कंपनी के लेटरहेड का उपयोग कार्यालय से बाहर भेजे जाने वाले लगभग सभी पत्राचार के लिए किया जाता है। लेटरहेड एक पेशेवर उपस्थिति प्रदान करता है और यह जानकारीपूर्ण भी है। लेटरहेड आमतौर पर पत्र के हेडर या पाद लेख में कंपनी के मेलिंग पते, फोन नंबर और किसी अन्य संपर्क जानकारी को प्रदर्शित करता है। अन्य कंपनियों और संभावित ग्राहकों को पत्र प्राप्त होंगे जो कंपनी लेटरहेड पर मुद्रित होते हैं, इसलिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि कंपनी लेटरहेड पर एक व्यवसाय पत्र कैसे ठीक से स्थापित किया जाए।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
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वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
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शासक
अपने दस्तावेज़ का मार्जिन बदलें। संभावना से अधिक, आपके कार्यस्थल में एक शब्द संसाधन सॉफ़्टवेयर है जैसे कि Microsoft Word टाइपिंग पत्रों के लिए स्थापित है। वर्ड में प्रीसेट मार्जिन संभवतः आपकी कंपनी लेटरहेड के मार्जिन से अलग होगा। "फ़ाइल" मेनू पर जाकर और "पेज सेटअप" पर क्लिक करके अपने लेटरहेड से मिलान करने के लिए मार्जिन बदलें। लेटरहेड पर पूर्व-मुद्रित डिज़ाइन की अनुमति देने के लिए शीर्ष और निचले मार्जिन को बढ़ाएं या घटाएं।
अपने पत्र को बाएँ-संरेखित करें। व्यावसायिक पत्राचार को बाएं-संरेखित किया जाना चाहिए, जिसका अर्थ है कि आपके पत्र के सभी हिस्से पृष्ठ के बाईं ओर समान मार्जिन पर शुरू होने चाहिए। आप पत्र को "औचित्य" दे सकते हैं, जो इसे दोनों तरफ से पंक्तिबद्ध करता है। लेकिन पाठ के एक ब्लॉक को सही ठहराने से अक्सर प्रत्येक पंक्ति में शब्दों और अक्षरों के बीच बड़े रिक्त स्थान निकल जाते हैं।
लेटरहेड और तारीख के बीच छह रिक्त स्थान छोड़ दें। बस छह बार "एन्टर" दबाएं और अपने पत्र की पहली पंक्ति टाइप करें, जो उस तारीख को होनी चाहिए जिसे आप पत्र लिख रहे हैं।
दिनांक और प्राप्तकर्ता के नाम और मेलिंग पते के बीच दो बार "एन्टर" दबाएँ। आपको एक शीर्षक शामिल करना चाहिए, जैसे कि श्री या सुश्री, और प्राप्तकर्ता के नाम का उनके व्यावसायिक शीर्षक के साथ पालन करें, जैसे कि सीईओ। नाम के नीचे, पूरा मेलिंग पता टाइप करें।
प्राप्तकर्ता का अभिवादन करने के लिए एक औपचारिक नाम और एक उपनिवेश का उपयोग करें। एक आकस्मिक पत्र में, आप एक अभिवादन के रूप में "प्रिय हेनरी" टाइप करेंगे। एक औपचारिक व्यावसायिक पत्र में "प्रिय श्री एडम्स:" टाइप करें।
दो बार "एंटर" दबाएं और अपने पत्र का मुख्य भाग लिखें। पूरे पत्र को एकल-स्थान होना चाहिए, जिसमें शरीर भी शामिल है। अपने पैराग्राफ को इंडेंट न करें। बस उन दोनों के बीच एक ही स्थान रखा। पत्र के शरीर के अंत में भी दो बार अंतरिक्ष।
पत्र को बंद करें और हस्ताक्षर करें। एक व्यावसायिक पत्र में, आपको एक औपचारिक समापन का उपयोग करना चाहिए, जैसे कि "ईमानदारी से" के बाद अल्पविराम। समापन के बाद चार बार "एंटर" दबाएँ और अपना नाम टाइप करें। एक बार कंपनी लेटरहेड पर पत्र छपने के बाद, समापन और अपने टाइप किए गए नाम के बीच के स्थान पर पत्र पर हस्ताक्षर करें।
