कर्मचारियों को काम पर रखने और बनाए रखने वाली सभी कंपनियों को अपने द्वारा रखे गए प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक कर्मचारी या कर्मियों की फाइल रखनी चाहिए। मानव संसाधन प्रबंधकों को सावधान रहना चाहिए कि वे किसी सामान्य कर्मचारी फ़ाइल में संवेदनशील जानकारी को शामिल न करें, जैसे कि चिकित्सा, वित्तीय, आपराधिक या सुरक्षा निकासी रिकॉर्ड। राज्य और संघीय कानून के अनुसार, इस प्रकार की जानकारी को सुरक्षित स्थान पर संग्रहीत किया जाना चाहिए। कर्मचारी समीक्षा की अनुमति देने या रोजगार मुकदमे में सबूत के रूप में उपयोग करने के लिए अन्य प्रकार की गैर-संवेदनशील जानकारी को समर्पित कर्मचारी फ़ाइल में रखा जाना चाहिए।
प्रारंभिक रोजगार रिकॉर्ड
पूर्व-रोजगार संचार के बारे में जानकारी, स्थिति विवरण, एक प्रारंभिक नौकरी आवेदन की प्रतियां, फिर से शुरू, साक्षात्कार नोट्स, नौकरी की पेशकश, हस्ताक्षरित किसी भी सत्यापन प्रपत्र, जैसे कि कर्मचारी पुस्तिका को पढ़ना और समझना, एक कर्मचारी की फ़ाइल में रखा जाना चाहिए।
वेतन, पेरोल और कर जानकारी
इस प्रकार के दस्तावेजों में टाइम शीट रिकॉर्ड, कर्मचारी द्वारा पूर्ण किए गए डब्ल्यू -4 फॉर्म, उपस्थिति रिकॉर्ड, प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण, वार्षिक डब्ल्यू -2 स्टेटमेंट्स और चाइल्ड सपोर्ट मैंडेट्स हैं जो कर्मचारी के घर-घर मजदूरी को प्रभावित करते हैं।
प्रदर्शन मूल्यांकन, समीक्षा और घटनाएं
यदि आपकी कंपनी आवधिक प्रदर्शन समीक्षा करती है, तो किसी कर्मचारी के बारे में प्रत्येक समीक्षा की एक प्रति कर्मचारी की कार्मिक फ़ाइल में रखी जानी चाहिए। इसके अतिरिक्त, अन्य कर्मचारियों या प्रबंधन के साथ विवादों, व्यवहार संबंधी मुद्दों, अनुपस्थिति के पैटर्न, खराब कार्य प्रदर्शन और लिखित चेतावनियों के बारे में किसी भी घटना को फ़ाइल में नोट किया जाना चाहिए।
प्रशिक्षण और शिक्षा
कई पदों के लिए प्रारंभिक और चल रहे प्रशिक्षण, शिक्षा या प्रमाणन की आवश्यकता होती है। नियोक्ता को उन सभी प्रशिक्षण कार्यक्रमों का रिकॉर्ड रखना चाहिए जो एक कर्मचारी पूरा करता है। यदि कर्मचारी को नौकरी से संबंधित एक विशिष्ट पाठ्यक्रम के लिए पूरा होने का प्रमाण पत्र जारी किया गया था, तो फाइल में एक प्रति रखी जानी चाहिए।
आपातकालीन संपर्क और लाभ
सभी नियोक्ताओं को फ़ाइल पर प्रत्येक कर्मचारी के लिए आपातकालीन संपर्कों की एक सूची रखनी चाहिए, भले ही काम का माहौल खतरनाक हो। इसके अतिरिक्त, कर्मचारी की स्थिति से जुड़े सभी लाभ दर्ज किए जाने चाहिए। लाभों में भुगतान की गई छुट्टी, चिकित्सा बीमा, ट्यूशन प्रतिपूर्ति कार्यक्रम और अन्य कवरेज शामिल हो सकते हैं।
