मेडिकल रिकॉर्ड फाइलिंग सिस्टम प्रदाताओं को सुरक्षित रूप से जानकारी संग्रहीत करने और इसे कुशलता से प्राप्त करने में सक्षम बनाता है। फाइलिंग सिस्टम रोगी की पहचान करने योग्य डेटा की भी रक्षा करता है। स्वास्थ्य सूचना प्रणाली का प्रकार जो एक प्रदाता अक्सर उपयोग करता है, वह सुविधा के प्रकार, उसके आकार, रोगियों की संख्या और उनके द्वारा रखे जाने वाले रिकॉर्ड की मात्रा पर निर्भर करता है। कम मरीजों के लिए विशेष देखभाल प्रदान करने वाली छोटी सुविधाएं पेपर रिकॉर्ड चुन सकती हैं, जबकि कई विभागों और स्थानों वाले बड़े संगठन इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड का उपयोग कर सकते हैं। कुछ देखभाल प्रदाता कागज और इलेक्ट्रॉनिक मेडिकल रिकॉर्ड फाइलिंग सिस्टम के एक संकर का उपयोग करते हैं।
मेडिकल रिकॉर्ड: रोगी और प्रदाता के लिए अच्छा है
मेडिकल रिकॉर्ड मरीजों के लिए गुणवत्ता देखभाल का समर्थन करते हैं और यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं कि देखभाल प्रदान करने वालों को ठीक से भुगतान किया जाता है। लक्षणों का निदान, निदान और उपचार करके, रोगी स्वस्थ रहने और बीमारियों से और अधिक तेज़ी से उबरने में मदद करने के लिए प्रदाता चिकित्सा इतिहास का उपयोग कर सकते हैं। वे तेजी से भुगतान भी कर सकते हैं क्योंकि बीमा कंपनियों को अक्सर गुणवत्ता देखभाल के प्रमाण की आवश्यकता होती है।
हेल्थ इंश्योरेंस पोर्टेबिलिटी और अकाउंटबिलिटी (HIPAA) मानकों से आपकी गोपनीयता के बारे में दिशा-निर्देश प्रदान करने में मदद मिलती है कि आपकी देखभाल के बारे में क्या, कब और कैसे जानकारी साझा की जा सकती है। सभी चिकित्सा प्रदाताओं को इन मानकों का पालन करना आवश्यक है, चाहे वे किसी भी प्रकार के फाइलिंग सिस्टम का उपयोग करें। कुछ जानकारी साझा करने के लिए, उन्हें आपकी लिखित सहमति और एक हस्ताक्षरित रिलीज़ फॉर्म प्राप्त करना होगा। उदाहरण के लिए, आपके अगले दरवाजे के पड़ोसी आपके डॉक्टर को नहीं बुला सकते हैं और यह पता लगा सकते हैं कि क्या आप रोगी हैं, अकेले क्यों आपने डॉक्टर को देखा। यहां तक कि आपके पति या पत्नी को अपने चिकित्सक से बात करने में सक्षम होने के लिए एक हस्ताक्षरित रिलीज़ फॉर्म की आवश्यकता होती है। बीमा कंपनियों के पास बीमा बिलिंग कोड जैसी सीमित जानकारी तक पहुंच है, लेकिन आपकी देखभाल के बारे में किसी भी अन्य विवरण के लिए निजी नहीं हैं।
पेपर सिस्टम: व्यवस्थित रूप से वर्णानुक्रम या संख्यात्मक रूप से
कागज चिकित्सा रिकॉर्ड के लिए फाइलिंग सिस्टम बहुत सारे स्थान लेते हैं। रंग-कोडित फ़ोल्डरों के साथ अलमारियों, अलमारियाँ और दराज आम हैं।
इस प्रकार के सिस्टम स्टोर रिकॉर्ड्स और उपलब्ध रिकॉर्ड्स को व्यवस्थित करने के लिए उपलब्ध रैखिक फाइलिंग इंच की मात्रा के आधार पर भिन्न होते हैं। रिकॉर्ड आमतौर पर वर्णानुक्रम या संख्यात्मक रूप से व्यवस्थित होते हैं।
न्यूमेरिकल फाइलिंग सिस्टम में निम्नलिखित शामिल हैं।
- सीधे, या लगातार, दाखिल: मेडिकल रिकॉर्ड कालानुक्रमिक क्रम में रोगी संख्या (यानी तारीख-महीने-वर्ष में रिकॉर्ड) में दर्ज किए जाते हैं।
- टर्मिनल अंक दाखिल: इसे रिवर्स न्यूमेरिक फाइलिंग सिस्टम के रूप में भी जाना जाता है, यह उस रिकॉर्ड में सीधे संख्यात्मक के विपरीत होता है, जिसे अंतिम अंक (जैसे कि वर्ष-माह-वर्ष के रिकॉर्ड में वर्ष) द्वारा क्रमबद्ध किया जाता है।
पेपर फ़ोल्डर आमतौर पर बंद दरवाजों के पीछे और बंद दराज में जमा होते हैं। कार्यालय कार्यकर्ता रिकॉर्ड और रिकॉर्ड के स्थान के लिए अनुरोधों को ट्रैक करते हैं, जैसे कि चेक-आउट प्रणाली के माध्यम से जिसे रिकॉर्ड के लिए किसी को हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। केवल पर्यवेक्षक आवश्यकतानुसार घंटों के बाद रिकॉर्ड तक पहुंच सकते हैं।
इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम: शेयर करने में आसान
एक इलेक्ट्रॉनिक मेडिकल रिकॉर्ड पेपर चार्ट का एक डिजिटल संस्करण है जिसमें एक अभ्यास के भीतर रोगी का इतिहास शामिल होता है। एक प्रदाता निवारक यात्राओं और स्क्रीनिंग के लिए मरीजों की पहचान करने, मरीजों के स्वास्थ्य की निगरानी करने, डेटा को ट्रैक करने और देखभाल की गुणवत्ता में सुधार करने के लिए ईएमआर का उपयोग करता है।
ईएमआर के साथ, उपयोगकर्ता केवल रिकॉर्ड से आवश्यक विशिष्ट जानकारी तक ही पहुंच सकता है। उदाहरण के लिए, यदि किसी उपयोगकर्ता को पूर्ण-रोगी इतिहास नहीं देखना है, तो सिस्टम केवल उन सूचनाओं तक पहुँच की अनुमति देता है जो उन्हें अपना काम करने की आवश्यकता होती हैं। अनधिकृत उपयोगकर्ताओं को मेडिकल हिस्टरीज़ की तरह संरक्षित स्वास्थ्य जानकारी तक पहुँचने से रोकने के लिए EMR सिस्टम सुरक्षा उपायों का उपयोग करता है। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि HIPAA मानकों को पूरा किया जाता है, जबकि एक ही समय में स्वीकृत दलों तक पहुंच को आसान बनाने की अनुमति देता है।
मजबूत इलेक्ट्रॉनिक स्वास्थ्य रिकॉर्ड में प्रशासनिक और बिलिंग डेटा भी शामिल हैं। EMRs को देखभाल की गुणवत्ता में सुधार के लिए प्रथाओं के बीच साझा किया जा सकता है, लेकिन प्रदाताओं और सुविधाओं के बीच रिकॉर्ड साझा करना अभी भी HIPAA नियमों के अनुसार किया जाना चाहिए। Cerner, Epic, McKesson और Meditech जैसे प्रमुख सॉफ्टवेयर विक्रेता फाइलिंग सिस्टम प्रदान करते हैं जो उपयोगकर्ताओं को अलग-अलग रोगियों के लिए उनके नाम से खोज कर जानकारी तक पहुँच प्रदान करते हैं। इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम भी उपयोगकर्ताओं को रोगियों के समूहों के लिए जानकारी देखने की अनुमति देता है, जैसे कि साझा जनसांख्यिकी या चिकित्सा इतिहास की खोज करना ताकि वे समुदायों के स्वास्थ्य में सुधार कर सकें - उदाहरण के लिए, यह पहचान कर कि कौन टीकाकरण के कारण है।
हाइब्रिड सिस्टम: इलेक्ट्रॉनिक और पेपर रिकॉर्ड को मिलाकर
कुछ चिकित्सा पद्धतियां इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड और पेपर रिकॉर्ड का उपयोग करती हैं। वे डिजिटल जानकारी को प्रिंट कर सकते हैं, पेपर रिकॉर्ड को स्कैन कर सकते हैं और किसी भी प्रकार के सिस्टम से जानकारी एक्सेस कर सकते हैं, ताकि उनके इलेक्ट्रॉनिक और पेपर सिस्टम संगत हों।
उदाहरण के लिए, EMRs का उपयोग करने वाली कुछ प्रथाएं कागज की जानकारी को स्कैन करके अपनी फ़ाइलों को अपडेट करती हैं। या वे इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड से जानकारी प्रिंट करेंगे ताकि एक रोगी को इलाज करते समय एक देखभाल प्रदाता के पास कागज हो।
एक सुविधा की नीतियों और प्रक्रियाओं को यह निर्धारित करना चाहिए कि रिकॉर्ड के कौन से हिस्से पेपर-आधारित होंगे और कौन से हिस्से इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत हैं। सभी नए रिकॉर्ड उपयुक्त प्रारूप में दर्ज किए गए हैं। यदि रिकॉर्ड का एक भाग पेपर-आधारित है, तो उसे इलेक्ट्रॉनिक भाग के स्थान का संदर्भ देना चाहिए।
