लघु रिपोर्टें एक सामान्य प्रबंधक के साथ संवाद स्थापित करने का एक प्रभावी उपकरण हैं, जो आमतौर पर एक व्यस्त कार्यकारी होता है। उनका उपयोग किसी परियोजना की प्रगति, साप्ताहिक या मासिक वित्तीय अनुमानों, या उत्पादन कार्यों पर रिपोर्ट करने के लिए किया जा सकता है। व्यापक रिपोर्टों के विपरीत जिन्हें व्यापक शोध और विवरणों की आवश्यकता होती है, छोटी रिपोर्टों के लिए केवल मूल लेकिन सबसे महत्वपूर्ण जानकारी की आवश्यकता होती है। एक छोटी रिपोर्ट लिखना रिपोर्ट लेखन की एक समान शैली का अनुसरण करता है, सिवाय इसके कि सारांश, पृष्ठभूमि, सामग्री, निष्कर्ष या सिफारिशें संक्षिप्त हैं।
उस डेटा को इकट्ठा करें जो उस परियोजना के लिए प्रासंगिक है जिसके बारे में आप रिपोर्ट कर रहे हैं। उपलब्ध आंकड़ों का उपयोग करके ऐसा करें, जैसे कि वित्तीय रिपोर्ट, व्यवहार्यता रिपोर्ट और सर्वेक्षण जो पहले ही किए जा चुके हैं। प्रासंगिक संदर्भ सामग्री का उपयोग करें, जैसे कि पुस्तकें या सूचित तीसरे पक्ष से जानकारी, जैसे कि उद्योग विशेषज्ञ आपकी रिपोर्ट के लिए डेटा।
तिथि में टाइप करें, महाप्रबंधक का नाम जिसे आप रिपोर्ट भेज रहे हैं, आपका नाम, आपके हस्ताक्षर और कागज के ऊपरी बाएँ कोने में रिपोर्ट का विषय।
समस्या, निष्कर्ष, अब तक की प्रगति या समस्या को हल करने के प्रस्ताव को इंगित करके रिपोर्ट की सामग्री को संक्षेप में प्रस्तुत करें। इस बात पर सहमति व्यक्त करें कि आप जो अनुमान लगाते हैं, वह परियोजना के लाभ होंगे।
जिस प्रोजेक्ट के बारे में आप रिपोर्ट कर रहे हैं, उसके बारे में चल रहे प्रोजेक्ट या व्यावसायिक कार्य का संक्षिप्त इतिहास लिखकर पृष्ठभूमि का वर्णन करें। कार्य या परियोजना में शामिल लोगों के नाम शामिल करें, जैसे परियोजना टीम के सदस्य, प्रशिक्षक या विभाग के नेता। कार्य या परियोजना के बारे में और अधिक विवरण प्रदान करें।
चरण 1 में एकत्र किए गए निष्कर्षों और आंकड़ों को शामिल करके रिपोर्ट के मुख्य भाग या सामग्री को लिखें। निष्कर्षों का एक संक्षिप्त विश्लेषण प्रदान करें और बताएं कि उनका समग्र परियोजना और व्यवसाय से क्या मतलब है। अपने विश्लेषण का समर्थन करने के लिए रिपोर्ट में चार्ट, प्रश्नावली, सर्वेक्षण और संदर्भ शामिल करें।
किसी परियोजना या कार्य की स्थिति को संक्षेप में बताकर निष्कर्ष निकालें। सिफारिशें तभी प्रदान करें जब महाप्रबंधक ने इसके लिए कहा हो। लगभग दो संक्षिप्त और सबसे महत्वपूर्ण सिफारिशें दें जो अन्य सभी सिफारिशों को संक्षेप में प्रस्तुत करती हैं जिन्हें आप अन्यथा एक लंबी रिपोर्ट में सूचीबद्ध करेंगे।
टिप्स
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हालांकि एक छोटी सी, रिपोर्ट को पाठक को अनुत्तरित प्रश्नों के साथ नहीं छोड़ना चाहिए। स्पष्ट, सटीक भाषा में सभी आवश्यक जानकारी प्रदान करें।
