व्यापार में लेखांकन का उपयोग करने के लाभ

हालांकि कुछ छोटे व्यवसाय के मालिकों को अपने स्वयं के लेखांकन के बजाय रूट कैनाल सर्जरी होती है, बहीखाता पद्धति एक व्यवसाय चलाने का एक अनिवार्य हिस्सा है। अपनी कंपनी में क्या चल रहा है, इसके बारे में एक संख्यात्मक कहानी बताने की क्षमता में लेखांकन के लाभ झूठ हैं - एक जो आपको संचालन में सुधार करने, अधिक लाभदायक बनने और स्थानीय और संघीय कर एजेंसियों के साथ परेशानी से बाहर रहने में मदद कर सकता है। जब आपका व्यवसाय वित्तपोषण की तलाश कर रहा हो, तब संभावित और सटीक लेखांकन आपको संभावित ऋणदाताओं और निवेशकों के साथ अपना मामला बनाने में मदद कर सकते हैं।

टिप्स

• व्यवसाय में लेखांकन का उपयोग करने के फायदे अंतर्दृष्टि से जुड़े होते हैं जो संख्या प्रदान करते हैं। ये आंकड़े आपको यह समझने में मदद करते हैं कि क्या अच्छा हो रहा है और जहां सुधार की गुंजाइश है।

लेखांकन का मुख्य उद्देश्य क्या है?

लेखांकन का मुख्य उद्देश्य आपकी कंपनी के राजस्व और व्यय को ट्रैक करना है। राजस्व आपके व्यापार में माल और सेवाओं की बिक्री और किसी अन्य प्रकार की आय, जैसे अर्जित ब्याज या किराए या रॉयल्टी से एकत्रित धन है। व्यय वह सब कुछ है जो आपके व्यवसाय को उसके संचालन और बुनियादी ढांचे के लिए खरीदता है, जैसे कि सामग्री, श्रम, किराया, आपूर्ति, डाक, बीमा, वाहन व्यय, पेशेवर सेवाएं, विज्ञापन और उपकरण।

आपके मुनीम या लेखाकार द्वारा आय और व्यय के बारे में जो जानकारी एकत्र की जाती है, वह लेखांकन रिपोर्टों के संकलन में जाती है, जो आपकी कंपनी की वित्तीय स्थिति के बारे में अपरिहार्य जानकारी प्रदान करती है। ये रिपोर्ट आपको अपनी ताकत को परिभाषित करने और अपनी कमजोरियों को दूर करने में मदद करती हैं। वे आपको कर रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक जानकारी भी प्रदान करते हैं।

लाभ और हानि का विवरण, आय और व्यय के बारे में आपकी बहीखाता जानकारी का एक सारांश है। यह आपकी सभी खरीद को प्रासंगिक श्रेणियों में सूचीबद्ध करता है, जैसे कि किराया और पेरोल, और फिर अवलोकन प्रदान करने के लिए इन रकमों को सूचीबद्ध करता है। इसी तरह, यह आपके आने वाले राजस्व को आय के स्रोत के आधार पर सारांशित करता है, जैसे कि थोक बिक्री या खुदरा बिक्री। आपका लाभ और हानि बयान महत्वपूर्ण है क्योंकि यह दर्शाता है कि आपने वास्तव में दिन के अंत में कितना कमाया है। यह निचला रेखा आंकड़ा कुल राजस्व से कुल खर्चों को घटाने के बाद बची हुई राशि है।

एक बैलेंस शीट आपके समग्र वित्तीय का एक स्नैपशॉट है जो एक विशेष क्षण में खड़ा होता है। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपके निवल मूल्य को पूरा करता है। बैलेंस शीट के परिसंपत्ति अनुभाग में आपकी कंपनी के स्वामित्व वाली हर चीज को सूचीबद्ध किया गया है, जिसमें नकद राशि शामिल है, प्राप्य खातों के माध्यम से आपके पास पैसा, आपकी अलमारियों पर इन्वेंट्री और उपकरण के प्रमुख टुकड़ों जैसे मूल्यवान दीर्घकालिक खरीद। आपकी बैलेंस शीट की देनदारियों वाले हिस्से में वह सब कुछ शामिल है जो आप पर बकाया है, जिसमें अल्पकालिक और दीर्घकालिक ऋण शेष और देय खाते शामिल हैं। आपकी बैलेंस शीट पर प्रस्तुत जानकारी के आधार पर आपकी कंपनी की कुल संपत्ति, आपकी कुल देनदारियों से आपकी कुल देनदारियों को घटाकर गणना की जाती है।

कैश-फ्लो स्टेटमेंट या कैश-फ्लो प्रो फॉर्म एक अकाउंटिंग टूल है जो आपको यह अनुमान लगाने में मदद करता है कि आपके पास कब पूंजी उपलब्ध होगी और कब आपके पास कैश-फ्लो की कमी होगी। बयान का बहिर्वाह हिस्सा आपके सभी अनुमानित आवक नकदी को सूचीबद्ध करता है, जो महीने से टूट गया है। इस पैसे के लिए उत्पादों या सेवाओं की बिक्री से आय से आना जरूरी नहीं है। इसमें ऋण या निवेश से पूंजी भी शामिल हो सकती है। स्टेटमेंट के बहिर्वाह भाग में आपके सभी प्रत्याशित आउटगोइंग कैश शामिल हैं, जिसमें पेरोल खर्च, सामग्री व्यय, किराया और बीमा भुगतान शामिल हैं। आपके प्रत्याशित व्यय में केवल घटाया हुआ व्यावसायिक व्यय शामिल नहीं है। आप ऋण प्रिंसिपल के भुगतानों को भी सूचीबद्ध करेंगे, जो कर योग्य नहीं हैं और आपके लाभ और हानि विवरण पर नहीं दिखाई देंगे। प्रत्येक स्तंभ की निचली रेखा आने वाली नकदी से घटाए गए निवर्तमान व्यय को दर्शाती है, यह दर्शाता है कि आप महीने के अंत में कितने पैसे उपलब्ध होने की उम्मीद कर सकते हैं।

लेखाकार का उद्देश्य क्या है?

आपके लेखापाल का उद्देश्य रिपोर्ट्स में लीडर्स को संकलित करके आपके मुनीम के काम को संक्षेप में प्रस्तुत करना है। आपका अकाउंटेंट आपके टैक्स फॉर्म को भी पूरा कर सकता है और आपको अपने पैसे खर्च करने और बचाने का सबसे अच्छा तरीका बता सकता है। संख्याओं के साथ काम करने में आपके आराम के स्तर, आपके व्यवसाय की जटिलता और आपकी कर स्थिति के आधार पर आपको पेशेवर एकाउंटेंट को नियुक्त करने की आवश्यकता हो सकती है या नहीं।

आपके मुनीम का उद्देश्य एक डेटाबेस, लेज़र या स्प्रेडशीट में प्राप्तियों और चालानों को दर्ज करना है ताकि आप व्यय और बिक्री को ट्रैक कर सकें। अधिकांश बहीखाता प्रणालियों को कम्प्यूटरीकृत किया जाता है क्योंकि बहीखाता पद्धति मैनुअल, हस्तलिखित प्रणालियों की तुलना में अधिक तेज़ी से और कुशलता से संख्याओं को व्यवस्थित और जोड़ सकती है। हालाँकि, आपको अपनी कंपनी की बहीखाता पद्धति करने के लिए कंप्यूटर प्रोग्राम की आवश्यकता नहीं है। एक हस्तलिखित प्रणाली जो बिक्री और खर्चों को ट्रैक करती है, आपको आवश्यक जानकारी भी प्रदान करेगी।

आप अपनी स्वयं की बहीखाता पद्धति को आय और व्यय का हिसाब रखकर और इस जानकारी को इस तरह से ट्रैक कर सकते हैं जो आपके और आपके एकाउंटेंट के लिए उपयोगी हो। जानकारी को पढ़ना और समझना आसान होना चाहिए, और यह आपके व्यवसाय की वित्तीय गतिविधि को सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। आपकी बहीखाता जानकारी आपके एकाउंटेंट के लिए उपयोगी होगी क्योंकि यह कर रिपोर्ट और ऋण दस्तावेजों के संकलन के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करती है। वही जानकारी आपके व्यवसाय के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए आंतरिक रूप से उपयोगी हो सकती है, जैसे कि यह दर्शाता है कि आपकी आय थोक बिक्री बनाम खुदरा बिक्री से आती है और आप सामग्री बनाम श्रम पर कितना खर्च करते हैं।

यहां तक ​​कि अगर आप अपनी वित्तीय जानकारी को व्यवस्थित करने और अपने कर रूपों को तैयार करने के लिए एक एकाउंटेंट और एक मुनीम को नियुक्त करते हैं, तो भी आपके पास एक व्यवसाय के स्वामी के रूप में जिम्मेदारियां हैं। आपको उन सभी जानकारी को सहेजना होगा जिनकी उन्हें आवश्यकता है, जैसे आपके द्वारा लिखे गए चालान और आपके द्वारा की गई व्यापारिक खरीद के लिए प्राप्त होने वाली रसीदें। ये दस्तावेज़ जितने व्यवस्थित होते हैं, जब आप उन्हें अपने मुनीम और एकाउंटेंट के पास लाते हैं, तो आपको उनके समय के लिए कम भुगतान करना होगा। कागजी कार्रवाई के साथ एक फ़ाइल के माध्यम से या पहले से ही क्रेडिट कार्ड खाते से हल किया गया है कि एक फ़ाइल के माध्यम से प्राप्त करने के लिए रसीद से भरा एक जूता बॉक्स को व्यवस्थित करने के लिए अधिक समय लगता है।

लेखांकन के नियम क्या हैं?

लेखांकन के नियम उन तरीकों को नियंत्रित करते हैं जो खर्च और कमाई को एक प्रणाली में डेबिट या क्रेडिट के रूप में दर्ज किया जाता है। ये नियम दोहरे प्रविष्टि बहीखाता पद्धति को नियंत्रित करते हैं, एक प्रणाली जो कि मध्य युग के बाद से व्यापक उपयोग में है। डबल-एंट्री सिस्टम न केवल आपकी आय और व्यय को ट्रैक करते हैं, वे यह भी दिखाते हैं कि आपकी कंपनी के चारों ओर पैसा और संपत्ति कैसे चल रही है। डबल-एंट्री सिस्टम में, डेबिट के रूप में दर्ज की गई प्रत्येक प्रविष्टि को एक संगत क्रेडिट और इसके विपरीत संतुलित होना चाहिए। डबल-एंट्री बहीखाता पद्धति का विकल्प एक सिंगल-एंट्री सिस्टम है जिसमें आप अपनी वास्तविक वित्तीय स्थिति के साथ इन प्रविष्टियों को समेटने के लिए बिल्ट-इन प्रोटोकॉल के बिना अपनी आय और खर्चों की सूची बनाते हैं।

व्यक्तिगत खातों के साथ काम करते समय, एक व्यक्ति जो संपत्ति को व्यवसाय में स्थानांतरित करता है, को क्रेडिट किया जाना चाहिए, जबकि रिसीवर, या व्यवसाय को डेबिट किया जाना चाहिए। यह उचित प्रतीत होता है क्योंकि निधियों ने व्यक्ति के हाथों को छोड़ दिया है और व्यवसाय के हाथों में स्थानांतरित कर दिया गया है। हालांकि, बहीखाता खाते हमेशा वास्तविक नकदी शेष का वर्णन नहीं करते हैं। बल्कि, वे उन रकमों का उल्लेख करते हैं जो बकाया हैं या स्वामित्व में हैं। जब कोई व्यक्ति जैसे कि एक मालिक किसी व्यवसाय में पैसा स्थानांतरित करता है, तो यह लेन-देन बढ़ता है, या क्रेडिट होता है, खाता और उस राशि का प्रतिनिधित्व करता है जो व्यवसाय उस व्यक्ति के लिए बकाया है। धन का यह एक ही हस्तांतरण व्यवसाय खाते के लिए एक डेबिट बनाता है क्योंकि, भले ही नकदी हाथ में और उपलब्ध हो, यह अब उस व्यक्ति पर बकाया है जिसने इसे प्रदान किया है।

रियल एस्टेट और मशीनरी जैसे वास्तविक खातों के साथ काम करते समय, लेखांकन के नियमों के लिए आपको नई खरीद और क्रेडिट आइटम को डेबिट करने की आवश्यकता होती है जो आपने बेची है या अन्यथा सेवा से बाहर कर दिया है। परिसंपत्ति मूल रूप से एक डेबिट के रूप में पोस्ट की जाती है क्योंकि आपने इसे हासिल करने के लिए पैसा खर्च किया है। यदि आप इसे बेचते हैं या सेवा से बाहर ले जाने के बाद इसकी उपयोगी जीवन की रूपरेखा तैयार करते हैं, तो आप डेबिट को हटा रहे हैं, या उस खाते को जमा कर रहे हैं जो यह दर्शाता है कि आप खरीद पर क्या बकाया है।

जब आपका व्यवसाय सामग्री खरीदता है या किराए का भुगतान करता है, तो लेखांकन के नियमों को इन लेनदेन को डेबिट के रूप में पोस्ट करने की आवश्यकता होती है। इसके विपरीत, जब आप उत्पादों या सेवाओं को बेचते हैं, तो आपकी लेखा प्रणाली इन लेनदेन को क्रेडिट के रूप में मानती है। निवर्तमान निधियों की आवश्यकता वाली खरीद आपकी कंपनी की पूंजी को कम करती है, इसलिए उन्हें डेबिट के रूप में ट्रैक किया जाता है। आय और अन्य लाभ, जैसे कि आने वाले किराए के भुगतान, आपकी कंपनी की पूंजी में वृद्धि करते हैं, इसलिए उन्हें क्रेडिट के रूप में ट्रैक किया जाता है।

हालाँकि, लेखांकन नियम के ये नियम कि आपके बहीखाता पद्धति में प्रत्येक लेनदेन कैसे दिखाई देता है, आपको वास्तव में उन्हें समझना और लागू नहीं करना है जब तक कि आप दोहरी प्रविष्टि वाले बहीखाता प्रणाली में प्रविष्टियाँ नहीं कर रहे हैं जो आपकी जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए पूर्वप्रक्रमित नहीं है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने लेखा प्रणाली के आधार के रूप में हस्तलिखित खाता-बही का उपयोग करते हैं, तो आपको हर बार यह तय करना होगा कि आप कोई प्रविष्टि करते हैं या नहीं, यह लेन-देन एक डेबिट या क्रेडिट का प्रतिनिधित्व करता है और जहां संबंधित डेबिट या क्रेडिट दिखाई देगा। हालाँकि, यदि आप बहीखाते सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, जैसे क्विकबुक, आपके चेक, इनवॉइस और बिक्री रसीदें स्वचालित रूप से उचित क्रेडिट और डेबिट खातों में दिखाई देंगे, उनके संगत डेबिट या क्रेडिट के साथ।

व्यापार में लेखांकन का उपयोग कैसे करें

लेखांकन के लाभ केवल अच्छी व्यावसायिक रणनीति का विषय नहीं हैं, हालाँकि लेखांकन जानकारी निश्चित रूप से आपको योजना बनाने और योजना बनाने में मदद करती है। कोई भी व्यवसाय किसी प्रकार की लेखा प्रणाली के बिना जीवित नहीं रह सकता है। यदि आपकी कंपनी आपके द्वारा खरीदी और बेची गई राशियों को ट्रैक किए बिना खरीद और बिक्री करती है, तो आपके पास यह निर्धारित करने का कोई तरीका नहीं होगा कि आपने लाभ कमाया है या वर्ष के अंत में नुकसान हुआ है। आपको पता नहीं चलेगा कि आप पर कितना बकाया है और आपका कितना स्वामित्व है, इसलिए आप यह आकलन नहीं कर पाएंगे कि आपकी आने वाली नकदी आप व्यक्तिगत उपयोग के लिए निकाल सकते हैं और आगामी व्यवसाय के लिए आपको अपने कंपनी के बैंक खाते में कितना रखना चाहिए। खर्च।

लेखा जानकारी भी कंपनी के संचालन के बारे में बहुमूल्य जानकारी देती है। यह आपको समय के साथ विभिन्न श्रेणियों में अपनी बिक्री की तुलना करने की अनुमति देता है, जैसे कि बिक्री स्थानों पर विभिन्न उत्पादों के रुझानों को देखना। यह आपको आपके राजस्व को प्रतिशत के रूप में आपके खर्चों को देखने के लिए उपकरण और जानकारी देता है, यह देखने के लिए कि क्या आपका मार्जिन टिकाऊ है और आपकी कंपनी का प्रदर्शन आपके उद्योग में प्रतियोगियों की तुलना कैसे करता है। कैश-फ्लो प्रो फॉर्म आपको पूँजी के स्रोतों की तलाश करने से पहले आपको वास्तव में उनकी ज़रूरत होगी और उस वर्ष के समय के साथ पत्र-व्यवहार करने के लिए बड़ी खरीद की योजना बनाने की अनुमति देगा जब नकद भरपूर होगा। लेखांकन जानकारी के बिना एक व्यवसाय का संचालन करना एक रडार के बिना एक विमान को उड़ाने जैसा है।

आपकी कंपनी के अस्तित्व के लिए लेखांकन भी आवश्यक है क्योंकि आपको आय की रिपोर्ट करने और करों का भुगतान करने के लिए कानूनी रूप से आवश्यक है। एक पूर्ण और सटीक लेखा प्रणाली के बिना, आपको पता नहीं चलेगा कि आपने कितना कमाया और खर्च किया है, और आपके पास स्थानीय, राज्य और संघीय कर रूपों को भरने के लिए आवश्यक जानकारी नहीं है। इसके अलावा, यदि आपके व्यवसाय को कभी वित्त पोषण की आवश्यकता होती है, तो आपके ऋण आवेदनों में लगभग निश्चित रूप से आपको पिछले वर्षों के वित्तीय विवरण और आगामी अवधि के लिए सबसे अधिक संभावित अनुमानों को शामिल करना होगा।