एक व्यापार के सामान्य रूप से अभी तक मूल्यवान पहलू की अनदेखी की आवाज मेल अभिवादन है। यादगार और पेशेवर रिकॉर्डिंग सकारात्मक प्रभाव डालती हैं। ग्रीटिंग को कंपनी में फिट करें जबकि मिश्रण में फेंके गए कुछ व्यक्तित्व के साथ शैली को जोड़ते हुए। सर्वश्रेष्ठ आउटगोइंग रिकॉर्डिंग में पेशेवर स्पर्श खोए बिना स्वाद की सही मात्रा होती है।
मूल सामग्री
एक बिजनेस वॉयस मेल में कई सामग्री होनी चाहिए जो सूचित करती हैं। उस व्यक्ति का नाम शामिल करें जिसका एक्सटेंशन डायल किया गया था, कंपनी का नाम और विभाग। एक संदेश छोड़ने के लिए फोन करने वाले को आमंत्रित करें; अक्सर फोन करने वाले को एहसास नहीं होता कि वह वॉयस मेल पर पहुंच गया है। क्लाइंट को बताएं कि वे कब कॉल बैक कर सकते हैं, और यदि संभव हो तो एक वैकल्पिक संपर्क की पेशकश करें। कंपनी की वेबसाइट या ईमेल जोड़ें। संक्षिप्तता के लिए सिर्फ एक अतिरिक्त संपर्क छोड़ें, क्रिस्टोफर नल को चेतावनी देते हुए, पीसी वर्ल्ड में लिख रहे हैं। एक ग्रीटिंग शॉर्ट और टू-द-पॉइंट का निर्माण करें।
नो-नग
ग्रीटिंग रिकॉर्ड करने के लिए सेल फोन का उपयोग करने से बचें। ग्रीटिंग रिकॉर्डिंग के लिए एक लैंड लाइन को प्राथमिकता दी जाती है। लैंड लाइन की तुलना में साउंड की गुणवत्ता सेल फोन पर उतनी अच्छी नहीं है। पेशेवर अभिवादन की आवाज़ गूँजती या फूटी नहीं होनी चाहिए। मानक अभिवादन से बचें। वे स्वचालित, अवैयक्तिक और ठंडे ध्वनि करते हैं। सुनिश्चित करें कि कोई पृष्ठभूमि शोर दर्ज नहीं किया गया है। एक खराब रिकॉर्ड किया गया फोन ग्रीटिंग ग्राहकों को घुमा सकता है और दूर ले जा सकता है। "Um" और "uhs" से बचें। रिकॉर्डिंग से पहले एक स्क्रिप्ट तैयार करें ताकि यह आसानी से बह सके।
जनरल अभिवादन
सामान्य अभिवादन का उपयोग रोजमर्रा के मिस्ड कॉल के लिए दैनिक आधार पर किया जाता है जबकि फोन अप्राप्य होता है। यह अभिवादन आम तौर पर कंपनी के बाहर से कॉल करने वाले लोगों के लिए खेला जाता है।
"आप (कंपनी), जहां (नारा) पहुंचे हैं। यह (नाम), आपका मार्गदर्शक (विभाग) है। दुर्भाग्य से, मैं अभी फ़ोन पर नहीं पहुंच सकता, लेकिन मुझे अपने नाम और टेलीफ़ोन नंबर के साथ एक संदेश छोड़ दो, और मैं जल्द से जल्द आपका कॉल वापस कर दूंगा। या (ईमेल पते पर) मुझे एक ईमेल भेजने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। ”
कार्यालय से बाहर अभिवादन
कार्यालय से बाहर के संदेशों का उपयोग तब किया जाता है जब कोई व्यक्ति पूर्व निर्धारित समय के लिए कार्यालय से चला जाएगा। अधिकांश वॉयस मेल सेवाएं एक ग्रीटिंग को एक निर्धारित समय के लिए खेलने की अनुमति देती हैं, इसलिए किसी को आउट ऑफ द ऑफिस ग्रीटिंग को बंद करने के लिए याद नहीं करना पड़ता है।
“हाय, यह (नाम) (विभाग) में है। मैं (तारीख) तक कार्यालय से बाहर हूं। मैं पूरे दिन अपने वॉइस मेल्स की जांच करूंगा, इसलिए कृपया मुझे एक संदेश छोड़ दें और मैं जल्द से जल्द आपकी कॉल वापस कर दूंगा। यदि आपको अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता है, तो आप (फोन नंबर) पर संपर्क (वैकल्पिक व्यक्ति) से संपर्क कर सकते हैं, या आप हमारी वेबसाइट (URL) पर जा सकते हैं।"
