कार्यालय संचार मुख्य रूप से इलेक्ट्रॉनिक मेल और त्वरित संदेश द्वारा संचालित किया जा सकता है, लेकिन लगभग हर कार्यालय अभी भी प्राप्त करता है और कागजी कार्रवाई का एक जबरदस्त राशि प्राप्त करता है। दरअसल, अमेरिकी पर्यावरण संरक्षण एजेंसी के अनुसार, औसत कार्यालय कार्यकर्ता हर साल लगभग 10,000 शीट कागज़ या हर दिन औसतन लगभग दो पाउंड पेपर और पेपरबोर्ड उत्पादों को संभालता है। आंतरिक और बाहरी संचार के सुचारू प्रवाह को सुनिश्चित करने की दिशा में बेहतर कार्यालय मेल-प्रबंधन प्रक्रियाएँ आगे बढ़ सकती हैं।
उपयुक्त कर्मचारी नामित करें
यहां तक कि छोटे व्यवसायों को एक आने वाले और बाहर जाने वाले मेल को संभालने के लिए एक व्यक्ति को नामित करने से लाभ हो सकता है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि कुछ भी नहीं खो जाता है या अपने गंतव्य के रास्ते पर गलत तरीके से आ जाता है। संगठन जितना बड़ा होगा, उतने अधिक कर्मचारी सदस्यों को सभी कंपनी के मेल और पैकेज प्राप्त करने, बांटने और वितरित करने के लिए सौंपे जाने चाहिए। ईमेल और आधिकारिक दस्तावेजों के वितरण के लिए एक अधिक लोकप्रिय विकल्प बनने के साथ, पेपर मेल को संभालना किसी कर्मचारी के नौकरी विवरण का एक हिस्सा हो सकता है, जो सामान्य कॉर्पोरेट-संचार चैनलों के माध्यम से जाने वाले मेल की मात्रा पर निर्भर करता है। वाणिज्यिक प्रसव के लिए (जैसे, यूपीएस, फेडेक्स, डीएचएल), रिसेप्शनिस्ट आम तौर पर अपने प्रमुख स्थान के कारण आने वाले पैकेजों के लिए प्राप्त करने और हस्ताक्षर करने के लिए सबसे अच्छा व्यक्ति होता है। आमतौर पर रिसेप्शनिस्ट को अन्य सभी मेल-मैनेजमेंट कर्तव्यों को सौंपना एक अच्छा विचार नहीं है, हालांकि, क्योंकि उस ज़िम्मेदारी के लिए अक्सर यह आवश्यक होता है कि वह अपनी डेस्क को लंबे समय तक बिना रुके छोड़ दे।
मेल-वितरण प्रवाह चार्ट बनाएँ
मेल वितरण के लिए जिम्मेदार प्रबंधकों और कर्मचारियों को दिशा-निर्देशों के विकास पर सहयोग करना चाहिए - फ्लो चार्ट, चेकलिस्ट या आपकी कंपनी जो भी प्रारूप है, का उपयोग करते हुए सबसे अधिक आरामदायक है - कि सभी कर्मचारी, विशेष रूप से कर्मचारी जो मेल वितरण और संग्रह की देखरेख करेंगे, उनका पालन करेंगे। यह मेल संग्रह के हर चरण को ध्यान में रखना चाहिए: केंद्रीय संग्रह केंद्र (एक पी.ओ. बॉक्स, मेल वाहक, कॉर्पोरेट डाकघर, पैकेज वितरण कर्मियों या पारंपरिक मेलबॉक्स) पर मेल इकट्ठा करना; मेल छँटाई के लिए पूरी तरह से निर्दिष्ट कार्यालय में एक विशिष्ट स्थान पर टकराव; या तो विभागीय या व्यक्तिगत मेलबॉक्स या प्रत्येक कार्यालय को हाथ से वितरित करना; आउटगोइंग मेल एकत्र करना और यह सुनिश्चित करना कि सभी आउटगोइंग मेल को उचित रूप से संबोधित और मुद्रांकित किया जाए; और मेल संग्रह / छंटाई वाले क्षेत्र को साफ-सुथरा और पूरी तरह से स्टॉक में रखना
आवश्यक आपूर्ति प्रदान करें
सुनिश्चित करें कि मेल संग्रह / वितरण स्टेशन में सभी आपूर्ति कर्मचारी को अपना काम करने की आवश्यकता है। यदि आपकी कंपनी इतनी बड़ी है कि एक केंद्रीय स्थान का उपयोग करके मेल वितरण अधिक कुशलता से किया जाता है, तो प्रत्येक विभाग या स्टाफ सदस्य के लिए बहुत सारे क्यूबहोल के साथ एक मजबूत मेल / साहित्य आयोजक या मेल सॉर्टर बनाएं और प्रत्येक को स्पष्ट रूप से लेबल करें। विभागों को व्यक्तियों की तुलना में बड़े क्यूबहोल की आवश्यकता होगी, इसलिए उन्हें पर्याप्त स्थान दें।टेप रोल और टेप डिस्पेंसर के साथ एक अच्छी तरह से स्टॉक कैबिनेट या डेस्क रखें; पैकिंग सामग्री; लिफाफे; आपकी कंपनी के पते के साथ पूर्वप्रकाशित विभिन्न आकारों में रिटर्न लेबल; विभिन्न आकारों में मेलिंग लेबल आपकी कंपनी के कुछ सबसे आम मेल गंतव्यों के साथ पहले से अंकित हैं; समय और दिनांक टिकटों; एक पैकेज पैमाना; कलम; मार्कर; भंडारण के डिब्बे; और एक छोटा हाथ-ट्रक या डोली। एक औद्योगिक आकार के श्रेडर और रीसाइक्लिंग डिब्बे को शामिल करना न भूलें। यदि आपकी कंपनी एक से अधिक मेल से गुजरती है, तो एक व्यक्ति आपके लिए काम को संभालने के लिए एक बाहरी दस्तावेज़ प्रबंधन / रीसाइक्लिंग कंपनी के साथ अनुबंध करने पर विचार कर सकता है।
सभी आने और जाने वाले मेल का ट्रैक रखें
सभी इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को ट्रैक करने के लिए एक इलेक्ट्रॉनिक मेल-मैनेजमेंट सिस्टम बनाएं। यदि आपका व्यवसाय सिर्फ आप और एक सहायक है, तो आप इस कदम को छोड़ सकते हैं, लेकिन यदि आप दर्जनों कर्मचारियों के साथ एक बड़े विभाग या कंपनी की देखरेख करते हैं, तो एक प्रणाली बनाएं जो मेल में आने वाली तारीखों का ट्रैक रखेगा, यदि आवश्यक हो, तो किसको। यह विशेष रूप से इन प्रणालियों को बनाने के लिए महत्वपूर्ण है अगर आपकी कंपनी को बहुत सारे संवेदनशील कानूनी दस्तावेज और पैकेज मिलते हैं। आइटम छोटे कार्यालयों में भी खो जाते हैं जितना आप सोचते हैं; एक बेसिक एक्सेल स्प्रेडशीट बनाकर इन निराशाजनक स्थितियों से बचना सबसे अच्छा है, उदाहरण के लिए, यह दिखाता है कि एक पैकेज कब आया और कब उसके प्राप्तकर्ता या प्रतिनिधि द्वारा दावा किया गया था।
