एक संपूर्ण व्यवसाय की दुनिया में, कर्मचारियों को आपके व्यवहार, कार्य की आदतों और नैतिकता की आपकी अपेक्षाओं के बारे में "डॉस और डॉनट्स" की लिखित शीट की आवश्यकता नहीं होगी। दुर्भाग्य से, कानून की किताबें उन श्रमिकों से जुड़े मामलों से भरी हुई हैं जिन्होंने अपने नियोक्ताओं पर इस आधार पर गलत तरीके से समाप्ति के लिए मुकदमा दायर किया है कि उन्हें कभी नहीं बताया गया था कि कंप्यूटर पर गेम खेलना, अपने कार्यालय के फर्नीचर या पिलर की आपूर्ति बेचना अनुचित था। यहां बताया गया है कि नीतिगत विवरण कैसे लिखे जाएं जो सभी को समान नियमों से खेलेंगे।
आपको जिन वस्तुओं की आवश्यकता होगी
-
कंप्यूटर
-
वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर
एक कार्मिक समस्या की पहचान करें जिसे संबोधित करने की आवश्यकता है। यह या तो मौजूद समस्या हो सकती है (यानी, ड्रेस कोड उल्लंघन, अनुपस्थिति) या एक संभावित समस्या जो आगामी विलय, डाउनसाइज़िंग, आउटसोर्सिंग या एक नए उत्पाद या सेवा की शुरूआत से उत्पन्न हो सकती है।
एक अनौपचारिक समिति को शामिल करें जिसमें आपका एचआर व्यक्ति, एक वकील और समूह के प्रतिनिधि शामिल हों जो नई नीति से सीधे प्रभावित होंगे।
समूह को समझाएं कि आपको क्यों लगता है कि नई नीति आवश्यक है। एक ड्रेस कोड के उदाहरण का उपयोग करने के लिए, यह तर्क दिया जा सकता है कि ग्राहकों को आकर्षित करने और बनाए रखने के लिए कर्मचारियों को कंपनी की एक पेशेवर छवि पेश करने की आवश्यकता है। यदि ग्राहकों को पता चलता है कि कर्मचारियों ने अपनी उपस्थिति में कोई समय या देखभाल नहीं की है, तो वे आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि क्या इस तरह की ढिलाई उनकी बीमा पॉलिसी या उनके घर की बिक्री को संभालने के लिए है।
समस्या का समाधान कैसे किया जा सकता है, इस पर समिति से प्रतिक्रिया। उदाहरण के लिए, यह सुझाव दिया जा सकता है कि पुरुष कर्मचारियों को खुली शर्ट पहनने की अनुमति है, लेकिन ग्राहकों के साथ मीटिंग के लिए उनके पास हमेशा एक कोट और टाई उपलब्ध होना चाहिए। अन्य विचार सप्ताह में एक दिन (यानी, "कैज़ुअल फ्राइडे") को एक आरामदायक ड्रेस कोड के लिए या ऐसे कर्मचारियों को अनुमति देने के लिए हो सकते हैं, जिनके पास यह सुनिश्चित करने के लिए कोई ग्राहक संपर्क नहीं है कि किस प्रकार के परिधान उनके काम करने की स्थिति को सबसे अच्छा बनाएंगे।
सुझावों की समीक्षा करें और उन लोगों का चयन करें जो सबसे अधिक व्यावहारिक हैं। इस सूची के साथ समिति पर वापस जाएं और (1) पर चर्चा को आमंत्रित करें, जो सबसे अच्छा समझौता करता है और (2) नीति कैसे लागू की जाएगी।
अपनी नीति को रेखांकित करें। प्रारंभिक विवरण में स्पष्ट, स्पष्ट भाषा में समझाया जाना चाहिए कि नीति क्यों महत्वपूर्ण है। दूसरी धारा में यह बताया जाना चाहिए कि नई नीति क्या है, यह किस पर प्रभाव डालती है और किस तिथि को प्रभावी होगी। यदि नीति के कई घटक हैं (यानी, परिधान की एक सूची जो अब स्वीकार्य नहीं होगी), तो बुलेट बिंदुओं का उपयोग करें ताकि ये बाहर खड़े हों। नीति के तीसरे भाग में यह बताया जाना चाहिए कि नीति कैसे लागू होगी और इसका उल्लंघन करने पर क्या परिणाम होंगे।
अपने एचआर व्यक्ति और अटॉर्नी के साथ अपने पॉलिसी स्टेटमेंट के ड्राफ्ट की समीक्षा करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सभी आधारों को कवर किया गया है और यह कि भाषा समझने में आसान है।
यह निर्धारित करें कि नई नीति का विवरण कर्मचारियों के लिए कैसे प्रसारित होने वाला है। सबसे लोकप्रिय प्रारूप नियमित चैनलों के माध्यम से वितरित एक कार्यालय ज्ञापन है। दुर्भाग्य से, यह दृष्टिकोण आपको एक कर्मचारी के लिए खुला छोड़ सकता है, जिसमें वह जोर देकर कहता है कि उसने या तो इसे कभी नहीं देखा या यह दुर्घटना से बाहर निकल गया। इस परिदृश्य को संबोधित करने के लिए, आप कथन के नीचे प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक हस्ताक्षर लाइन शामिल कर सकते हैं "मैं इस नीति की प्राप्ति और समझ को स्वीकार करता हूं।" दो प्रतियाँ वितरित करें। उन्हें हस्ताक्षर करने और उनमें से एक को वापस करने के लिए कहें और दूसरे को फ़ाइल या उनके कर्मचारी मैनुअल में रखें।
टिप्स
-
कंपनी की नीति का उल्लंघन करने के परिणाम गंभीरता की डिग्री के अनुरूप होना चाहिए। मामूली उल्लंघन के लिए, यह श्रमिक के फाइल में रखी गई फटकार के एक पत्र के रूप में सरल कुछ हो सकता है, वेतन में एक गोदी या विशेषाधिकार का आहरण। मादक द्रव्यों के सेवन, चोरी या कंपनी की अखंडता से समझौता करने जैसे गंभीर कार्यों के लिए, परिणाम समाप्ति और कुछ मामलों में, आपराधिक आरोपों को दायर करना होगा।
