लाभ आयोजन में बहुत समय लगता है, लेकिन लाभ के सफल होने पर यह बहुत संतोषजनक उपलब्धि है। लेकिन इससे पहले कि आप कुछ भी योजना बनाएं, यह निर्धारित करें कि आप किस प्रकार के लाभ का आयोजन करेंगे। यदि आप एक मूक नीलामी कर रहे हैं, तो आपको दान की गई कलाकृतियों की आवश्यकता होगी; यदि यह संगीत से संबंधित घटना है, तो किसी को शीर्ष-ड्राइंग स्थानीय कलाकारों से संपर्क करना चाहिए, जो आमतौर पर दो से तीन महीने पहले बुक करते हैं। प्रत्येक पसंद विभिन्न लॉजिस्टिक मुद्दों को उठाती है।
प्रारंभिक योजना
निर्धारित करें कि कितने स्वयंसेवकों की आवश्यकता है। यदि आप एक विस्तृत भोजन और पेय के साथ गाला की योजना बना रहे हैं, तो संख्या में तेजी से गुणा किया जा सकता है, जिसे फिर से सेट, सेवित और टूट जाना चाहिए।
एक स्थान चुनें। उन कारकों को ध्यान में रखें जो उपस्थिति को प्रभावित करते हैं - जैसे कि सार्वजनिक परिवहन से निकटता। तीन या चार विकल्पों की एक छोटी सूची बनाएं।
निर्धारित करें कि कितना पैसा जुटाया जाएगा और लक्ष्य तक कैसे पहुंचा जाएगा।
विवरण सौंपना
चुने हुए स्थान और किसी भी भाग लेने वाले कलाकार से प्रतिबद्धता प्राप्त करें। अधिक जटिल घटना, आगे की योजना के लिए आपको आगे की जरूरत है; दो से छह महीने का मानक है।
आयोजन के विभिन्न पहलुओं को संभालने के लिए दोस्तों, सहकर्मियों और व्यावसायिक परिचितों की एक समिति की भर्ती करें। नियोजन पर नज़र रखने और किसी भी अंतिम-मिनट के मुद्दों से दूर रहने के लिए साप्ताहिक मीटिंग शेड्यूल करें।
दरवाजे से पुरस्कार से लेकर भोजन और पीए सिस्टम तक, लाभ से जुड़ी लागतों को अवशोषित करने में मदद करने के लिए प्रायोजकों की तलाश करें। अधिकांश प्रायोजक प्रचार के बदले में सेवाओं की अदला-बदली करेंगे।
आयोजन के पहले कुछ महीनों के भीतर अपनी समिति, प्रायोजक और कार्यक्रम स्थल को व्यवस्थित करने का प्रयास करें। स्वयंसेवकों की तलाश शुरू करें।
वर्ड आउट हो रही है
लाभ पर अग्रिम कहानी करने के बारे में दृष्टिकोण से संपर्क करें। यदि स्थान उपलब्ध नहीं है, तो विवरणों को रेखांकित करते हुए एक आधे पृष्ठ की प्रेस विज्ञप्ति प्रस्तुत करने के लिए तैयार रहें। अपने स्थानीय रेडियो स्टेशन के साथ घटना स्थल से एक लाइव रिमोट प्रसारण की जाँच करें।
स्वयंसेवकों को पास आउट या पुटअप करने के लिए, यात्रियों, हैंडबिल और पोस्टरों सहित उचित प्रदर्शन सामग्री तैयार करें। सुनिश्चित करें कि वे जानते हैं कि कानूनी तौर पर यात्रियों और पोस्टरों को कहाँ रखना है।
लाभ के बारे में सवालों के जवाब देने के लिए एक वेबसाइट रखें। प्रमुख प्रायोजकों, इवेंट लाइनअप और गतिविधियों को शामिल करें, और कैसे धन उगाहने के साथ आ रहा है।
सफलता पर चिंतन
घटना के बाद अपनी समिति के साथ बैठकर चर्चा करें कि क्या काम किया या नहीं किया। अपने प्रायोजकों के साथ पालन करें, और उनकी प्रतिक्रिया प्राप्त करें।
स्वयंसेवकों को धन्यवाद देने के लिए कार्ड या एक सारांश पत्र भेजें।
वेबसाइट पर ठीक-ठीक विवरण पोस्ट करें, जिसमें कितना पैसा उठाया गया था, लाभार्थी ने कैसे काम किया और - यदि आपने एक चालू ईवेंट बनाया है - जो कि भविष्य के स्वयंसेवकों और प्रायोजकों को अगले वर्ष के लिए तैयार करने में जानना होगा।
