चर्चों की वित्तीय नीतियां और प्रक्रियाएं लंबे समय से विवादास्पद रही हैं। चर्चों को कर्मचारियों और मण्डली को आश्वस्त करने के लिए सख्त नीतियों और प्रक्रियाओं का पालन करना चाहिए कि उनके दान को ठीक से संभाला जा रहा है, खासकर चेक-लेखन के साथ। नीतियों की स्थापना में मौजूदा नीतियों के लिए चर्च बाई-लॉ और संविधान का परीक्षण करें। कई चर्चों की आवश्यकता है कि चर्च की नीतियों के परिशिष्ट एक निश्चित आयु के सदस्यों द्वारा मतदान किए जाते हैं।
नीतियाँ
लेखन नीतियों की जांच करें, जिसे नकद संवितरण नीतियां भी कहा जाता है, अपने लोगों के मन में किसी भी संदेह को खत्म करना चाहिए। चर्च के चेकिंग अकाउंट में हर समय न्यूनतम बैलेंस रखना चाहिए। पॉलिसियों में सप्ताह के एक सेट पर वित्तीय सचिव लेखन चेक, सचिव और एक चुने हुए अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं।
एक निर्धारित राशि से अधिक का चेक, उदाहरण के लिए, $ 1,000, एक विशिष्ट व्यक्ति द्वारा तीन हस्ताक्षर या अनुमोदन की आवश्यकता होनी चाहिए। यदि कोई व्यक्ति प्रतिपूर्ति का अनुरोध करता है, तो अनुरोध को रसीद और हस्ताक्षरकर्ता के हस्ताक्षर के साथ प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यदि क्रेडिट कार्ड आवश्यक हैं, तो किसी भी वित्त शुल्क से बचने के लिए महीने के अंत में सभी क्रेडिट कार्ड का भुगतान किया जाना चाहिए। यात्रा और व्यावसायिक मनोरंजन से संबंधित किसी भी खर्च के लिए स्पष्ट दिशानिर्देश होने चाहिए। चर्च के वित्तीय कार्यालय को जल्दी या संपूर्ण रूप से भुगतान करने के लिए दी गई किसी भी बैंक छूट का लाभ उठाना चाहिए।
प्रक्रियाएं
नीतियां "क्या" हैं जो एक कंपनी करती है, प्रक्रियाएं "कैसे" हैं। नॉन-फॉर-प्रॉफिट अकाउंटिंग सिस्टम में निवेश करें। कई प्रणालियाँ चर्चों और उनकी आवश्यकताओं के लिए विशेष रूप से उपलब्ध हैं। प्रक्रियाओं में जवाबदेही स्थापित करने के लिए लिखी गई सभी जाँचों के लिए दो हस्ताक्षरकर्ताओं की आवश्यकता शामिल होनी चाहिए।
एक स्टाफ सदस्य पेरोल चला सकता है, और दूसरा इसे मंजूरी दे सकता है। मुख्य वित्तीय अधिकारी को साप्ताहिक या द्वि-साप्ताहिक सभी सामान्य खाता बही (विस्तृत लेनदेन सूची) की समीक्षा करनी चाहिए। आपके द्वारा चर्च स्थापित किए जाने के तरीके के आधार पर, आपको हर महीने विस्तृत आय और व्यय रिपोर्ट के साथ अपने डेकोन या बुजुर्गों के बोर्ड को प्रस्तुत करना चाहिए। या तो सीएफओ या एक डेकोन को आपके लेखा कार्यक्रम के साथ बैंक स्टेटमेंट को समेटना चाहिए।
समस्या का
यदि संभव हो तो, लाभ कंपनियों की नीतियों और प्रक्रियाओं के बाद एक चर्च की नीतियों और प्रक्रियाओं को मॉडल करें। जबकि वेतन और लाभ गोपनीय होना चाहिए, बोर्ड के कई लोगों को यह तय करना चाहिए कि पादरी और कर्मचारियों को क्या भुगतान किया जाता है। चेक को कभी भी "बियरर" या "कैश" के लिए नहीं लिखा जाना चाहिए। तैयार होने से पहले चेक पर कभी हस्ताक्षर नहीं करना चाहिए। यदि कोई समस्या या चिंता उत्पन्न होती है, तो आपको प्रमाणित सार्वजनिक लेखाकार की सलाह लेनी चाहिए।
