व्यय रिपोर्ट एक ग्राहक या नियोक्ता को सौंपी गई एक रिपोर्ट है जो ग्राहक या नियोक्ता के लिए एक कार्य पूरा करते समय एक कर्मचारी या ठेकेदार द्वारा भुगतान किए गए खर्चों का विवरण देता है। व्यापार के मालिकों द्वारा कर उद्देश्यों के लिए व्यय रिपोर्ट भी बनाए रखी जाती है।
समारोह
एक व्यय रिपोर्ट एक निश्चित गतिविधि के प्रदर्शन की लागतों का दस्तावेजीकरण करती है, जो उस व्यक्ति, संगठन या निगम को दी जाती है, जिसकी ओर से गतिविधि की गई थी। आम तौर पर एक व्यय रिपोर्ट केवल उन खर्चों का विवरण देती है जिन्हें तैयार करने वाले को प्रतिपूर्ति के लिए प्रतिपूर्ति की जानी चाहिए। आम तौर पर खर्चों की जाँच के लिए रसीद और लॉग एक व्यय रिपोर्ट के समर्थन में प्रदान किए जाते हैं।
प्रयोग
एक व्यय रिपोर्ट का उपयोग अक्सर ठेकेदारों और कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति के लिए किया जाता है, यह सुनिश्चित करके कि वे आंतरिक व्यय नीति के साथ-साथ व्यावसायिक व्यय की कटौती पर आंतरिक राजस्व सेवा नियमों का अनुपालन करते हैं। व्यय रिपोर्ट भी आईआरएस को यह सबूत देने के लिए बनाए रखी जाती है कि व्यवसाय के दौरान कुछ खर्च किए गए थे।
सबसे आम खर्च जिसके लिए कर्मचारियों की प्रतिपूर्ति की जाती है, यात्रा, भोजन और मनोरंजन खर्च हैं।
यात्रा व्यय
एयरफ़ेयर, निजी वाहन पर लाभ, टोल, कार किराए पर लेने की फीस, होटल के कमरे, सड़क पर खाया जाने वाला भोजन, होटल सेवा के कर्मचारियों को भुगतान की गई युक्तियाँ और हवाई अड्डा पार्किंग शुल्क, सभी खर्चों के उदाहरण हैं जो कई ग्राहक या नियोक्ता खर्च की प्रतिपूर्ति करेंगे। व्यय प्रदान किया जाता है।
भोजन और मनोरंजन खर्च
एक संभावित ग्राहक को दोपहर के भोजन के लिए बाहर ले जाना, या किसी सहकर्मी के साथ एक बार में एक पदोन्नति का जश्न मनाना और मनोरंजन खर्च दोनों उदाहरण हैं जो एक ग्राहक या नियोक्ता को खर्च रिपोर्ट के साथ प्रदान किए जाने पर प्रतिपूर्ति हो सकती है। प्रतिपूर्ति करने से पहले, नियोक्ता या ग्राहक को रसीदों की आवश्यकता हो सकती है जो दस्तावेज़ युक्तियां और अन्य सेवा शुल्क हैं।
क्रेडिट कार्ड व्यय खाते
कई संगठनों और निगमों को आवश्यकता होती है कि कर्मचारी कर्मचारी के नाम पर जारी किए गए क्रेडिट कार्ड का उपयोग करके व्यावसायिक खर्चों का भुगतान करते हैं। कर्मचारी अक्सर बिल का भुगतान करने के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार होता है।
संगठन या निगम बिल की एक प्रति प्राप्त करेंगे और इस क्रेडिट कार्ड बिल पर प्रतिबिंबित खर्च की प्रतिपूर्ति करेंगे, जब रसीद, लॉग और व्यावसायिक औचित्य जैसे दस्तावेजों का समर्थन एक व्यय रिपोर्ट के रूप में प्रदान किया जाता है।
चेतावनी
खर्चों को बढ़ाने से पहले ग्राहक / नियोक्ता की व्यय नीति या अपेक्षाओं को समझना महत्वपूर्ण है, जिसके लिए प्रतिपूर्ति की अपेक्षा की जाती है। बहुत कम चीजें एक ग्राहक-ठेकेदार या रोजगार संबंधों को पैसे से अधिक असहमति की तुलना में जल्दी से खट्टा कर सकती हैं।
खर्च की रिपोर्ट के साथ जमा रसीदों की एक प्रति रखने के लिए अक्सर एक अच्छा विचार होता है, यदि डुप्लिकेट जमा करना आवश्यक है।
