सरकारी एजेंसियों, गैर-लाभकारी संगठनों और कुछ कंपनियों की एक नीति हो सकती है जो आपको उपहार स्वीकार करने से रोकती है। यदि आपको कोई उपहार दिया जाता है, और आप उसे अस्वीकार करना चाहते हैं या उसे छोड़ना चाहते हैं, तो आप उस व्यक्ति को एक पत्र लिख सकते हैं जिसमें यह समझाया जा सकता है कि आप उसे क्यों स्वीकार नहीं कर सकते। यदि आप उपहार को कम करने का कारण बताते हैं, तो देने वाला अधिक स्पष्ट रूप से समझ सकता है कि आपने इसे क्यों ठुकरा दिया। इस शिष्टाचार की पेशकश करके, यह व्यक्ति को अस्वीकार या अपमानित महसूस करने से बचने में मदद कर सकता है।
अपनी कंपनी या संगठन के लेटरहेड पर पत्र को संबोधित करें। उस तिथि, नाम, शीर्षक, कंपनी का नाम और उस व्यक्ति का पता शामिल करें, जिसने आपको उपहार भेजा है। "प्रिय श्री या सुश्री" लिखकर पत्र शुरू करें और उस व्यक्ति के अंतिम नाम को प्रणाम में शामिल करें।
उपहार देने वाले को आपके द्वारा तैयार किए गए या खरीदे जाने की विचारशीलता के लिए धन्यवाद। देने वाले को शर्मिंदा न करें, इसलिए उन शब्दों का चयन करें जो आपकी वास्तविक कृतज्ञता दर्शाते हैं। उदाहरण के लिए, आप लिख सकते हैं: "जब मुझे आपके द्वारा भेजे गए विचारशील उपहार मिले तो मुझे सुखद आश्चर्य हुआ।" यदि उपहार कुछ अनुचित या ऐसा कुछ था जो यौन संदेश पर संकेत दिया गया था, तो बस लिखिए, "आपके द्वारा भेजे गए विचारशीलता के लिए धन्यवाद। मुझे यह उपहार
समझाएं कि आप उपहार स्वीकार नहीं कर सकते। अपना पछतावा दिखाएं जब यह समझाते हुए कि आपको उपहार को अस्वीकार करना चाहिए। उस कारण को शामिल करें, जिसे आप स्वीकार नहीं कर सकते। ऐसे काम का उपयोग करें जो व्यक्ति को असहज महसूस करने से बचाए।
प्रत्यक्ष हो, लेकिन विनम्र हो। यदि आपको उदाहरण के लिए एक महंगी पेंटिंग दी गई है, तो लिखें, "आपके विचारशील उपहार के लिए धन्यवाद, यह सुंदर है। मुझे खेद है, लेकिन मैं ऐसे उच्च मूल्य के उपहार को स्वीकार नहीं कर सकता।"
समझाएं कि आपने इसे वापस कर दिया है या इसे वापस कर देंगे। एक वाक्य शामिल करें जो उस तरीके को बताता है जिसमें आप उपहार वापस करने की योजना बनाते हैं।
टिप्स
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एक पत्र जो एक उपहार को अस्वीकार करता है वह शिष्टाचार का मामला है। इस तरह की वस्तुओं के लिए अपने संगठन के मानकों का पालन करते हुए यह आपको सकारात्मक ग्राहक संबंध बनाए रखने में मदद कर सकता है।
चेतावनी
यदि उपहार भेजने वाले व्यक्ति ने उपहार के साथ या अन्य समय में आपके साथ अनुचित प्रगति की है, तो आपको अपने मानव संसाधन पेशेवर या अपने प्रबंधक के साथ इस पर बात करने की आवश्यकता है।
