फ़ाइल संगठन व्यवसाय या व्यक्तिगत कार्यालय के लिए वर्कफ़्लो में सुधार करता है। विभिन्न आवश्यकताओं और प्राथमिकताओं को पूरा करने के लिए कई फाइलिंग सिस्टम मौजूद हैं। मानक फाइलिंग प्रारूप सभी तीन व्यापक श्रेणियों में से एक में आते हैं: विषय, संख्यात्मक और अल्फ़ान्यूमेरिक। कार्यालय कार्यकर्ता अल्फ़ान्यूमेरिक पद्धति का उपयोग करते हैं जब फ़ाइलों में शब्द और संख्या दोनों होने चाहिए।
फाइलें कैसे व्यवस्थित करें
अल्फ़ान्यूमेरिक फ़ाइलों में शब्दों और संख्याओं वाला एक लेबल होगा। इस संयोजन में एक नाम और एक फ़ोन नंबर या क्लाइंट नंबर शामिल हो सकता है। कुछ फ़ाइल फ़ोल्डर वाली कंपनियां या व्यक्ति नाम का उपयोग करके व्यवस्थित कर सकते हैं। बड़ी संख्या में फ़ाइलों को संख्यात्मक क्रमबद्धता की आवश्यकता होगी क्योंकि कार्यकर्ता कोड संख्या का उपयोग करके फ़ाइल खोजने के लिए करते हैं।
अल्फ़ान्यूमेरिक फाइलिंग का उपयोग करना
सुनिश्चित करें कि प्रत्येक कोड संख्या केवल एक फ़ाइल पर लागू होती है। फाइलों को संख्यात्मक क्रम में व्यवस्थित करें। फ़ाइलों की कुल संख्या के आधार पर दसियों या सैकड़ों की संख्या में फ़ाइलों को बंडल करने के लिए रबर बैंड या डिवाइडर का उपयोग करें ताकि किसी विशिष्ट संख्या को आसानी से खोजा जा सके।
