खानपान का अनुबंध कागज पर भोजन, पेय और सजावट की चर्चा से अधिक है। वास्तव में, एक खानपान अनुबंध एक कानूनी और बाध्यकारी लिखित समझौता है जो एक खाद्य विक्रेता और ग्राहक के बीच सेवा अपेक्षाओं को रेखांकित करता है। एक अच्छी तरह से लिखा हुआ खानपान अनुबंध दायित्वों, समयसीमा और समझौते में प्रवेश करने वाले दोनों पक्षों के लिए भुगतान अपेक्षाओं की स्पष्ट समझ देता है। अपने स्वयं के खानपान अनुबंध को लिखते समय, अपने खानपान व्यवसाय के लिए खाद्य सेवा, प्रक्रियाओं, शुल्क, देयता चिंताओं और वितरण की तारीखों की सभी अपेक्षाओं का प्रबंधन करना सुनिश्चित करें।
खानपान अनुबंध को निष्पादित करने और लिखने के लिए आवश्यक महत्वपूर्ण ग्राहक विवरण इकट्ठा करें। एक फ़ॉर्म को ड्राफ़्ट करें जो क्लाइंट से निम्नलिखित जानकारी का अनुरोध करता है: ग्राहक का नाम, पता, टेलीफोन नंबर और ईमेल पता, फ़ंक्शन की तिथि और विशिष्ट स्थान, फ़ंक्शन का प्रारंभ समय और अपेक्षित अवधि, और अपेक्षित मेहमानों की संख्या - वयस्क, बच्चे, आदि और फोटोग्राफरों और डीजे जैसे विक्रेताओं। अनुबंध के पहले कुछ पैराग्राफ में इस जानकारी को डालें, और फिर भविष्य के संदर्भ के लिए फॉर्म को रखें।
भोजन और कैटरर द्वारा प्रदान की जाने वाली अन्य सेवाओं की एक विस्तृत लागत को शामिल करें। कैटरर और क्लाइंट के बीच गलतफहमी को रोकने के लिए, निम्नलिखित जानकारी प्रदान करें: मेहमानों के लिए कर्मचारियों और सर्वरों का अनुपात, प्रदान की गई मेनू और सेवा का प्रकार (बुफे, सिट-डाउन डिनर या सेवाओं का संयोजन), लागत-प्रति- कर्मचारियों के लिए घंटे की दर, पेय के प्रकार और किसी भी अन्य प्रासंगिक घटना के विवरण, साथ ही साथ घटना की अनुमानित कुल लागत।
प्रति व्यक्ति भोजन सेवा के लिए सभी लागतों की रूपरेखा, सुविधा किराया, सेटअप शुल्क, सफाई शुल्क, ओवरटाइम शुल्क, भाग आकार, अतिरिक्त मेहमानों के लिए शुल्क और अपराधी खाते के शुल्क सहित। किसी भी विशेष सेवाओं पर ध्यान दें, जैसे ज्वलनशील खाद्य पदार्थ या निर्माण और शैंपेन टॉपर्स, और किसी भी संबद्ध शुल्क को डालना। यदि ग्राहक मादक पेय प्रदान करने की उम्मीद करता है, तो अनुबंध को किसी भी कॉर्केज शुल्क पर ध्यान देना चाहिए।
अनुबंध में एक शुल्क समझौता सम्मिलित करें जिसमें ऊपर उल्लिखित सभी लागतें, साथ ही कर और ग्रेच्युटी शामिल हैं। इसी क्लॉज में पेमेंट शेड्यूल शामिल होना चाहिए। मानक खानपान अनुबंधों में मूल भोजन लागत को कवर करने और समझौते की शुरुआत करने के लिए डाउन पेमेंट या रिटेनर शुल्क शामिल है। इसके अलावा, अनुमानित कीमत का अंतिम भुगतान आमतौर पर घटना से पहले तीन कार्यदिवसों के बाद नहीं होने की उम्मीद है - आपके अनुबंध में सटीक तिथि निर्दिष्ट की जानी चाहिए। अतिरिक्त अतिथियों, अतिरिक्त समय, टूटना, आदि जैसे आरोपों के अंतिम निपटान के लिए घटना के तुरंत बाद एक तारीख भी निर्दिष्ट करें। आपका अनुबंध स्पष्ट रूप से आपकी भुगतान नीति को स्वीकार करना चाहिए, जैसे कि नकद, क्रेडिट कार्ड, चेक या प्रमाणित धनराशि, आपके लिए खानपान सेवाएं।
घटना का विवरण अप्रत्याशित रूप से बदल सकता है, और आपको रिफंड या खानपान समझौते को रद्द करने के लिए शर्तों पर बातचीत करनी चाहिए। समझौते की गंभीरता को रेखांकित करने वाला एक क्लॉज शामिल करना खानपान मालिक और ग्राहक को चल रहे दायित्व और शुल्क से बचाता है। कैटरिंग अनुबंध को समाप्त करने के लिए जमा की धनवापसी या अतिरिक्त शुल्क के आकलन से संबंधित शर्तें निर्धारित करें।
अनुबंध के उल्लंघन के लिए आवश्यक कदमों की रूपरेखा तैयार करें। समझौते पर हस्ताक्षर करने से पहले, सुनिश्चित करें कि दोनों पक्षों को पता है कि मुकदमा चलाने की स्थिति में अटॉर्नी फीस के लिए कौन जिम्मेदार है। इसके अलावा, यदि आप महंगी कानूनी फीस से बचना चाहते हैं तो संघर्ष समाधान के लिए मध्यस्थता प्राप्त करने का विकल्प शामिल करें।
टिप्स
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एक आकस्मिक, मैत्रीपूर्ण अनुबंध तैयार करने के आग्रह से बचें। किसी भी फंक्शन को कैटरिंग करने में बहुत समय और पैसा खर्च होता है, और आपको निश्चित होना चाहिए कि आपके द्वारा प्रदान किए गए भोजन और आपके द्वारा की जाने वाली सेवाओं के लिए आपको ठीक से भुगतान किया जाए। यदि, उदाहरण के लिए, आप ग्राहक को बारटेंडरों के ओवरटाइम के लिए भुगतान करने के लिए एक प्रावधान शामिल करने की उपेक्षा करते हैं और घटना देर से चलती है, तो आपके बारटेंडर को ओवरटाइम का भुगतान किया जाएगा, लेकिन यह ग्राहक के नहीं बल्कि आपके फंड से निकलने वाला है।
चेतावनी
यदि किसी कारण से आपके ग्राहक का चेक वापस नहीं मिलता है, तो आपका बैंक आपसे शुल्क वसूलने जा रहा है। आपके अनुबंध में ग्राहक के बैंक या क्रेडिट कार्ड कंपनी द्वारा सम्मानित नहीं किए गए भुगतानों के लिए एक शुल्क शामिल होना चाहिए।
