5S कार्यप्रणाली एक जापानी प्रणाली से ली गई है जिसका उद्देश्य कार्यस्थल में आदेश और संगठन लाना है। 5S कार्यप्रणाली के पीछे तर्क यह है कि एक कार्यस्थल तब अधिक कुशल होता है जब उसे व्यवस्थित किया जाता है और जब संगठन के इन मानकों को बनाए रखा जाता है। इसलिए, 5 एस कार्यप्रणाली को लागू करने का अर्थ है छंटाई (सीरीरी) के प्रभावी तरीके, क्रम में स्थापित करना (सीटन), शाइनिंग (सीसो), मानकीकरण (सीकसेट्सु) और कार्यस्थल में क्रमबद्ध तरीके से (शिट्सुके) को व्यवस्थित करना। कार्यस्थल में कर्मचारियों द्वारा रचनात्मकता और भागीदारी इस प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए महत्वपूर्ण है।
कागजात और मशीनरी जैसे आइटम को हटाने के लिए कार्यस्थल के माध्यम से क्रमबद्ध करें, जिनकी आवश्यकता नहीं है। समीक्षा तब किसी भी एप्लिकेशन या प्रक्रियाओं को हटा दें जो समय बर्बाद कर रहे हैं, जैसे कि जटिल सॉफ़्टवेयर या एक अनावश्यक प्रिंटिंग मशीन। कार्यस्थान में आवश्यक जानकारी, प्रक्रिया, सॉफ़्टवेयर, मशीनरी और आइटम रखें।
समुचित स्टोरेज सिस्टम लगाकर वर्कस्टेशन को सेट करें। फर्श पर बड़े और भारी सामान रखें और छोटी वस्तुओं को संग्रहीत करने के लिए अलमारियाँ और भंडारण डिब्बे को ठीक करें। आईटी विशेषज्ञ या एक विक्रेता से पेशेवर सहायता के लिए सरल ऑनलाइन प्रलेखन और सूचना भंडारण प्रणाली बनाने के लिए कहें। सूचनाओं और वस्तुओं की आसान पहचान और पुनर्प्राप्ति के लिए भंडारण स्थान, जैसे कि अलमारियाँ, को लेबल करें।
कार्यस्थल की नियमित रूप से सफाई करके कार्यस्थल को चमकाएं, इससे पहले कि वे बहुत गंदे हो जाएं। एक लॉग बनाकर हाउसकीपिंग जिम्मेदारियों को सौंपें, जिसमें प्रत्येक व्यक्ति एक कार्य करता है, जो कार्यस्थल को साफ रखने में योगदान देगा। कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए नोटिस बोर्ड बनाकर या स्टिक-ऑन का उपयोग करके संचार के सरल चैनल स्थापित करें।
नीतियों और सर्वोत्तम प्रथाओं के दिशानिर्देशों को बनाकर किए गए परिवर्तनों का मानकीकरण करें। कार्यस्थल में कर्मचारियों को शामिल करें, जब विचार-मंथन करें और उन विशिष्ट चरणों को लिखें जो कि आवश्यक होने पर हल करने के लिए किए जाएंगे, और प्रभावी ढंग से वस्तुओं और सूचनाओं को कैसे संग्रहीत किया जाए और स्थान को कैसे साफ रखा जाए। इन दिशानिर्देशों को एक नोटिस बोर्ड पर पोस्ट करें जो सभी द्वारा देखा जा सकता है।
आदेश और संगठन की नई संस्कृति को बनाए रखना। उन लोगों को पुरस्कृत करें जो स्थापित सर्वोत्तम प्रथाओं में महत्वपूर्ण योगदान देते हैं और जो कार्यप्रणाली को लागू करने के नए तरीके विकसित करते हैं।
टिप्स
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कार्यस्थल में नए कर्मचारियों को कार्यस्थल संगठनात्मक प्रणाली के बारे में एक अभिविन्यास दिया जाना चाहिए। अन्यथा, नए कर्मचारी आपके कार्यस्थल में 5s कार्यप्रणाली को नहीं समझ सकते हैं और इस प्रकार (अनजाने में) व्यवस्था में व्यवधान पैदा करते हैं।
