ज्यादातर लोगों के लिए, निराशा जीवन का एक हिस्सा है। यह भावना इतनी आम है कि कई लोग बिना किसी शिकायत के भावनाओं को निगल लेते हैं, धीरे-धीरे नाराजगी के बढ़ते पूल को खिलाते हैं। वे आपत्तिजनक पार्टी के लिए बहाना बना सकते हैं, खुद को "वे जो कर सकते हैं वह सबसे अच्छा कर रहे हैं।" यह सच हो सकता है, लेकिन थोड़ी रचनात्मक आलोचना कभी किसी को चोट नहीं पहुंचाती है। व्यवसाय और अन्य संस्थाएं जो जल्द ही निराशा के पत्र प्राप्त करती हैं, उन्हें एहसास होता है कि सुधार के लिए जगह बनाना उनके सर्वोत्तम हित में है। जैसा कि कहा जाता है, "चीख़ का पहिया चिकना हो जाता है।"
अपने तथ्यों को व्यवस्थित करें। जिस व्यक्ति या कंपनी को आप निराशा का पत्र लिख रहे हैं, वे अपने व्यवसाय या व्यक्तिगत प्रथाओं में सुधार नहीं कर सकते हैं यदि आप स्पष्ट रूप से नहीं बताते हैं कि वे आपको कैसे विफल कर रहे हैं। इससे पहले कि आप पत्र लिखें, ऐसे उदाहरणों की एक सूची रखें जहां आपको निराशा महसूस हुई, कालानुक्रमिक क्रम में व्यवस्थित। यदि आपके पास अन्य स्रोतों से आधिकारिक दस्तावेज हैं, तो अपने पत्र को शुरू करने से पहले उनके पास भी काम करें।
अपनी शिकायतों को सूचीबद्ध करें। स्पष्ट रूप से बताएं कि आपकी अपेक्षाएँ क्या थीं और वे कैसे पूरी नहीं हुईं। यदि आवश्यक हो तो अन्य स्रोतों से प्रलेखन का उपयोग करें।
बताएं कि शिकायतों ने आपको कैसा महसूस कराया। उदाहरण के लिए, यदि आप बार-बार रूखी ग्राहक सेवा के बारे में फास्ट फूड कंपनी को लिख रहे हैं, तो समझाइए कि यह आपको ऐसा महसूस कराता है जैसे कि आपके पैसे और संरक्षण का उनके संगठन में महत्व नहीं है।
दयालु हों।याद रखें कि आपके पत्र का लक्ष्य किसी व्यक्ति या संगठन को सुधारने में मदद करना है, न कि उन्हें नीचा दिखाना। आप केवल उन तरीकों को इंगित कर रहे हैं जिनमें आपको लगता है कि वे बेहतर प्रदर्शन कर सकते हैं। किसी कंपनी को निराशा का पत्र लिखते समय, याद रखें कि पत्र पढ़ने वाला व्यक्ति संभवतः वह व्यक्ति नहीं होगा जिसके साथ आपकी शिकायत है। असभ्य या बुरा मत बनो; पत्र की टोन, या बहुत कम से कम, पेशेवर रखें।
सुधार के लिए सुझाव दें। अब जब आपने समस्या को इंगित कर लिया है, तो उन्हें समाधान की ओर इंगित करके सहायता करें।
अपनी मांगों को प्रस्तुत करें। यदि आपको लगता है कि आप अपने अनुभव के लिए बहाली के लायक हैं, तो निराशा का एक पत्र पूछने की जगह है। चाहे आप सीधे धनवापसी या भविष्य में छूट या मुफ्त सेवा के लिए पूछ रहे हों, यह इंगित करें कि आपकी मांगों को पूरा करने से आपको ग्राहक के रूप में रखने की दिशा में एक लंबा रास्ता तय होगा।
पत्र लिखें। आपकी निराशा की व्यावसायिक प्रस्तुति से प्राप्तकर्ता को पता चल जाएगा कि आप गंभीर हैं।
पत्र की प्रतियां बनाएं। यदि आपका पत्र खो गया है, तो विवाद का मुद्दा बन जाता है, या निराशा पत्रों की एक लंबी श्रृंखला में पहला बन जाता है, आपके पास अपने रिकॉर्ड के लिए एक प्रति होनी चाहिए। यदि आप अपने पत्र के साथ अन्य दस्तावेज शामिल कर रहे हैं, तो उन दस्तावेजों की प्रतियां बनाएं और प्रतियां भेजें। अपने लिए हमेशा मूल दस्तावेज रखें।
