एक पत्र लिखना, चाहे हाथ से, टाइप किया गया या ईमेल के माध्यम से, अच्छी तरह से करना मुश्किल हो सकता है। एक अच्छा पत्र शुरू करने की कुंजी पत्र के सटीक उद्देश्य और इरादे को जान रही है और यह बताने का प्रयास कर रही है कि प्राप्तकर्ता को विनम्र स्वर में बताया गया है। चाहे आप एक धन्यवाद पत्र, नौकरी के लिए एक कवर पत्र या शोक पत्र लिख रहे हों, एक अच्छा उद्घाटन बनाने के लिए समय लेने से आपके लेखन कौशल को सुधारने में मदद मिलेगी।
प्राप्तकर्ता को पत्र संबोधित करें; जेनेरिक सलामों से बचें, जैसे "प्रिय सर या मैडम"। यदि पत्र प्रकृति में पेशेवर है, तो प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम और उपयुक्त उपसर्ग या सम्माननीय का उपयोग करें, जैसे कि "प्रिय श्री एक्केडाइड"। यदि पत्र अधिक आकस्मिक है, जैसे कि निमंत्रण या धन्यवाद पत्र, प्राप्तकर्ता का पहला नाम इतने लंबे समय तक उपयोग करें जब तक आप ऐसा करने में सहज हों।
पहला पैराग्राफ लिखें, जो आम तौर पर दो या तीन वाक्य लंबा होता है। यदि पत्र अधिक अनौपचारिक है, तो सामान्य पूछताछ या टिप्पणी के साथ शुरू करना उचित है, जैसे "मुझे आशा है कि यह पत्र आपको अच्छी तरह से मिल जाएगा"। यदि पत्र अधिक औपचारिक है, तो सीधे बिंदु पर पहुंचना सबसे अच्छा है। किसी भी स्थिति में, आपको पत्र लिखने का कारण इस अनुच्छेद में स्थापित होना चाहिए।
स्वर को नोट करते हुए, पैराग्राफ को ज़ोर से पढ़ें। यहां तक कि अगर आप शिकायत का पत्र लिख रहे हैं या वित्तीय सहायता का अनुरोध कर रहे हैं, तो भी आपके पत्र का लहजा विनम्र होना चाहिए। अनौपचारिक पत्र टोन में अधिक आकस्मिक हो सकते हैं, जबकि व्यावसायिक पत्रों को एक औपचारिक भाषा का उपयोग करना चाहिए।
टिप्स
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भेजने से पहले अपने पत्र को कई बार प्रूफ़ करें। कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या इरादा है, टाइपो और खराब व्याकरण से भरा एक पत्र सबसे अच्छा प्रभाव नहीं डालेगा।
