एक व्यावसायिक पत्र में संलग्नक शामिल हो सकते हैं जो पत्र के भीतर जानकारी को फिर से शुरू करते हैं या बेहतर समझ के लिए अतिरिक्त विवरण प्रदान करते हैं। संलग्नक शब्द अक्सर संलग्नक शब्द के साथ जुड़ा हुआ है। उनकी समानता के बावजूद, वे एक और एक ही चीज़ नहीं हैं। दोनों के बीच के अंतरों को समझना और उन्हें अपने व्यावसायिक पत्रों में कैसे उद्धृत करना है, यह अधिक पेशेवर लगेगा और यहां तक कि आपको एक प्रतिस्पर्धात्मक बढ़त भी देगा।
टिप्स
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संलग्नक या व्यापार पत्र में संलग्नक का हवाला देते समय, कोष्ठक के भीतर संलग्न फ़ाइल या दस्तावेज़ का नाम नोट करें।
संलग्नक बनाम संलग्नक
पहले, सुनिश्चित करें कि आप संलग्नक और बाड़ों के बीच अंतर को समझते हैं। जबकि दोनों आपको अधिक जानकारी और अतिरिक्त संसाधन प्रदान करने की अनुमति देते हैं, वे विभिन्न चीजों का प्रतिनिधित्व करते हैं।
जैसा कि इसके नाम से पता चलता है, एक अनुलग्नक एक पत्र से जुड़ा एक दस्तावेज या फ़ाइल है। इसे पत्र का हिस्सा माना जाता है क्योंकि यह मुख्य बिंदुओं पर प्रकाश डालता है, अधिक जानकारी प्रदान करता है या आपके कथन का समर्थन करता है। जब आप पत्र लिखते हैं, तो संलग्न दस्तावेजों का संदर्भ लें। उदाहरण के लिए, आप एक अनुबंध संलग्न कर सकते हैं और पत्र में इसका उल्लेख कर सकते हैं कि यह क्या है, इसकी प्रासंगिक जानकारी के साथ।
दूसरी ओर, संलग्नक अलग दस्तावेज हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक संभावित नए साथी को एक व्यावसायिक पत्र भेज रहे हैं, तो आप विवरणिका, बाजार अध्ययन या तुलना चार्ट संलग्न कर सकते हैं। पत्र में इस दस्तावेज़ को संदर्भित करना आवश्यक नहीं है। पसंद आप पर निर्भर है।
पाठ में संलग्न
पाठ के भीतर किसी अन्य दस्तावेज़ से जानकारी का हवाला देते समय, डाक या इलेक्ट्रॉनिक मेल पत्राचार में कोष्ठक का उपयोग करें। कोष्ठक के भीतर संलग्न फ़ाइल या दस्तावेज़ का नाम नोट करें। एक पत्र की मानें तो एक टेलीफोन शिकायत का उल्लेख है, प्रशस्ति पत्र में शिकायत दस्तावेज का नाम शामिल होगा, जैसे: (संलग्न: ग्राहक सेवा जर्नल, 1/5/2017)।
इन-टेक्स्ट उद्धरण पत्र की सामग्री में अतिरिक्त जानकारी जोड़ते हैं। प्रशस्ति पत्र स्प्रेडशीट डेटा, टेप या अन्य पत्रों को संदर्भित कर सकता है। दस्तावेज़ का वर्णन करने वाले आसानी से पढ़े जाने वाले फ़ाइल नामों का उपयोग करें। यदि दस्तावेज़ मुद्रित किया गया है, तो उसे उसी तरीके से शीर्षक दें। यह "अटैचमेंट ए" जैसे वर्णनात्मक अक्षरों के साथ अटैचमेंट को स्वीकार करने के लिए भी स्वीकार्य है।
एकाधिक अनुलग्नकों का संदर्भ कैसे दें
संलग्नक के इन-पाठ उद्धरण का उपयोग करने के अलावा, पत्र के अंत में अपने पाठक को अनुलग्नकों की याद भी दिलाता है। निचले बाएं कोने पर हस्ताक्षर नाम के तहत, "अनुलग्नक" लिखें। पत्र के अंत में सभी अनुलग्नकों का नाम सूचीबद्ध करना वैकल्पिक है, लेकिन यह विशेष रूप से अच्छा है अगर उनमें से कई हैं। यह प्राप्तकर्ता को यह बेहतर विचार देगा कि क्या अपेक्षा की जाए और उसे किन फाइलों की सबसे ज्यादा जरूरत है।
कैसे संलग्नक का उपयोग करें
बाड़ों को अक्सर वास्तविक पाठ में संदर्भित नहीं किया जाता है, लेकिन यह एक कठिन नियम नहीं है। यदि संलग्नक को व्यावसायिक पत्र या ज्ञापन के भीतर उद्धृत किया जाता है, तो संलग्नक के लिए वर्णित उसी विधि का उपयोग करें। एक बाड़े के उदाहरण में एक फिर से शुरू या एक आवेदन शामिल है। इन फ़ाइलों को बाएं निचले मार्जिन के साथ हस्ताक्षरकर्ता के मुद्रित नाम के तहत पत्र के अंत में संदर्भित किया जाता है।
एक संलग्नक के लिए "संलग्नक" और एक से अधिक के लिए "संलग्नक" का उपयोग करें। यह संलग्न वस्तुओं की कुल संख्या को जोड़ने के लिए भी स्वीकार्य है, जैसे कि संलग्नक: 4. यदि कोई पत्र पत्र में उद्धृत किया गया है, लेकिन वास्तव में इसके साथ संलग्न नहीं है, तो इसे "w / o Enclosures" के रूप में नोट करें।
अनुशंसित सरकारी प्रारूप
सरकारी पत्राचार में, कभी-कभी एक व्यापारिक पत्र और ज्ञापन के बीच एक भेदभाव किया जाता है। पत्रों के साथ, हवाले को "संलग्नक" कहा जाता है, जबकि मेमो आमतौर पर उन्हें "संलग्नक" के रूप में संदर्भित करता है। इन दस्तावेज़ों को अक्सर पाठ के भीतर निर्दिष्ट अक्षर के अनुसार संदर्भित किया जाता है, जैसे कि "अटैचमेंट ए।"
सभी अटैचमेंट्स या बाड़ों की सूची बनाएं, भले ही "अटैचमेंट: 2. 2" बताते हुए दूसरे पेज को ठीक से करने की आवश्यकता हो। यदि एक संदर्भित दस्तावेज़ उपलब्ध नहीं है, तो इसे "w / o encl" सहित नोट किया जाता है। प्राप्त करने वाले पक्ष को यह बताने के लिए कि दस्तावेज़ उपलब्ध नहीं है और इसलिए संलग्न नहीं है। टेम्पलेट विशिष्टताओं या विशिष्ट प्रारूप दिशानिर्देशों के लिए विशिष्ट सरकारी संस्थाओं के साथ की जाँच करें।
