एक कार्यालय के माहौल में हमेशा एक पेशेवर आचरण बनाए रखना महत्वपूर्ण है। समय-समय पर आवश्यक है और समय पर पहुंचने के लिए हर संभव प्रयास किया जाना चाहिए। जब तक आप एक महत्वपूर्ण कॉल की उम्मीद नहीं कर रहे हैं, तब तक सेल फोन को बंद या वाइब्रेट पर सेट किया जाना चाहिए ताकि कार्यालय को बाधित न करें। आयोजित व्यवसाय के प्रकार के लिए उचित पोशाक में पोशाक। उदाहरण के लिए एक पेशेवर कार्यालय के वातावरण में जींस पहनना अनुचित माना जाएगा, लेकिन एक निर्माण कार्यालय में जींस स्वीकार्य पोशाक हो सकती है।
ग्राहक सेवा
कार्यालय प्रक्रियाओं में सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक है कि ग्राहकों को फोन या कार्यालय का दौरा करने के दौरान कैसे व्यवहार किया जाता है।
जब ग्राहकों के साथ काम करना व्यक्ति के लिए मुस्कुराहट के साथ अभिवादन करना और उनकी जरूरतों के प्रति चौकस रहना एक अच्छा विचार है। यदि कोई ग्राहक शिकायत को ध्यान से सुनता है, लेकिन रक्षात्मक, टकराव में नहीं आता है या परेशान हो जाता है, तो यह केवल स्थिति को बढ़ाने का काम करेगा। जब ग्राहक शिकायत करता है, तो चेहरे की अभिव्यक्ति या शरीर की भाषा में वास्तविक चिंता दिखाएं। यदि ग्राहक शेख़ी कर रहा है, तो उन्हें शेख़ी करने की अनुमति दें - उन्हें रोकने या उन पर बात करने की कोशिश न करें। एक बार जब उन्होंने अपनी शिकायत को आवाज़ दी, तो शांति से उन्हें बताएं कि आप उनकी मदद करने के लिए क्या करने की योजना बना रहे हैं या आप उन्हें किससे संदर्भित करेंगे और कैसे वह व्यक्ति समस्या को हल करने में सहायता कर सकेगा।
टेलीफोन शिष्टाचार
क्योंकि लाइन के दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति आपको नहीं देख सकता है, फ़ोन का जवाब एक उत्साहित तरीके से दिया जाना चाहिए। दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति को आपकी आवाज़ में "मुस्कान" सुनने में सक्षम होना चाहिए। हमेशा कंपनी के नाम को ध्यान में रखते हुए कंपनी के नाम के साथ आने वाली कॉल का जवाब दें ताकि यह समझ में आ जाए। कभी-कभी प्राप्तकर्ता को अग्रेषित करने से पहले कॉल को स्क्रीन करना आवश्यक होता है। व्यक्ति का नाम सही हो इसके लिए हर संभव प्रयास करें। रुकावट के मामले में कॉल करने वाले का नाम लिखने के लिए नोटपैड को संभाल कर रखें या प्राप्तकर्ता जवाब न दे और कॉल वापस बाउंस हो जाए। इससे कॉलर को सीधे संबोधित करना संभव होगा।
अन्य कर्मचारियों के साथ बातचीत
अन्य कर्मचारियों के साथ व्यक्तिगत मुद्दों पर चर्चा करना या कार्यालय की गपशप में शामिल होना एक अच्छा विचार नहीं है। राजनीति और धर्म को कार्यालय की बातचीत के विषयों से बचना चाहिए।
अन्य कर्मचारियों को संबोधित करते समय हमेशा सम्मानजनक रहें। एक अच्छा नियम है कि यदि आप जिस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं वह अधीनस्थ है तो उन्हें उनके पहले नाम से संबोधित करना ठीक है, लेकिन एक पर्यवेक्षक या प्रबंधक को श्री या सुश्री के रूप में संबोधित किया जाना चाहिए जब तक कि वे अपने पहले पते से संबोधित नहीं करते हैं। नाम।
संगठन
कार्य क्षेत्र हमेशा साफ सुथरा और व्यवस्थित होना चाहिए। यदि आप किसी कारण से बीमार हैं या कार्यालय से बाहर हैं, तो किसी को आपके डेस्क से जानकारी प्राप्त करनी पड़ सकती है और जो कुछ वे ढूंढ रहे हैं उसे खोजने के लिए अपने कार्य क्षेत्र में हर चीज के माध्यम से "अफवाह" नहीं करनी चाहिए। यह भी महत्वपूर्ण है कि व्यक्तिगत वस्तुओं को या अपने डेस्क पर न रखें क्योंकि कोई व्यक्ति गलती से "ठोकर खा" लेता है, जिसे आप सार्वजनिक नहीं करना चाहते हैं।
विस्तार पर ध्यान
यदि कार्य को पूरा करने के लिए कई चरणों की आवश्यकता होती है, तो एक चेकलिस्ट बनाना और पूरा होने पर प्रत्येक आइटम की जांच करना एक अच्छा विचार है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या कर्तव्यों को विस्तार से सौंपा गया है, एक अच्छा काम करने के लिए महत्वपूर्ण है।
यदि दस्तावेज़ निर्माण कार्य का एक हिस्सा है, तो प्रत्येक दस्तावेज़ पर वर्तनी और व्याकरण की जांच सुनिश्चित करें। जो भी नौकरी की आवश्यकता होती है, उसे चालू करने से पहले काम को दोबारा जांचना एक अच्छा विचार है।
