नियोक्ता अपने वेतन से रोक लगाने के लिए संघीय आयकर की राशि निर्धारित करने के लिए एक कर्मचारी के आईआरएस फॉर्म डब्ल्यू -4 का उपयोग करते हैं। यह फॉर्म नियोक्ता को वैवाहिक स्थिति और आश्रितों की संख्या प्रदान करता है जो कर्मचारी दावा कर रहा है। नियोक्ता कर्मचारी द्वारा निर्दिष्ट के रूप में एक अतिरिक्त डॉलर की राशि भी रोक सकता है। यह महत्वपूर्ण रूप आम तौर पर नए काम पर रखे गए कर्मचारियों द्वारा पूरी की गई कागजी कार्रवाई में शामिल है।
आवश्यकताएँ
नियोक्ता को प्रत्येक कर्मचारी के लिए फ़ाइल पर एक पूरा डब्ल्यू -4 होना आवश्यक है। कर्मचारी के काम शुरू करने से पहले और कर्मचारी के पहले वेतन अवधि के लिए प्रभावी बनाने से पहले इस फॉर्म को पूरा किया जाना चाहिए। फॉर्म स्पेनिश में भी उपलब्ध हैं। एक नियोक्ता W-4 रूपों को इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्राप्त कर सकता है।
समय सीमा समाप्ति
डब्ल्यू -4 फॉर्म की अवधि समाप्त नहीं होती है; वे तब तक प्रभाव में रहते हैं जब तक कर्मचारी एक और डब्ल्यू -4 पूरा नहीं कर लेता। जिन कर्मचारियों को कर की आवश्यकता नहीं है, उन्हें प्रत्येक वर्ष 16 फरवरी तक एक नया डब्ल्यू -4 पूरा करना होगा। यदि कर्मचारी अपनी छूट की स्थिति को जारी रखते हुए W-4 को फिर से जमा नहीं करता है, तो नियोक्ता को आयकर पर रोक लगाना चाहिए, जैसे कि वह कोई आश्रित नहीं है।
आईआरएस की समीक्षा
आईआरएस एक नियोक्ता के डब्ल्यू -4 रूपों का निरीक्षण करने का अनुरोध कर सकता है। यदि आईआरएस एक प्रतिनिधि को एक नियोक्ता के कार्यालय में भेजता है, तो वे कुछ या सभी व्यावसायिक कर्मचारियों के लिए मूल W-4 रूपों को देखेंगे। वैकल्पिक रूप से, आईआरएस नियोक्ता को चुनिंदा कर्मचारियों या पूरे कार्यबल के लिए डब्ल्यू -4 फॉर्म के कागज या इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां प्रस्तुत करने के लिए कह सकता है। समीक्षा के बाद, आईआरएस नियोक्ता को सूचित कर सकता है कि एक कर्मचारी उस रोक के हकदार नहीं है जिसका उसने दावा किया था। आईआरएस द्वारा भेजे गए नोटिस नियोक्ता को उस कर्मचारी के लिए सही रोक लगाने की सूचना देंगे और नियोक्ता को उस रोक के लिए संक्रमण करना चाहिए।
स्थानापन्न रूप
एक नियोक्ता अपने स्वयं के डिजाइन के एक रूप का उपयोग विकल्प के रूप में कर सकता है जब तक कि उसमें आईआरएस फॉर्म डब्ल्यू -4 के रूप में सटीक भाषा न हो। सभी आईआरएस आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए स्थानापन्न फॉर्म की आवश्यकता होती है। कर्मचारी द्वारा डिज़ाइन किए गए W-4 फ़ॉर्म मान्य नहीं हैं।
डब्ल्यू -4 फॉर्म आईआरएस वेबसाइट से डाउनलोड किए जा सकते हैं या टेलीफोन द्वारा आदेशित किए जा सकते हैं: (800) 829-3676। प्रपत्रों को कार्यालय आपूर्ति स्टोर से थोक में भी खरीदा जा सकता है।
