जब आप एक ध्वनि मेल छोड़ रहे हैं, तो पेशेवर रूप से खुद का प्रतिनिधित्व करना महत्वपूर्ण है। यदि आप गंभीरता से लिया जाना चाहते हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि किसी संदेश को सही तरीके से कैसे छोड़ना है, क्या कहना है और अपने संदेश को कैसे समाप्त करना है।
कैसे एक ध्वनि मेल छोड़ें
आप कॉलबैक के लिए अनुरोध करने वाले एक संदेश को छोड़ने की संभावना रखते हैं, इसलिए जिस तरह से आप फोन पर खुद को पेश करते हैं, वह कॉल बैक करने वाले व्यक्ति की संभावना को प्रभावित करेगा। सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि फ़ोन कॉल करने से पहले आप क्या कहने जा रहे हैं। अपना नाम और अपनी कंपनी का नाम या जिस कंपनी से आप कॉल कर रहे हैं, यह कहकर शुरू करें। अपने फोन नंबर को दो बार अवश्य कहे ताकि रिसीवर के पास नंबर लिखने के लिए पर्याप्त समय हो।
यदि आपके पास एक अद्वितीय नाम है, तो इसे वर्तनी दें क्योंकि आप पहली बार अपना फोन नंबर देते हैं। यहां तक कि अगर आप घबराए हुए हैं, तो धीरे-धीरे बात करें जैसे कि आप जानकारी लिख रहे थे। तेजी से बात करना उस व्यक्ति को भ्रमित कर सकता है जिसे आप संपर्क करने की कोशिश कर रहे हैं। एक ध्वनि मेल 30 सेकंड से 45 सेकंड से अधिक नहीं होना चाहिए। सीधे अपने कॉल के बिंदु पर जाएं।
आप एक फोन संदेश के रूप में व्यावसायिकता का अभ्यास करें
हालाँकि यह एक फोन संदेश के बिंदु पर पहुंचने के लिए अच्छा है, आप कभी भी अपना नाम, नंबर नहीं बताना चाहते हैं और न ही व्यक्ति को कॉल बैक करने के लिए कह सकते हैं। अधिक जानकारी की आवश्यकता है। आपको संक्षेप में वर्णन करना चाहिए कि आप क्यों बुला रहे हैं। अपनी जानकारी छोड़ने के बाद, आप उस व्यक्ति को बता सकते हैं कि आप किस समय तक उपलब्ध रहेंगे, लेकिन यह भी बता दें कि वह अपनी सुविधानुसार कॉल कर सकता है।
संदेश के अंत में अपना नंबर छोड़ दें, कॉल का अनुरोध करें लेकिन यह भी उल्लेख करें कि आप कल फिर से कोशिश करेंगे। फिर से कोशिश करने से ज्यादा समर्पण कुछ नहीं दिखता।
हमेशा प्रशंसा के साथ समाप्त होता है जैसे कि धन्यवाद। एक और तरीका है कि आप कॉल को समाप्त कर सकते हैं, उसे बताएं कि आप जानते हैं कि वह व्यस्त है लेकिन आप कॉल बैक की सराहना करेंगे। जिस भी तरीके से आप अपने ध्वनि मेल को समाप्त करने का विकल्प चुनते हैं, सुनिश्चित करें कि आप मुस्कुराते हैं जैसा कि आप कहते हैं। एक मुंह जो फुला रहा है वह एक मुस्कुराते हुए मुंह से अलग आवाज है। लोग समझ सकते हैं कि क्या कोई खुश है और दूसरी पंक्ति में मुस्कुरा रहा है, इसलिए यदि आप कॉलबैक की बढ़ी हुई संभावना चाहते हैं तो मुस्कुराएं।
कैसे एक ध्वनि मेल अभिवादन को समाप्त करने के लिए
जैसा कि आप अपने कार्यालय-बंद ध्वनि मेल संदेश के लिए अपना ध्वनि मेल अभिवादन सेट कर रहे हैं, जैसे कि ओवरप्ले किए गए वाक्यांशों से बचें, जैसे "आपका कॉल मेरे लिए महत्वपूर्ण है।" अपने कॉल को याद करके माफी माँगने से अपना अभिवादन शुरू करें, एक अनुमानित समय सीमा दें जब कॉल करने वाले कॉलबैक की उम्मीद कर सकते हैं और कुछ और जो उनके लिए जानना महत्वपूर्ण है। अपने ग्रीटिंग को कम और बिंदु पर रखें, ताकि आपके कॉल करने वालों को एक संदेश छोड़ने की अधिक संभावना हो। औसत ग्रीटिंग लगभग 25 सेकंड होना चाहिए।
ध्वनि मेल अभिवादन का एक उदाहरण हो सकता है, "हाय, आप पहुंच गए हैं (व्यवसाय का नाम)। मुझे खेद है कि मैंने आपका कॉल मिस कर दिया। कृपया अपना नाम और सबसे अच्छा फोन नंबर छोड़ दें, जिस पर आप पहुंच सकते हैं। मैं आपके भीतर वापस आ जाऊंगा।" 24 घंटे। धन्यवाद।"
