प्रभावी संचार प्रणाली एक सफल व्यवसाय का अभिन्न अंग हैं। प्रतिस्पर्धी और उत्पादक बने रहने के लिए, एक कंपनी को अपने स्वयं के कर्मचारियों के साथ-साथ ग्राहकों, विक्रेताओं और अन्य पेशेवरों के साथ संबंधित और संवाद करने के लिए एक संगठित, कुशल दृष्टिकोण विकसित करना होगा। सौभाग्य से, व्यावसायिक संचार समय के साथ विकसित हुआ है और इसमें विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक संदेश शामिल हैं, जो सरल और कोशिश-और-सच से तकनीकी रूप से परिष्कृत तक हैं।
बिजनेस फोन संदेश
यदि आपके व्यवसाय में एक से अधिक व्यक्ति हैं, तो आपको अंततः आने वाले फोन संदेशों को रिकॉर्ड करने और वितरित करने का सबसे अच्छा तरीका तय करना होगा। कुछ व्यवसाय किसी को स्क्रीन कॉल करने के लिए नियुक्त करते हैं, कॉल करने वालों के संदेश लिखते हैं और उन्हें उन कर्मचारियों को वितरित करते हैं जिनके लिए उनका इरादा है। अन्य व्यवसाय एक स्वचालित वॉयस मेल सिस्टम का उपयोग करते हैं, जहां कॉल करने वाले अपने संदेशों को वॉयस रिकॉर्डिंग के रूप में छोड़ देते हैं। वॉइस मेल के साथ, प्रत्येक कर्मचारी अपने स्वयं के संदेशों पर नज़र रखने के लिए जिम्मेदार है। कुछ छोटे व्यवसाय केवल व्यक्तिगत कर्मचारियों के बजाय कंपनी के अलग-अलग विभागों के लिए वॉइस मेल बॉक्स स्थापित करते हैं।
कार्यालय ज्ञापन
ज्ञापन (मेमो) एक प्रकार के पत्राचार कर्मचारी अपने स्वयं के विभाग के भीतर या एक ही कंपनी के विभागों के बीच संवाद करने के लिए उपयोग कर सकते हैं। मेमो आमतौर पर प्रकृति में संक्षिप्त होता है और इसमें बाहरी लिखित व्यापार पत्राचार का औपचारिक प्रारूपण नहीं होता है। हालाँकि, मेमो में एक प्रारूप और सामान्य संरचना होती है। प्रत्येक व्यवसाय प्रारूप अपनी स्वयं की वरीयताओं को याद करता है, लेकिन सामान्य तौर पर, मेमो प्राप्तकर्ता, प्रेषक और विषय को सबसे ऊपर दिखाते हैं, कभी-कभी बोल्ड टाइपसेट में। संदेश का मुख्य भाग सामान्य टाइपसेट में इस जानकारी से नीचे है। कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से मेमो वितरित कर सकते हैं या कंपनी के अंतर-कार्यालय मेल वितरण का उपयोग कर सकते हैं। कुछ व्यवसायों के भीतर, जैसे कि कानूनी और स्वास्थ्य देखभाल क्षेत्र, लोग अन्य पेशेवरों और कुछ मामलों में, क्लाइंट को संक्षिप्त संदेश भेजने के लिए मेमो का उपयोग करते हैं। लोग मेल द्वारा, ईमेल द्वारा और फैक्स द्वारा इस प्रकार के मेमो भेज सकते हैं।
बिजनेस ईमेल
आज, कई व्यवसाय ईमेल पत्राचार का उपयोग कंपनी के साथ-साथ ग्राहकों, विक्रेताओं और अन्य व्यवसायों के साथ संवाद करने के तरीके के रूप में करते हैं। यदि व्यवसाय में एक वेबसाइट है, तो कर्मचारियों के पास कंपनी के डोमेन नाम के साथ ईमेल पते हो सकते हैं, जैसे कि "नियोजयनेम @companys.com"। ईमेल पत्राचार हस्तलिखित पत्राचार की तुलना में कम औपचारिक होता है, एक ऐसा तथ्य जिसके अपने फायदे और नुकसान हैं। कई व्यवसाय जो अपने कर्मचारियों को कंपनी के ईमेल पते का उपयोग करने की अनुमति देते हैं, उन्हें कंपनी के ईमेल के लिए एक समान मानक स्थापित करना उपयोगी लगता है। कंपनियां केवल व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए कर्मचारियों के उपयोग को सीमित कर सकती हैं और एक कर्मचारी द्वारा किस प्रकार के ईमेल संलग्नक को सख्ती से विनियमित कर सकती हैं। यदि व्यवसाय का अपने कर्मचारियों के साथ एक गोपनीयता समझौता है, तो यह समझौता कंपनी के ईमेल पत्राचार के कर्मचारियों के उपयोग का विस्तार करेगा। एक व्यवसाय अपने अधिकारों के भीतर अच्छी तरह से कंपनी के ईमेल पते के साथ एक सकारात्मक प्रकाश में कंपनी का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक कर्मचारी की आवश्यकता होती है। कुछ व्यवसायों को उन कर्मचारियों की आवश्यकता हो सकती है जो अपने ईमेल में स्वचालित ईमेल हस्ताक्षर जोड़ने के लिए कंपनी ईमेल का उपयोग करते हैं। इस हस्ताक्षर में कंपनी में कर्मचारी का पूरा नाम और शीर्षक, साथ ही व्यवसाय का नाम, फ़ोन नंबर, वेबसाइट और अन्य प्रासंगिक जानकारी शामिल हो सकती है।
कारोबार पत्राचार
व्यावसायिक व्यवसाय पत्राचार का एक लंबा और औपचारिक इतिहास है। व्यवसाय अक्सर एक लेटरहेड डिज़ाइन को कमीशन करते हैं, जिस पर सभी व्यावसायिक पत्राचार मुद्रित होते हैं। लेटरहेड डिज़ाइन में कंपनी का लोगो और सामान्य संपर्क जानकारी शामिल हो सकती है, जैसे कि कंपनी का डाक पता, फ़ोन और फ़ैक्स नंबर और वेबसाइट का पता। कुछ कंपनियां कंपनी के भीतर व्यक्तियों के लिए मुख्य लेटरहेड टेम्पलेट को अनुकूलित करती हैं, संपर्क जानकारी में व्यक्तिगत एक्सटेंशन और व्यक्तिगत ईमेल पते जोड़ते हैं। लिखित व्यापार पत्राचार की एक औपचारिक संरचना है। हालांकि सटीक प्रारूप भिन्न हो सकता है, सामान्य तौर पर, तिथि पत्र के शीर्ष पर जाती है, और प्राप्तकर्ता का पूरा नाम, शीर्षक, कंपनी और मेलिंग पता तिथि के नीचे होता है। आपको प्राप्तकर्ता के नाम और पते के आगे "To:" जैसे विषय पंक्ति या फ़ील्ड लेबल नहीं जोड़ने होंगे। लिखित व्यवसाय पत्राचार शुरुआत में "प्रिय" के रूप में सलामीकरण का उपयोग करता है, इसके बाद प्राप्तकर्ता का नाम, और अंत में सलाम बंद करना, जैसे कि "ईमानदारी से," प्रेषक के नाम के साथ। प्रेषक व्यक्तिगत स्पर्श के लिए पत्र पर हाथ से हस्ताक्षर कर सकता है। यदि पत्र भेजने वाले के अलावा किसी ने इसे लिखा या टाइप किया है, तो टाइपिस्ट को हस्ताक्षरकर्ता के हस्ताक्षर, एक बृहदान्त्र और हस्ताक्षर के नीचे उसके खुद के प्रारंभिक अक्षरों को शामिल करना चाहिए। यदि एक ही पत्र कई प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाता है, तो इसे मुख्य प्राप्तकर्ता को संबोधित किया जाना चाहिए, फिर अन्य सभी प्राप्तकर्ता को "CC", जो "कार्बन कॉपी।"
