कई नीतिगत बयानों के साथ जैसे कि उन्हें बनाने के लिए संगठन हैं, ये कथन इरादे को स्पष्ट करते हैं, उन साधनों का वर्णन करते हैं जिनके द्वारा कोई कंपनी नीति का प्रशासन करती है और इसके विवरणों को परिभाषित करती है। नीति विवरण एक संगठन को गलतफहमी से बचाने के लिए काम करते हैं जिससे अनधिकृत व्यवहार या मुकदमे हो सकते हैं। प्रत्येक नीति विवरण में इसका उद्देश्य, शब्दावली परिभाषाएं, कथन स्वयं और इसे लागू करने के चरण शामिल होने चाहिए।
नीति प्रयोजन
नीति विवरण का पहला भाग अपने उद्देश्य को बताता है। एक संगठन के कई नीति वक्तव्य हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, मानव संसाधन में, एक नीति विवरण उपयुक्त पोशाक की ओर कंपनी के रवैये को कवर कर सकता है क्योंकि कंपनी अपने ग्राहकों के लिए एक निश्चित छवि पेश करना चाहती है। एक और एचआर पॉलिसी स्टेटमेंट कंपनी की कर्मचारी यात्रा नीति का विवरण दे सकती है। इसमें वह शामिल हो सकता है जो कंपनी भुगतान करती है और वह क्या नहीं करती है। एक ही कंपनी में, एक विपणन विभाग नीति बयान ग्राफिक कला और फोटोग्राफी के आदेश पर कंपनी नीति का वर्णन कर सकता है।
पारिभाषिक शब्दावली
पॉलिसी स्टेटमेंट का दूसरा भाग पॉलिसी में मुख्य शब्दों या शब्दावली की व्याख्याओं की परिभाषा प्रदान करता है। इसके बाद पॉलिसी में उन लोगों की सूची शामिल हो सकती है, जिनके लिए पॉलिसी लागू होती है, कंपनी के भीतर का व्यक्ति जिसके पास पॉलिसी के पालन की निगरानी करने की जिम्मेदारी है और असहमति के मामले में कैसे और किससे अपील की जा सकती है। आंतरिक कंपनी नीतियों के साथ, आप अक्सर पॉलिसी के तीसरे भाग के बाद पॉलिसी को संचालित करने के लिए प्रक्रियाएं या चरण पाते हैं।
नीति वक्तव्य
पॉलिसी स्टेटमेंट के तीसरे भाग में पूरी पॉलिसी के बारे में बताया गया है कि कंपनी इसे कैसे लागू करती है, पॉलिसी स्टेटमेंट के प्रावधानों से किसे या क्या छूट मिलती है, जिस तरीके से गलतफहमी और घुसपैठ को दूर करना है और पॉलिसी कितने समय तक बनी रहती है प्रभाव। उदाहरण के लिए, कर्मचारी हैंडबुक में पॉलिसी स्टेटमेंट का उपयोग करके, एक कंपनी अपने कर्मचारियों के बीच भ्रम से बच सकती है, जो विशिष्ट परिस्थितियों में कर्मचारियों से अपेक्षित है।
नीति कार्य
नीति वक्तव्य भी द्वारपाल के रूप में कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यक्ति अपने कार्यालय नारंगी को चित्रित करना चाहता है, उदाहरण के लिए, मानक कार्यालय रंगों के रूप में कंपनी के लोगो रंगों को परिभाषित करने वाला एक पॉलिसी स्टेटमेंट उसके पर्यवेक्षक को इस नीति को परिभाषित करने वाले पॉलिसी स्टेटमेंट की एक प्रति सौंपकर एक बुरा टकराव से बचने की अनुमति देता है। स्पष्ट नीति वक्तव्य संघर्ष के जोखिम को कम कर सकते हैं और नियमों के अनुचित चयनात्मक अनुप्रयोग के अवसर को दूर कर सकते हैं।
नीति प्रक्रियाएं
कंपनी के कर्मचारी हैंडबुक से परे, व्यक्तिगत विभागों के अपने स्वयं के नीति वक्तव्य हो सकते हैं जो नियमों या कानूनी आवश्यकताओं के पालन को दर्शाते हैं। स्टॉक बेचने वाली कंपनियों के लेखा विभागों में, लेखा विभाग को सार्वजनिक समीक्षा के लिए वित्तीय विवरण तैयार करते समय सरकार द्वारा स्थापित आम तौर पर स्वीकृत लेखांकन सिद्धांतों का पालन करना चाहिए। यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि लेखा कर्मी इन नियमों और कानूनों का पालन करें, नीति विवरणों का एक समूह है जो विभाग को इन नियमों का पालन करने के तरीके का वर्णन करता है।
