एक ऑडिट एक कंपनी के संचालन के कुछ पहलू का एक उद्देश्य विश्लेषण और परीक्षा है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि संगठन अपेक्षित मानकों के अनुपालन में किस हद तक है। ऑडिट के अलग-अलग उद्देश्य हो सकते हैं। एक वित्तीय ऑडिट किसी कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड को देखकर सुनिश्चित करता है कि वे सही हैं। एक अनुपालन ऑडिट यह सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि कंपनी लागू नियमों या कानूनों का अनुपालन कर रही है। ज्यादातर मामलों में, एक ऑडिट में कई चरण या चरण होते हैं जो सबसे सटीक, उद्देश्य और विश्वसनीय परिणाम सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किए जाते हैं। एक विशिष्ट ऑडिट की प्रक्रिया इस बात पर निर्भर करेगी कि किस प्रकार का ऑडिट किया जा रहा है, साथ ही मानकों का क्या सेट ऑडिटर के काम को नियंत्रित करता है।
अधिसूचना
ऑडिट कंपनी या संगठन के ऑडिट किए जाने के कुछ प्रकार की अधिसूचना जारी करने के साथ शुरू होते हैं। अधिसूचना पत्र आम तौर पर ऑडिट के उद्देश्य को निर्दिष्ट करेगा, जब यह आयोजित किया जाएगा और एक प्रारंभिक बैठक की तारीख और समय ऑडिटर कंपनी के नेताओं के साथ अनुसूची करना चाहेंगे।
अधिसूचना यह भी सूचीबद्ध करेगी कि लेखा परीक्षक किन दस्तावेजों की जांच करना चाहता है। एक निगम के लिए, इसमें निगमन के लेख, किसी भी बोर्ड मीटिंग के रिकॉर्ड किए गए मिनट, एक संगठनात्मक चार्ट, पत्राचार, बिक्री रिकॉर्ड और बहुत कुछ शामिल हो सकते हैं।
योजना प्रक्रिया
अधिसूचना भेजे जाने के बाद, लेखा परीक्षक को ऑडिट की योजना बनाने में कुछ समय लगेगा। यह संगठनात्मक नेतृत्व के साथ बैठक से पहले उस बैठक के लिए उपयुक्त रणनीति तैयार करने के लिए किया जाता है और इसके बाद फील्डवर्क होता है। लेखा परीक्षकों को भी जांच और चिंता के प्रमुख क्षेत्रों और उन क्षेत्रों का विश्लेषण करने के लिए विशिष्ट जानकारी की जांच करने की आवश्यकता होती है। इससे कंपनी को अनुरोधित दस्तावेजों को इकट्ठा करने का समय भी मिल जाता है।
प्रारंभिक मुलाकात
नियोजन चरण आमतौर पर कंपनी के वरिष्ठ प्रबंधन और लेखा परीक्षकों के बीच एक प्रारंभिक बैठक होती है। प्रशासनिक अमला भी उपस्थित हो सकता है। बैठक का उद्देश्य ऑडिटर्स को प्रक्रिया को समझाने का मौका देना है, साथ ही संगठन को उनके पास होने वाली किसी भी व्यावहारिक, रणनीतिक या समयबद्ध चिंताओं को व्यक्त करने का मौका देना है।
फ़ील्डवर्क
फील्डवर्क पहला सक्रिय ऑडिटिंग चरण है। एक अधिक विस्तृत कार्यक्रम आमतौर पर तैयार किया जाता है ताकि ऑडिटर की उपस्थिति व्यवसाय के लिए बहुत बाधित न हो। प्रमुख कर्मचारियों के साथ साक्षात्कार व्यावसायिक प्रक्रियाओं और प्रथाओं की जांच के लिए हो सकते हैं। ऑडिटर नमूना दस्तावेज़ जांच भी कर सकते हैं, यह सुनिश्चित करने के लिए कि कंपनी के दस्तावेज़ निर्माण और अवधारण प्रथाओं ध्वनि हैं।
फ़ील्डवर्क कुछ लेखा परीक्षकों या एक बड़ी टीम द्वारा आयोजित किया जा सकता है, जो ऑडिट के आकार और दायरे पर निर्भर करता है।
संचार
हालांकि कंपनी के परिसर में ऑडिटिंग टीम द्वारा फील्डवर्क किया जाता है, प्रक्रियाओं को स्पष्ट करने और आवश्यक दस्तावेजों तक उचित पहुंच सुनिश्चित करने के लिए टीम को कॉर्पोरेट ऑडिटर के साथ नियमित संपर्क में रहना चाहिए।
ड्राफ्ट ऑडिट
जब ऑडिटिंग टीम फील्डवर्क और दस्तावेज़ समीक्षा पूरी करती है, तो ऑडिटर एक मसौदा ऑडिट रिपोर्ट तैयार करते हैं। यह दस्तावेज़ ऑडिट के उद्देश्य, उन प्रक्रियाओं का उपयोग करता है जो ऑडिटर उपयोग करते हैं, दस्तावेजों की समीक्षा और ऑडिट के निष्कर्ष। इसमें अनसुलझे मुद्दों की प्रारंभिक सूची भी शामिल होगी। मसौदा रिपोर्ट को समीक्षा और सुझाए गए संशोधनों के लिए टीम के बीच परिचालित किया जाता है।
प्रबंधन प्रतिक्रिया
ऑडिटिंग टीम ऑडिट रिपोर्ट में अंतिम संशोधन करने के बाद, अंतिम दस्तावेज प्रबंधन को उसकी समीक्षा और प्रतिक्रिया के लिए दिया जाता है। ऑडिट दस्तावेज़ आमतौर पर प्रबंधन से ऑडिट के निष्कर्षों और निष्कर्षों में से प्रत्येक का जवाब देने के लिए कहता है, चाहे वह सहमत समस्याओं के साथ सहमत हो या असहमत हो, किसी भी मनाया समस्याओं या कमियों को ठीक करने की योजना और अपेक्षित तिथि जिसके द्वारा सभी मुद्दों को संबोधित किया जाएगा।
मीटिंग से बाहर निकलें
प्रबंधन की प्रतिक्रिया के बाद, जो औपचारिक रूप से अंतिम ऑडिट रिपोर्ट से जुड़ी हो सकती है, किसी भी मौजूदा ढीले छोर को बंद करने या सवालों के जवाब देने के लिए कंपनी के साथ औपचारिक निकास बैठक निर्धारित की जा सकती है, प्रबंधन प्रतिक्रिया पर चर्चा करें और ऑडिट के दायरे को संबोधित करें।
ऑडिट रिपोर्ट का वितरण
अंतिम ऑडिट रिपोर्ट सभी आवश्यक हितधारकों को वितरित की जाती है, यदि लागू हो, तो क्षेत्र के अंदर और बाहर शामिल है।
प्रतिक्रिया
अंत में, ऑडिट कंपनी ऑडिट रिपोर्ट में सुझाए गए बदलावों को लागू करती है, फिर ऑडिटर समीक्षा करते हैं और परीक्षण करते हैं कि उन परिवर्तनों ने पहचानी गई समस्याओं या मुद्दों को कैसे हल किया। कंपनी और ऑडिटर्स के बीच प्रतिक्रिया तब तक जारी रहती है जब तक कि सभी मुद्दे हल नहीं हो जाते हैं और अगला ऑडिट चक्र शुरू हो जाता है।
