यहां तक कि त्वरित संचार प्रौद्योगिकी के इस दिन में, औपचारिक व्यापार पत्र अभी भी आमतौर पर लिखे जाते हैं। ऐसे कई कारण हैं कि कोई व्यक्ति या व्यवसाय ईमेल या फैक्स भेजने के बजाय पत्र लिखना चुन सकता है। व्यापार पत्र भेजते समय, तीन प्रमुख भाग - शुरुआत, मध्य और अंत - ठीक से लिखे जाने चाहिए।
शुरू
पत्र की शुरुआत में सूचना सीधे पत्र के संदेश से संबंधित नहीं होती है। तिथि शीर्ष पर दिखाई देती है। प्रेषक और प्राप्तकर्ता के पते अगले टाइप किए जाते हैं; हालाँकि, यदि प्रेषक का पता शीर्षलेख या पत्र के पाद लेख में दिखाई देता है, तो उसे टाइप करने की आवश्यकता नहीं है। इसके बाद संदर्भ पंक्ति देखी जाती है - "आरई:" के रूप में देखा जाता है - जो पत्र के शुरुआती खंड का हिस्सा है जो पत्र के संदेश से संबंधित है। यह एक से आठ शब्दों में संदेश को सारांशित करता है। उसके बाद, अभिवादन या अभिवादन होना चाहिए जिसे पत्र संबोधित किया गया है। यह आम तौर पर "प्रिय महोदय:" या "किससे संबंधित हो सकता है" के प्रारूप में, नमस्कार के बाद एक बृहदान्त्र के साथ; निजी पत्र नमस्कार के बाद अल्पविराम का उपयोग करते हैं, लेकिन व्यावसायिक पत्र हमेशा एक बृहदान्त्र का उपयोग करते हैं।
मध्य
पत्र के मध्य को सामान्यतः पत्र के शरीर के रूप में जाना जाता है। इसमें मूल संदेश शामिल है। पहले वाक्य को संबोधित किए जा रहे विषय का परिचय देना चाहिए। विवरण और विचार के बिंदु आगे आते हैं। अंत में, एक निष्कर्ष है। अक्षर का शरीर बिंदु और संक्षिप्त होना चाहिए। व्यक्तिगत वस्तुओं या प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बीच के मुद्दों को व्यावसायिक पत्र के एक भाग के रूप में शामिल नहीं किया जाना चाहिए।
समाप्त
एक पत्र के कुछ बुनियादी तत्व हैं जो इसके अंत का गठन करते हैं। एक समापन अभिवादन, जैसे "ईमानदारी से" या "सर्वश्रेष्ठ सादर," उपयुक्त है। उसके नीचे, आप प्रेषक का नाम प्रिंट करते हैं। प्रेषक का शीर्षक या तो उसी पंक्ति में शामिल करें जो नाम या उसके ठीक नीचे है। समापन नमस्कार और प्रेषक के नाम के बीच लगभग दो इंच जगह छोड़ दें; यह स्थान प्रेषक के हस्ताक्षर के लिए है। यदि प्रेषक के पास कोई प्रकार है और वह पत्र तैयार करता है, तो उस व्यक्ति को प्रेषक के नाम और शीर्षक के नीचे स्वीकार किया जा सकता है। इसे करने बहुत सारे तरीके हैं। सबसे आम तरीका है कि प्रेषक के शुरुआती अक्षरों को कैपिटल अक्षरों में टाइप करें, एक स्लैश (/) टाइप करें और तैयारी के इनीशियल्स टाइप करें (जैसे, एबीसी / डीएफ़)। पत्र के अंत में संलग्नक पर ध्यान दिया जाना चाहिए। मेलिंग में शामिल बाड़ों की संख्या 3 होने के साथ शब्द "संलग्नक (3)" टाइप करें।
पत्र भेजना
पत्र बड़े करीने से एक व्यापार के आकार के लिफाफे में फिट करने के लिए मुड़ा हुआ है। संलग्नक पत्र को स्टेपल नहीं किया जाता है। व्यावसायिक पत्रों में प्राप्तकर्ता का नाम हस्तलिखित के बजाय लिफाफे पर टाइप किया जाता है। कई व्यवसायों में कंपनी के लोगो और पते के साथ डिज़ाइन किए गए लिफाफे हैं। ये सबसे अधिक पेशेवर दिखते हैं। छोटे व्यवसाय स्टिक-ऑन प्रीप्रिंट्ड एड्रेस लेबल का उपयोग कर सकते हैं। ये स्वीकार्य हैं, क्योंकि टाइप किए गए रिटर्न पते हैं। लिखावट को पेशेवर नहीं माना जाता है और इसे टाला जाना चाहिए।
