व्यवसाय चलाते समय, आपको यह तय करना होगा कि आप किस प्रकार की लेखांकन प्रणाली का उपयोग करना चाहते हैं। आप एक मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम या एक कम्प्यूटरीकृत एक का उपयोग करने के बीच चयन कर सकते हैं। जबकि कम्प्यूटरीकृत सिस्टम सुविधाजनक हैं, कुछ विशिष्ट फायदे हैं जो मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम प्रदान कर सकते हैं।
करप्ट डेटा से बचें
एक मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम का उपयोग करने का एक फायदा यह है कि आप जानते हैं कि आपके दस्तावेज़ हमेशा उपलब्ध होंगे जब आपको उनकी आवश्यकता होगी। जब आप कम्प्यूटरीकृत प्रणाली का उपयोग करते हैं तो यह हमेशा ऐसा नहीं होता है। जब आप एक कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली का उपयोग करते हैं, तो कई बार डेटा दूषित हो जाएगा, और आप किसी भी जानकारी का उपयोग नहीं कर पाएंगे। उस बिंदु पर, आप संभावित रूप से वर्षों के डेटा को खो सकते हैं, जिसकी आपको अपने व्यवसाय के लिए सख्त आवश्यकता है।
दोहराव की गलतियाँ
मैन्युअल लेखा प्रणाली का उपयोग करते समय, आपको दोहराव त्रुटियों के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। एक कम्प्यूटरीकृत प्रणाली के साथ, एक मौका है कि आप गलत फ़ाइल को डुप्लिकेट करेंगे और संख्याओं के एक पुराने सेट का उपयोग करेंगे। एक मैनुअल सिस्टम के साथ, आपके पास बस इसमें अपने डेटा के साथ एक किताब है। डेटा को डुप्लिकेट करना एक बहुत ही शामिल प्रक्रिया होगी, जो होने की संभावना नहीं है। यह आपको गलत डेटा का उपयोग करने से बचने में मदद करता है।
परिवर्तन करना
मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम का एक और फायदा यह है कि इनमें बदलाव करने में आसानी होती है। जब आपको अपने लेज़र पर एक प्रविष्टि बदलने की आवश्यकता होती है, तो आप बस एक इरेज़र लेते हैं और प्रविष्टि को मिटा देते हैं। फिर आप रिक्त में नई प्रविष्टि लिख सकते हैं। जब आपको अपने कम्प्यूटरीकृत लेखा प्रणाली में एक प्रविष्टि को बदलने की आवश्यकता होती है, तो आपको पासवर्ड बदलने से पहले एक पासवर्ड टाइप करना होगा और उपयुक्त फ़ाइल ढूंढनी पड़ सकती है। इसमें अतिरिक्त समय लगता है और समस्याएँ पैदा हो सकती हैं।
सरल उपयोग
मैनुअल अकाउंटिंग सिस्टम का उपयोग करने का एक और फायदा यह है कि यह आसानी से उन लोगों के लिए सुलभ है, जिन्हें जानकारी की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, व्यवसाय के मालिक लेखांकन सॉफ्टवेयर और उसमें मौजूद जानकारी को संभालने के लिए अपने लेखा कर्मचारियों पर निर्भर हो सकते हैं। यदि मालिकों को सिस्टम में कुछ डेटा तक पहुंच की आवश्यकता होती है, तो उन्हें उनके लिए इसे प्राप्त करने के लिए लेखा विभाग के किसी व्यक्ति पर इंतजार करना होगा। एक मैनुअल प्रणाली के साथ, वे आसानी से पुस्तक में देख सकते हैं और स्वयं जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
