कभी-कभी नीतियों और प्रक्रियाओं के संकलन का विचार भारी लग सकता है। हालांकि, इस दस्तावेज़ और इसके उद्देश्य की एक बुनियादी समझ मदद कर सकती है। पहला चरण इन शब्दों की परिभाषा सीख रहा है और उन्हें अलग बनाता है।
टिप्स
-
एक नीति कंपनी के लक्ष्य का एक व्यापक अवलोकन प्रदान करती है। एक प्रक्रिया कर्मचारियों को दिखाती है कि लक्ष्य हासिल करने के लिए उन्हें क्या करना चाहिए।
नीति बनाम प्रक्रिया
एक नीति और एक प्रक्रिया के बीच मुख्य अंतर यह है कि यह आपके कर्मचारियों से संवाद करता है। एक नीति एक मुद्दे पर कंपनी के रुख का अवलोकन देती है। एक प्रक्रिया या नीति कर्मचारियों को नीति के कार्यान्वयन के बारे में निर्देश देती है।
आपके व्यवसाय की कोई भी नीति संक्षिप्त और सरल होनी चाहिए। इसे एक स्पष्ट लक्ष्य देना चाहिए, जिसे एक नया कर्मचारी भी समझ सकता है। केवल इन दिशानिर्देशों का पालन करने वाली नीतियां आपके व्यवसाय को ट्रैक पर रख सकती हैं।
इसके बाद प्रक्रियाएँ आपके पास मौजूद नीतियों का समर्थन करती हैं। प्रक्रिया स्पष्ट होनी चाहिए और समस्या के लगभग किसी भी रूपांतर को कवर करना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक वापसी प्रक्रिया में यह शामिल होना चाहिए कि ग्राहक के पास रसीद है या नहीं, खरीद का प्रमाण नहीं है या प्रश्न में आइटम का उपयोग नहीं किया है। बुलेट अंक और छोटे पैराग्राफ इस प्रक्रिया को पढ़ने और हीड में आसान बना सकते हैं।
पालन करने के लिए एक उदाहरण
कई व्यवसायों में आईटी दिशानिर्देश और प्रक्रियाएं महत्वपूर्ण हैं। एक आम नीति यह है कि कर्मचारियों को काम के दौरान सोशल मीडिया का उपयोग नहीं करना चाहिए। दिशानिर्देश कह सकते हैं कि कंपनी ब्रेक के दौरान या जब यह उनके काम के कार्यों के लिए आवश्यक है, सोशल मीडिया का उपयोग करने के लिए कर्मचारियों का स्वागत करती है।
उस नीति को लागू करने की प्रक्रियाओं में अनुचित कंप्यूटर उपयोग की रिपोर्ट करने के तरीके और पर्यवेक्षक व्यवहार को रोकने के लिए कदम उठा सकते हैं। आप आदेश की श्रृंखला को रेखांकित कर सकते हैं जो इन रिपोर्टों का पालन करना चाहिए और यदि कर्मचारी नीति का उल्लंघन करना जारी रखते हैं तो कर्मचारी क्या उम्मीद कर सकते हैं।
दिशानिर्देश के प्रकार
आपको अपने व्यवसाय के प्रत्येक क्षेत्र के लिए प्रक्रियाएं और नीतियां बनानी चाहिए।जब कर्मचारियों के पास ग्राहकों, एक दूसरे, प्रबंधन या उपकरणों के साथ बातचीत करने के तरीके के बारे में सवाल होते हैं, तो उन्हें दिशानिर्देशों से परामर्श करने में सक्षम होना चाहिए।
कई कंपनियों के पास कर्मचारी-आचरण नीतियों को ओवररच करना होता है जो इस बात के लिए नियम निर्धारित करते हैं कि कर्मचारियों को कैसे काम करना चाहिए, कार्य करना चाहिए। कवर करने के लिए अन्य महत्वपूर्ण क्षेत्र अनुशासन, समान उपचार, यौन उत्पीड़न, उपस्थिति, नौकरी के प्रदर्शन और कार्यस्थल सुरक्षा हैं।
हमेशा वन-टू-वन नहीं
प्रक्रियाएं अक्सर कंपनी की नीतियों का समर्थन करती हैं। हालांकि, हमेशा प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का एक-से-एक अनुपात नहीं होता है। उदाहरण के लिए, आप ऐसी नीतियाँ बना सकते हैं जो यह बताती हैं कि आपके कर्मचारियों को अवैध रूप से नशीले पदार्थों के उपयोग से मुक्त होना चाहिए, कभी भी अन्य कर्मचारियों को यौन उत्पीड़न नहीं करना चाहिए और रजिस्टर से पैसे नहीं ले सकते हैं फिर, आपके पास एक प्रक्रिया हो सकती है जो इन व्यवहारों की किसी भी रिपोर्ट को संभालने के लिए कवर करती है।
प्रक्रियाएँ और नीतियाँ क्यों बनाएँ
कर्मचारियों के साथ किसी भी व्यवसाय को श्रमिकों का मार्गदर्शन करने के लिए नीतियों और प्रक्रियाओं की आवश्यकता होती है। ये दिशानिर्देश यह सुनिश्चित करने में सहायता करते हैं कि कंपनी में हर कोई उसी घटना के लिए उसी तरह से प्रतिक्रिया करता है। यह स्थिरता आपको, व्यवसाय के स्वामी को कभी-कभी दूर जाने की अनुमति देती है। आप अन्य कार्य कर सकते हैं और यहां तक कि एक दिन की छुट्टी भी हो सकती है जब आप जानते हैं कि आपके कर्मचारी व्यवसाय की देखभाल कर सकते हैं।
यह ग्राहकों को वापस आने और सकारात्मक ब्रांड छवि बनाने के लिए भी रख सकता है। उदाहरण के लिए, जो ग्राहक हर बार अलग-अलग रिटर्न नीतियों का अनुभव करते हैं, वे आपके ब्रांड के बारे में नकारात्मक भावनाओं की खेती कर सकते हैं। हालांकि, जो ग्राहक जानते हैं कि क्या उम्मीद की जाती है वे जानते हैं कि वे आपके व्यवसाय पर भरोसा कर सकते हैं।
अपने व्यवसाय को सुरक्षित रखें
स्पष्ट नीति और प्रक्रिया दिशानिर्देशों को लिखने का एक अन्य कारण आपकी कंपनी को कानूनी कार्रवाई से बचाना है। इसका एक प्रमुख उदाहरण अनुशासनात्मक दिशानिर्देश हैं। आपको कर्मचारियों की अपेक्षाओं, अनुशासनात्मक प्रक्रियाओं की रूपरेखा तैयार करनी चाहिए और जब आपको स्टाफ के सदस्यों को बर्खास्त करना होगा।
जब भी कोई कर्मचारी आपकी नीतियों का उल्लंघन करता है, तो अपनी प्रक्रिया का पालन करें। यदि आपको किसी को अपने कर्मचारियों से दूर करना है, तो आप बे पर गलत तरीके से समाप्ति के मुकदमे रख सकते हैं। आपकी प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण आपको इस बात का प्रमाण देता है कि आपने कानूनन कार्य किया है।
