपकरण और सेवाओं को संग्रहीत करता है।
लाभ
तकनीकी समाधान के आगमन के साथ एक प्रभावी दस्तावेज़ संग्रह प्रणाली होने के लाभ बढ़ गए हैं। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड कम भौतिक स्थान पर कब्जा कर लेते हैं और कुछ मामलों में, व्यवसाय या संगठन के मुख्य परिसर के भीतर भी नहीं रह सकते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ संगठन बाहरी दस्तावेज़ प्रबंधन सेवा का उपयोग कर सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड का उपयोग करने का एक और लाभ यह है कि संगठन आसानी से और जल्दी से संग्रहीत सामग्री को उपलब्ध कर सकते हैं, जब अक्सर एक खोज योग्य इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में होता है।
