एक नियोक्ता के रूप में, आपको राज्य और संघीय कानूनों के बारे में पता होना चाहिए जो कर्मियों की फाइलों में बनाए रखने वाली जानकारी के प्रकार को निर्धारित करते हैं। कुछ आवश्यक कर्मियों के दस्तावेजों में कर्मचारी के लिए व्यक्तिगत संपर्क जानकारी, कार्य की स्थिति, पेरोल जानकारी और प्रदर्शन की जानकारी शामिल है।
रोजगार जानकारी
एक कार्मिक फ़ाइल में रोजगार की जानकारी आम तौर पर रोजगार आवेदन या नए भाड़े कागजी कार्रवाई के रूप में आती है। फ़ाइल में कर्मचारी को भेजे गए रोज़गार प्रस्ताव की एक प्रति और कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित रसीद भी शामिल हो सकती है, जिसमें स्वीकार किया जाएगा कि उसे कंपनी की कर्मचारी पुस्तिका की एक प्रति मिली है। जबकि किसी कर्मचारी के लिए कार्मिक फाइल में लाभ के उद्देश्य के लिए जन्मतिथि शामिल होनी चाहिए, यह निर्धारित करने में उपयोग करने के लिए यह जानकारी प्राप्त करना गैरकानूनी है कि व्यक्ति को काम पर रखा जाए या नहीं।
काम की स्थिति
कार्य की स्थिति कानूनी दस्तावेज है जो साबित करता है कि कर्मचारी संयुक्त राज्य में काम करने में सक्षम है। कार्य स्थिति के प्रमाण के रूप में, एक कर्मचारी कार्मिक फ़ाइल में कर्मचारी के सामाजिक सुरक्षा कार्ड की एक प्रति शामिल होनी चाहिए। यदि कर्मचारी संयुक्त राज्य अमेरिका का नागरिक नहीं है, तो एक पूर्ण I-9 फॉर्म (W-4 फॉर्म के बराबर गैर-अमेरिकी नागरिक), कर्मचारी के पासपोर्ट की एक प्रति और कर्मचारी के कार्य वीजा की एक प्रति शामिल की जानी चाहिए। कर्मचारी के कर्मियों की फाइल में।
पेरोल
कर्मियों का एक और प्राथमिक घटक पेरोल से संबंधित है। नियोक्ता को अप-टू-डेट संघीय W-4 कर फ़ॉर्म को बनाए रखना चाहिए। W-4 फॉर्म के साथ, एक कार्मिक फ़ाइल में वेतन अवधि के लिए टाइमशीट भी हो सकती है जिसमें कर्मचारी काम करता है। यदि कर्मचारी के पास कानूनी रूप से उसकी मजदूरी से कोई पैसा है, तो अदालत के आदेश या स्टाइप्युलेशन की प्रति भी कार्मिक फाइल में होनी चाहिए।
प्रदर्शन की जानकारी
प्रदर्शन मूल्यांकन एक कर्मचारी कर्मियों की फाइल का एक और अभिन्न हिस्सा हैं। इनमें कर्मचारी के पेशेवर लक्ष्यों और प्रदर्शन मूल्यांकन की प्रतियां शामिल हो सकती हैं जो कर्मचारी के पर्यवेक्षक या प्रबंधक द्वारा लिखित हैं। यदि उपयुक्त हो, तो कार्मिक फ़ाइल में कोई प्रतिवाद या चेतावनी भी होती है जो कर्मचारी को कंपनी के साथ उसके समय के दौरान मिलती है।
राज्य कर सूचना
यदि आप जिस राज्य में अपने व्यवसाय का संचालन करते हैं, उसके पास राज्य कर हैं, तो आपको करों को वापस लेने के लिए डब्ल्यू -4 फॉर्म बनाए रखना आवश्यक है। संघीय W-4 कर फॉर्म के समान, राज्य फॉर्म को अद्यतित रखा जाना चाहिए और कर्मचारी के कर्मचारी फ़ाइल में कर्मचारी की तनख्वाह से उचित कटौती के लिए बैकअप रिकॉर्ड के रूप में और आईआरएस द्वारा ऑडिट के मामले में बनाए रखा जाना चाहिए। राज्य कर एजेंसी।
