घटना के आकार के आधार पर, एक घटना परियोजना की योजना के लिए समय और धन के निवेश की आवश्यकता होती है। किसी कार्यक्रम की सफलतापूर्वक योजना बनाने की कुंजी या तो मजबूत संगठनात्मक कौशल है या किसी जानकार टीम को नियुक्त करना है। घटना परियोजनाओं के उदाहरण कार्यशालाएं, वाद-विवाद और प्रचार हैं।
एक टीम बनाएं। प्रत्येक टीम के सदस्य के पास मजबूत संगठनात्मक और संचार कौशल होना चाहिए, साथ ही नियमित प्रगति अपडेट बैठकों के लिए उपलब्ध होना चाहिए।
डेडलाइन के साथ टू-डू लिस्ट बनाएं। इस चेकलिस्ट में उन सभी कार्यों को शामिल किया जाना चाहिए जो इवेंट प्रोजेक्ट के लिए किए जाने चाहिए। टीम के सदस्य को प्रत्येक कार्य सौंपें। घटना और जटिलता के प्रकार के आधार पर, संगठित रहने के लिए एक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर या स्प्रेडशीट का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, यदि स्प्रेडशीट का उपयोग करने पर आपके पास एक कॉलम कार्य हो सकता है, तो अगला वह है जिसे इसे सौंपा गया है और फिर समय सीमा। चेकलिस्ट में शामिल आइटम जैसे वेंडर को काम पर रखना, विशिष्ट आपूर्ति का आदेश देना, स्थान को सुरक्षित रखना, स्पीकर की उड़ान को आरक्षित करना, खानपान की व्यवस्था करना, विपणन की पहल और प्रचार करना चाहिए।
प्रगति की निगरानी करें। टीम के सदस्यों के साथ नियमित रूप से सत्यापित करें कि वे कार्यों को पूरा करने के लिए शेड्यूल पर हैं और आपको बकाया कुछ भी पता है। यदि परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर या स्प्रेडशीट का उपयोग कर रहे हैं, तो इसे प्रत्येक सदस्य की प्रगति के साथ अपडेट करें।
बजट तैयार करें। बजट में ऐसी लागतें शामिल होनी चाहिए जो प्रत्याशित हैं, और अप्रत्याशित खर्चों के लिए मार्ग है। लागतों पर यथार्थवादी बनें और सुनिश्चित करें कि प्रत्येक टीम के सदस्य को पता हो कि क्या बजट मिलना चाहिए। यदि किसी टीम के सदस्य को सूची के किसी आइटम के लिए बजट से अधिक होना चाहिए, तो क्या उन्होंने पूर्व अनुमोदन के लिए आपको पहले से रिपोर्ट किया है।
