संगोष्ठी का आयोजन कैसे करें

यदि आप एक वक्ता, सलाहकार या शिक्षक हैं, तो सेमिनार आपका व्यवसाय हो सकता है। यदि आप एक अन्य व्यवसाय के स्वामी हैं, तो आपके व्यवसाय के विपणन के लिए सेमिनार आपके लिए सर्वोत्तम तरीकों में से एक हो सकता है। एक संगोष्ठी के आयोजन के लिए आपके कारण जो भी हों, एक मूल कार्यक्रम बनाने के लिए उसी मूल चरणों का पालन करना चाहिए जो आसानी से चलता है और आपके प्रतिभागियों को प्रभावित करता है।

अपना विषय चुनें। यदि आप एक सलाहकार या वक्ता हैं, तो संभावना है कि आपको एक समूह से एक निश्चित विषय के बारे में बात करने के लिए कहा गया है। यदि आप अपने व्यवसाय को बढ़ावा देने के लिए एक संगोष्ठी का आयोजन कर रहे हैं, तो आपको एक ऐसे विषय का चयन करना चाहिए जो आपके लक्षित ग्राहक को पसंद आए। उदाहरण के लिए, एक वकील एस्टेट प्लानिंग के लिए जनता के लिए एक मुफ्त सेमिनार का आयोजन कर सकता है।

अपने स्थल का चयन करें। अपने प्रतिभागियों की संख्या का अनुमान लगाने की कोशिश करें और एक ऐसा स्थान चुनें, जिसमें सभी के लिए आराम से बैठने के लिए पर्याप्त जगह हो। किसी स्थान का चयन करते समय आपको भी ध्यान रखना होगा। कुछ स्थानों में कई सौ या हजारों डॉलर की कमरे की किराये की फीस हो सकती है, जबकि अन्य बहुत अधिक उचित हैं। होटल में अक्सर बैंक्वेट रूम होते हैं, जहाँ व्यवसाय अक्सर सम्मेलन आयोजित करते हैं, ताकि आपके स्थान के लिए खोज शुरू करने के लिए एक अच्छी जगह हो।

निमंत्रण बनाएँ और मेल करें। आपके ईवेंट के आकार और औपचारिकता के आधार पर, आपके निमंत्रण Microsoft वर्ड में बनाए गए एक साधारण दस्तावेज़ से लेकर एक पेशेवर डिज़ाइनर द्वारा बनाए गए फैंसी डिज़ाइन तक हो सकते हैं। प्रतिभागियों को उपस्थित होने की योजना के लिए समय देने के लिए कई सप्ताह पहले अपने निमंत्रण मेल करें। हालाँकि, अब तक पहले से निमंत्रण को मेल न करें, लेकिन वास्तविक संगोष्ठी की तारीख आने से पहले वे भूल सकते हैं। आप अपने निमंत्रणों को ईमेल भी कर सकते हैं, लेकिन ध्यान रखें कि वे कई प्राप्तकर्ताओं के स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त हो सकते हैं।

तय करें कि आप लंच या लाइट रिफ्रेशमेंट देंगे। यदि आपका सेमिनार कई घंटों तक चलता है, तो हल्का जलपान उपलब्ध होना एक अच्छा स्पर्श है। यदि आपका सेमिनार सुबह जल्दी शुरू होता है या लंच ऑवर में चलता है, तो दोपहर का भोजन उपलब्ध कराने की सलाह दी जाती है। कुछ स्थानों में एक आवश्यकता होती है कि आप उनके इन-हाउस कैटरर की सेवाओं का उपयोग उस समय करते हैं, जब वे किसी इवेंट में आयोजन करते हैं। जलपान का आदेश देने से पहले सुनिश्चित करें कि आप अपने अनुबंध के नियमों को जानते हैं।

अपनी प्रस्तुति सामग्री बनाएँ। हैंडआउट की प्रतियां बनाएं, या उन्हें एक पेशेवर प्रिंटर पर प्रिंट करें। आप शायद एक पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन बनाना चाहेंगे, ताकि जब आप या आपका स्पीकर मैटेरियल पेश कर रहे हों तो आपके पास एक विजुअल रेफरेंस हो। आप प्रिंट विकल्पों के तहत "हैंडआउट्स" का चयन करके आसानी से अपने प्रतिभागियों के लिए एक हैंडआउट बना सकते हैं। सुनिश्चित करें कि आप प्रति पृष्ठ तीन का चयन करते हैं, और आपके प्रतिभागी सीधे अपने हैंडआउट पर नोट्स ले सकेंगे।

घटना से कुछ दिन पहले, अपने RSVP के आधार पर अपने उपस्थितगण की संख्या को अंतिम रूप दें। यदि आप चुनते हैं, तो आप अन्य लोगों को कॉल कर सकते हैं जिन्हें आपने उन्हें अपने ईवेंट की याद दिलाने के लिए आमंत्रित किया है और उन्हें पंजीकरण करने का एक आखिरी मौका दिया है। यदि संभव न हो, तो किसी के लिए एक संदेश छोड़ दें, और यदि उन्हें उपस्थित होने की योजना है तो उन्हें जल्द से जल्द बुलाने का निर्देश दें।

एक साइन-इन शीट और nametags बनाएँ। सेमिनार प्रतिभागियों के लिए अच्छा है कि वे अन्य लोगों से मिल सकें और तुरंत उनका नाम देख सकें और वे कहाँ से हैं। यह कुछ असहज भावनाओं को समाप्त करता है जो लोगों को नए लोगों से परिचित कराते समय होती हैं। यदि आप अपने प्रतिभागियों को किसी भी प्रकार के सतत शिक्षा क्रेडिट की पेशकश करने की योजना बनाते हैं, या यदि आप केवल संगोष्ठी के बाद अपने प्रतिभागियों के संपर्क में रहना चाहते हैं, तो साइन-इन शीट उपयोगी साबित होगी। आप उनके नाम, पते, फोन नंबर और ईमेल पते पूछ सकते हैं। यदि वे आपसे आगे संचार प्राप्त नहीं करना चाहते हैं, तो वे एक बॉक्स की पेशकश करना बुद्धिमान हैं।

प्रत्येक टेबल सेटिंग के लिए पैकेट बनाएं। आप अपने व्यवसाय के बारे में ब्रोशर और अन्य प्रचार सामग्री को शामिल करना चाह सकते हैं। आप अपने प्रतिभागियों को लिखने के लिए और उनके साथ लिखने के लिए एक कलम प्रदान करना चाहते हैं। यदि आपके पास ये आइटम आपके व्यवसाय के लोगो के साथ नहीं हैं, तो जिस स्थान पर आप अपने ईवेंट को पकड़ रहे हैं, वहां पेन और पैड हो सकते हैं, जिन्हें प्रदान करने में उन्हें खुशी होगी।

अपने ईवेंट से कुछ दिन पहले अपने संपर्क व्यक्ति के साथ अपने स्थान पर विवरण की पुष्टि करें। यदि आप भोजन खा रहे हैं तो आपको अपने कैटरर के साथ एक अंतिम हेड काउंट की पुष्टि करनी चाहिए। अपने कैटरर को यह बताना सुनिश्चित करें कि क्या आपको उन्हें प्लेट, नैपकिन या कप जैसे पेपर उत्पादों की आपूर्ति करने की आवश्यकता होगी। किसी भी भुगतान की व्यवस्था करना आवश्यक है। कुछ स्थानों और कैटरर्स को अग्रिम भुगतान की आवश्यकता होती है, जबकि अन्य आपके आयोजन के दिन पैसा इकट्ठा करने में प्रसन्न होते हैं।

अपने ईवेंट से एक दिन पहले या सुबह अपने स्थान को सेट करें। आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आपके स्थल के कर्मचारियों के पास आपके द्वारा पूछे गए तरीके को स्थापित करने का कमरा हो। आप अपने मेहमानों के आने से पहले हर जगह पर अपने पैकेट और अन्य सामग्री रखना चाहते हैं। कमरे के चारों ओर चलो और सुनिश्चित करें कि कमरे के सामने हर कोई आपके या आपके स्पीकर का एक स्पष्ट दृष्टिकोण होगा।

अपने लिए या अपनी कंपनी के एक प्रतिनिधि की मौजूदगी की योजना बनाएं जब पहले मेहमान आपके कार्यक्रम के दिन आने लगेंगे। आप लोगों को अभिवादन करना चाहेंगे और उन्हें साइन-इन शीट, टॉयलेट के स्थान और जलपान के लिए निर्देशित करेंगे।

टिप्स

• अपने सेमिनार की योजना बनाते समय यथासंभव व्यवस्थित रहने का प्रयास करें। छोटे विवरण आपको अभिभूत कर सकते हैं, और जितना अधिक आप इस आयोजन का नेतृत्व कर रहे हैं, उतने ही आसानी से बड़े दिन चलेंगे।

चेतावनी

आपके पास हमेशा कुछ प्रतिभागी होंगे, जिन्होंने आपके सेमिनार में एक सीट आरक्षित की होगी, जो घटना के दिन नहीं दिखेंगे। आपात स्थिति उत्पन्न होती हैं या अन्य समस्याएं होती हैं जो कुछ लोगों को वास्तव में आने से रोकती हैं। उसे परेशान मत करो। संभावना है, एक या दो लोग होंगे जो अंतिम समय पर दिखाई देंगे और पूछेंगे कि क्या वे अभी भी उपस्थित हो सकते हैं।