एक अच्छी तरह से बनाए रखा फाइलिंग सिस्टम महत्वपूर्ण जानकारी को जल्दी से एक्सेस करने की अनुमति देता है और समय की बचत करके कंपनी के पैसे बचाता है। व्यवसायों, स्कूलों, सरकारी एजेंसियों और यहां तक कि हर रोज़ लोग अपने मामलों को व्यवस्थित रखने के लिए फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं। अपने कार्यालय के लिए चार विभिन्न प्रकार के फाइलिंग सिस्टमों में से चुनें। प्रत्येक अपने फायदे और नुकसान प्रदान करता है।
वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम
वर्णमाला फाइलिंग सिस्टम में, नाम के अनुसार रिकॉर्ड की व्यवस्था करें - या तो व्यक्ति, कंपनी या विषय का नाम - वर्णमाला के अक्षरों के अनुसार। दो अलग-अलग तरीकों से इस फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करें। सामयिक वर्ण-विन्यास फाइलिंग प्रणाली, जिसे डिक्शनरी सिस्टम के रूप में भी जाना जाता है, वर्णमाला क्रम में अलग-अलग रिकॉर्ड दर्ज करती है। फाइलिंग सिस्टम कंपनी Ancom के अनुसार 5,000 से भी कम फाइलों को रिकॉर्ड करते हुए ये फाइलिंग सिस्टम अच्छा काम करते हैं।
जब आपके पास बहुत से ग्राहक या ग्राहक एक ही नाम साझा करते हैं, तो यह प्रणाली समस्याग्रस्त साबित होती है। एक भौगोलिक प्रणाली का उपयोग करें - जिसे विश्वकोश या वर्गीकृत प्रणाली के रूप में भी जाना जाता है - रिकॉर्ड के बड़े संस्करणों को व्यवस्थित करने के लिए। इस प्रणाली में, एक शहर, काउंटी या राज्य जैसे स्थान के आधार पर व्यापक श्रेणियों के अंतर्गत समूह विषयों को एक साथ रखा जाता है। प्रत्येक श्रेणी के भीतर श्रेणियों और फ़ाइलों को वर्णानुक्रम में व्यवस्थित किया जाता है।
न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम
एक संख्यात्मक फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करते समय, प्रत्येक फाइल को नंबर असाइन करें और क्रम क्रम में संख्याओं को व्यवस्थित करें। समान नाम वाले लोगों की फ़ाइलों में वर्णमाला प्रणाली के साथ डुप्लिकेट शीर्षक नहीं होते हैं। यह प्रणाली बेहतर फ़ाइल गोपनीयता भी प्रदान करती है क्योंकि फ़ाइलों पर कोई नाम प्रदर्शित नहीं होता है और बड़ी मात्रा में फ़ाइलों को संभालते समय अच्छी तरह से काम करता है। फाइलों को एक नंबर असाइन करने के बजाय, कालानुक्रमिक प्रणाली का उपयोग करें जो तारीख के अनुसार फाइलों को क्रम में रखता है।
टर्मिनल डिजिट फाइलिंग सिस्टम
टर्मिनल डिजिट फाइलिंग का उपयोग करते समय, अनुक्रमिक क्रम में फाइल नंबर असाइन करें, लेकिन अंतिम दो अंकों के अनुसार उन्हें फाइल करें। एनकॉम 17234 नंबर वाली फाइल खोजने का उदाहरण देता है। पहले आप फाइलिंग सिस्टम के 34 सेक्शन में जाएं, फिर उस सेक्शन के 72 एरिया को देखें और अंत में फाइल 1 को देखें। 10,000 से ज्यादा फाइल रखने पर यह सिस्टम अच्छा काम करता है।
अल्फ़ान्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम
अल्फ़ान्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम में फ़ाइलों को व्यवस्थित करने के लिए अक्षरों और संख्याओं दोनों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, ग्राहक जिस खाते में रहता है, उसके खाते की संख्या को दर्शाने के लिए दो अक्षरों का उपयोग करें। यह एक ही स्थान से बड़ी मात्रा में फ़ाइलों को बाहर निकालने की आवश्यकता होने पर आसान प्री-स्टोरिंग की अनुमति देता है।
