डेटाबेस प्रोग्राम के रूप में, Microsoft Access के पास व्यापार की दुनिया में कई अनुप्रयोग हैं। प्रबंधक कर्मचारियों का एक डेटाबेस बनाने के लिए एक्सेस का उपयोग कर सकते हैं, जिससे वे वेतन सूचना, जनसांख्यिकीय डेटा और बजट संख्या की समीक्षा एक नज़र में कर सकते हैं। लेखांकन पेशेवर अक्सर पहुँच डेटाबेस के साथ-साथ चालानों को ट्रैक करने, प्राप्य खातों की समीक्षा करने और कंपनी के वित्त का ट्रैक रखने के लिए उपयोग करते हैं। एक बार जब अंतर्निहित जानकारी एक्सेस टेबल में दर्ज हो जाती है, तो अकाउंटेंट कस्टम क्वेरी और फॉर्म बना सकते हैं जो आवश्यक जानकारी को बहुत आसान बनाते हैं।
अपने लेखांकन डेटाबेस में उन क्षेत्रों की सूची लिखें, जिन्हें आप शामिल करना चाहते हैं। आपकी आवश्यकताओं के आधार पर, उन क्षेत्रों में देय राशि, क्लाइंट का नाम, नियत तारीख, शब्द और मुफ्त-फार्म पाठ प्रविष्टि के लिए नोट्स फ़ील्ड शामिल हो सकते हैं।
Microsoft Access खोलें और तालिकाओं अनुभाग पर जाएँ। डिज़ाइन दृश्य में एक नई तालिका बनाने के लिए विकल्प चुनें। यह एक ग्रिड खोलता है जो आपको प्रत्येक फ़ील्ड के लिए एक नाम दर्ज करने की अनुमति देता है, साथ ही साथ उस फ़ील्ड की सामग्री का वर्णन भी करता है।
अपने डेटाबेस में प्रत्येक क्षेत्र के लिए "डेटा प्रकार" के बगल में स्थित ड्रॉप-डाउन बॉक्स पर क्लिक करें। आप अपने क्षेत्रों को मुद्रा, संख्यात्मक और पाठ के रूप में आवश्यकतानुसार स्वरूपित कर सकते हैं। आप नियत दिनांक जैसी चीजों के लिए दिनांक और समय फ़ील्ड का भी उपयोग कर सकते हैं।
अपने डेटाबेस में फ़ील्ड्स की सूची की समीक्षा करें और जो भी आपको लगता है कि आपको आवश्यकता होगी, उन्हें जोड़ें। शुरू से पीछे जाने के लिए और पहले से ही सैकड़ों या हजारों रिकॉर्ड रखने वाले डेटाबेस में फ़ील्ड जोड़ना आपके लिए आवश्यक सभी फ़ील्ड बनाना आसान है।
अपनी तालिका को बचाने के लिए "सहेजें" बटन पर क्लिक करें। तालिका के लिए एक नाम टाइप करें और "ओके" पर क्लिक करें।
एक्सेस विंडो के फॉर्म सेक्शन में जाएं और फॉर्म विजार्ड विकल्प चुनें। अपनी तालिका में फ़ील्ड के आधार पर एक साधारण डेटा प्रविष्टि फ़ॉर्म बनाने के लिए फ़ॉर्म विज़ार्ड का उपयोग करें। फिर आप उस डेटा प्रविष्टि फॉर्म का उपयोग तालिका में जानकारी जोड़ने के लिए कर सकते हैं। जब आप डेटा एंट्री फॉर्म में टाइप करते हैं, तो सूचना स्वचालित रूप से अंतर्निहित एक्सेस टेबल में स्थानांतरित हो जाती है।
क्वेरीज़ सेक्शन में जाएँ और उन क्वेरीज़ का निर्माण शुरू करें जो आपके अकाउंटिंग डेटाबेस को अधिक उपयोगी बनाएंगे। प्रारंभिक क्वेरी बनाने और उसे सहेजने के लिए क्वेरी विज़ार्ड का उपयोग करें, फिर क्वेरी पर राइट-क्लिक करें और कोई भी परिवर्तन या मापदंड निर्धारित करने के लिए "डिज़ाइन दृश्य" चुनें। उदाहरण के लिए, आप एक नियत दिनांक क्वेरी बना सकते हैं और "बीच में प्रवेश करें आरंभ तिथि" और समाप्ति तिथि दर्ज करें दर्ज करें। यह क्वेरी चलाते समय उपयोगकर्ता को आरंभ और समाप्ति तिथियों में प्रवेश करने का संकेत देता है। पिछले चालान और ट्रैकिंग खातों के प्राप्य की समीक्षा करने के लिए उस तरह की क्वेरी बहुत उपयोगी हो सकती है।
