समझौते का एक ज्ञापन, जिसे एक समझौता ज्ञापन के रूप में भी जाना जाता है, एक औपचारिक व्यापार दस्तावेज है जो किसी भी समझौते को दो अलग-अलग संस्थाओं, समूहों या व्यक्तियों द्वारा की गई रूपरेखा को रेखांकित करता है। व्यापारिक अनुबंधों के विपरीत, समझौते का ज्ञापन लिखने से कानूनी तौर पर दो संस्थाओं का बंधन नहीं होता है। इसके बजाय, मेमो केवल सामान्य हितों और लक्ष्यों को परिभाषित करता है। व्यावसायिक भागीदारों की पहचान करने और अपने व्यवसाय की पहुंच बढ़ाने के लिए समझौते का ज्ञापन लिखना सीखें।
आप या आपके व्यवसाय के साथ समझौते के ज्ञापन में प्रवेश करने के साथ शामिल सभी इच्छुक संस्थाओं के साथ एक बैठक सेट करें। यदि पार्टियों या व्यक्तियों में से कोई भी अनुपस्थित है, तो प्रचुर मात्रा में नोट लें और सभी इच्छुक संस्थाओं के बीच सहमति सुनिश्चित करने के लिए एक बाद की बैठक स्थापित करें।
समझौते के ज्ञापन को लिखने से पहले अपने सामान्य लक्ष्यों और योजनाओं को पहचानें। प्रत्येक पहचाने जाने योग्य लक्ष्य पर स्पष्ट होना, लक्ष्य के विशिष्ट लक्षणों और विशेषताओं को रेखांकित करना और प्रत्येक शामिल पक्ष को पता चल जाएगा कि उस लक्ष्य को कब पूरा किया गया है।
परिभाषित करें कि प्रत्येक शामिल इकाई साझा लक्ष्य या योजना की दिशा में काम करने में कैसे योगदान देगी। प्रत्येक शामिल व्यक्ति को एक निश्चित मात्रा और संसाधनों की गुणवत्ता को एक स्तर पर इनपुट करने के लिए तैयार होना चाहिए, जो ज्ञापन में सभी भागीदारों को निष्पक्ष और समान होना चाहिए। समझौते के ज्ञापन लिखने के इस तत्व को प्रत्येक शामिल व्यक्ति के अद्वितीय संसाधनों का लाभ उठाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई बड़ा मानव सेवा संगठन किसी इवेंट को लॉन्च करने के लिए कैटरिंग सेवा के साथ साझेदारी कर रहा है, तो कैटरिंग सेवा की विशिष्ट क्षमताओं (जैसे भोजन और खानपान) को विशेष रूप से तब ध्यान दिया जाएगा जब दोनों कंपनियां समझौते का ज्ञापन लिखेंगी।
समझौते के ज्ञापन के लिए एक फ्लेक्सिबल समयरेखा या प्रस्तावित अंतिम तिथि निर्धारित करें। यह प्रत्येक शामिल पार्टी को अपने सहमत योगदानों को पूरा करने की दिशा में अपनी प्रगति को ट्रैक करने की अनुमति देता है, और जब अन्य दलों के लिए अपनी प्रतिबद्धता समाप्त होती है, तो प्रत्येक पार्टी को सूचित भी करता है।
चरण 2-4 पर तय की गई सभी सूचनाओं के साथ समझौते का मसौदा ज्ञापन परिचालित करें। प्रत्येक शामिल पार्टी या व्यक्ति जहाँ आवश्यक हो, विशिष्ट परिवर्तन प्रस्तावित करें। सभी शामिल दलों को अंतिम मसौदे पर सहमत होने के बाद, प्रत्येक शामिल समूह के प्रतिनिधि ने ज्ञापन पर हस्ताक्षर किया।
टिप्स
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जब आप समझौते का ज्ञापन लिखते हैं, तो सकारात्मक भाषा का उपयोग करें (उदा। यह लिखें कि प्रत्येक पार्टी क्या करेगी, और वह नहीं जो वे नहीं करेंगे या नहीं कर सकते हैं)। समझौते के ज्ञापन को लिखने का प्रयास करते समय विशिष्ट रहें, प्रत्येक लक्ष्य के "कौन, क्या, कब और कैसे" स्पष्ट रूप से बताएं।
चेतावनी
इस बात के बारे में यथार्थवादी रहें कि प्रत्येक समूह या व्यक्ति अपनी सहमति वाली प्रतिबद्धताओं पर शामिल होने से रोकने के लिए कैसे योगदान दे सकते हैं।
