कुछ व्यवसाय कैश-ओनली आधार पर सफलतापूर्वक संचालित हो सकते हैं, लेकिन माँ-और-पॉप चरण को पार करने के बाद उस मॉडल को बनाए रखना काफी कठिन है। यह विशेष रूप से मुश्किल है अगर आप अन्य व्यवसायों को बेचते हैं जो अक्सर अपनी खरीद के लिए अग्रिम भुगतान करने की उम्मीद नहीं करते हैं। इसके बजाय, आप अपने उत्पाद के लिए एक चालान बनाएंगे, जिसे आपका ग्राहक बाद में भुगतान करेगा। जारी किए जाने वाले चालान और भुगतान करने वाले ग्राहक के बीच के समय के दौरान, इसे लेखांकन उद्देश्यों के लिए एक खुला चालान के रूप में वर्णित किया जाता है।
वेंडर इनवॉइस परिभाषा;
एक चालान अनिवार्य रूप से, विक्रेता और ग्राहक के बीच एक समझौता है।विक्रेता अग्रिम में उत्पाद या सेवा प्रदान करने के लिए सहमत होता है और ग्राहक चालान की शर्तों के अनुसार उत्पाद या सेवा के लिए भुगतान करने के लिए सहमत होता है। उन शर्तों में एक निर्दिष्ट तिथि शामिल होती है जब भुगतान देय होता है, और अधिकांश चालानों में पिछले-देय भुगतानों के लिए जुर्माना शामिल होता है। कुछ विक्रेता एक गाजर के साथ-साथ छड़ी भी पेश करते हैं, जो अग्रिम भुगतान के लिए समान छूट प्रदान करते हैं। किसी भी तरह से, विक्रेता अनिवार्य रूप से ग्राहक को क्रेडिट दे रहा है और भुगतान करने की उम्मीद करता है - कम से कम अधिकांश समय - एक समय पर फैशन में।
देय खाते, प्राप्य खाते
ग्राहक और विक्रेता दोनों को अपनी बैलेंस शीट पर खुले चालान के लिए जिम्मेदार होना चाहिए। विक्रेता के लिए, यह एक वर्तमान संपत्ति है। यह पैसा है जो आगामी देयताओं को देने के लिए गिना जा सकता है, जैसे कि पट्टे पर भुगतान या कच्चे माल के लिए चालान। ग्राहक के लिए, यह एक मौजूदा दायित्व है। यह आपकी वर्तमान संपत्ति के विपरीत आपकी बैलेंस शीट पर दिखाई देगा, जिसमें आपके नकदी भंडार और वर्तमान नकदी प्रवाह के साथ-साथ आपके स्वयं के प्राप्य खाते भी शामिल होंगे। किसी भी स्थिति में, चालान बंद होने तक यह उस स्थान पर बना रहता है।
बंद चालान परिभाषा;
जब तक ग्राहक बनाता है तब तक एक चालान खुला रहता है, और विक्रेता को भुगतान प्राप्त होता है। ग्राहक के अंत में, भुगतान को देय खातों के क्रेडिट के रूप में पोस्ट किया जाता है, आदर्श रूप से चालान संख्या का हवाला देते हुए और शायद आपूर्तिकर्ता की पहचान करते हुए। यह ऑडिट ट्रेल प्रदान करता है अगर चालान या उसके भुगतान में कोई समस्या हो। विक्रेता के अंत में, भुगतान को प्राप्य खाता बही में क्रेडिट मेमो के रूप में दर्ज किया जाता है, जिसे चालान संख्या और ग्राहक के चेक नंबर से पहचाना जाता है। या तो मामले में, चालान की सही मात्रा से मिलान करने के लिए पूर्ण भुगतान के साथ - किसी भी उचित छूट को घटाकर या एक उचित ब्याज शुल्क जोड़कर - चालान अब बंद हो सकता है।
आंशिक भुगतान चीजें जटिल
खुले इनवॉइस का ट्रैक रखना और पूर्ण रूप से एक एकल भुगतान के साथ क्लियर होने पर इसे बंद करने के लिए बदलना अपेक्षाकृत सरल है। यदि आप एक ही समय में एक ही चालान पर आंशिक भुगतान करते हैं या प्राप्त करते हैं तो यह थोड़ा अधिक जटिल है। यदि आप ग्राहक हैं, या आप विक्रेता हैं, तो प्राप्य खाता बही खाते में देय खाता बही को पोस्ट करने की मूल प्रक्रिया वही रहती है। कठिनाई यह सुनिश्चित करने में निहित है कि किसी भी ब्याज के दंड की गणना करने के बाद, कुल भुगतान सही है, और वे सही चालान के लिए असाइन किए गए हैं। कुछ तृतीय-पक्ष सेवाएँ और सॉफ़्टवेयर उत्पाद, जैसे कि उपयुक्त रूप से OpenInvoice.com, इस प्रक्रिया को स्वचालित और सुव्यवस्थित करता है।
चालान छूट विकल्प
यह उन खुले चालान के बहुत से व्यवसायों के लिए असामान्य नहीं है, जो उन चालानों के भुगतान के लिए प्रतीक्षा करते समय क्षणिक नकदी प्रवाह की समस्याओं का अनुभव करते हैं। उन स्थितियों में, कुछ व्यवसाय चालान छूट के विकल्प के रूप में जाने जाते हैं। एक तीसरी पार्टी एक बार चालान जमा होने के बाद वेंडर को बकाया चालान के बदले पैसे देती है। भुगतान एकत्र करने की जिम्मेदारी विक्रेता के पास रहती है। यह ज़रूरत के समय में एक उपयोगी उपकरण हो सकता है, लेकिन यह आपके मार्जिन में खाता है, इसलिए आप अपनी दीर्घकालिक जरूरतों के मुकाबले अपनी अल्पकालिक जरूरतों को ध्यान से तौलना चाहेंगे।
