व्यवसाय अक्सर किसी विशिष्ट कार्य या उद्देश्य को पूरा करने के लिए टीमों को इकट्ठा करते हैं। परियोजना कई चरणों से आगे बढ़ती है और प्रगति की निगरानी निरंतर आधार पर की जाती है। परियोजना को परिभाषित करने से लेकर परियोजना की सफलता के मूल्यांकन तक परियोजनाओं को कई चरणों के माध्यम से निर्देशित किया जाता है। परिभाषा या दीक्षा चरण प्रक्रिया शुरू होती है, जिसमें टीम के सदस्यों की पहचान की जाती है और एक परियोजना प्रबंधक का चयन किया जाता है। नियोजन चरण के दौरान, उद्देश्य निर्धारित किए जाते हैं और जिम्मेदारियां सौंपी जाती हैं। निष्पादन चरण के दौरान निगरानी तब होती है, जब परियोजना का काम पूरा हो जाता है। मूल्यांकन का अंतिम चरण तब आता है जब परियोजना पूरी हो जाती है और यह देखने के लिए मूल्यांकन किया जाता है कि क्या उद्देश्य प्राप्त किए गए थे।
सूचना की निगरानी
निष्पादन चरण में, जब परियोजना के वास्तविक कार्य प्रगति पर हैं, तो यह सुनिश्चित करने के लिए जानकारी की निगरानी करना महत्वपूर्ण है कि क्या पूरा किया जा रहा है। परियोजना प्रबंधक टीम के सदस्यों और ग्राहकों के साथ संवाद करके परियोजना को सुविधाजनक बना सकता है। हाथों पर निगरानी के माध्यम से, टीम के नेता यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि व्यक्तिगत प्रतिभागी परियोजना की मूल योजना के साथ रहें और पूर्व निर्धारित लक्ष्यों पर केंद्रित रहें। परियोजना प्रबंधक परियोजना के सभी पहलुओं का पालन करने और आने वाली किसी भी समस्या का समाधान करने के लिए सावधानी से ध्यान देता है।
निगरानी की प्रगति
समय प्रबंधन की निगरानी परियोजना प्रबंधक द्वारा निष्पादित की जाती है ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि परियोजना आगे बढ़ रही है। समय पत्रक का उपयोग उस समय के लिए किया जाता है, जब टीम के सदस्य परियोजना के भीतर कार्यों पर खर्च करते हैं। टीम लीडर किसी भी समय प्रबंधन समस्याओं की पहचान कर सकता है और उनका समाधान कर सकता है।
बजट की निगरानी
लागत प्रबंधन परियोजना प्रबंधक द्वारा निष्पादित किया जाता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि परियोजना बजट में या उससे कम है। परियोजना के भीतर लागतों की पहचान की जाती है और खरीदारी करने से पहले खर्चों को मंजूरी दी जाती है। परियोजना प्रबंधक परियोजना द्वारा किए गए सभी लागतों का एक केंद्रीय रिकॉर्ड रखता है। वह तब निर्धारित कर सकता है कि क्या खर्च पर्याप्त रूप से बजट में हैं, और यदि नहीं, तो आवश्यक व्यय के लिए विशेष अनुमोदन प्रदान करें।
निगरानी की गुणवत्ता
परियोजना की प्रगति के रूप में गुणवत्ता की निगरानी के लिए, टीम और परियोजना प्रबंधक को निष्पादन चरण से पहले गुणवत्ता दिशानिर्देश स्थापित करना चाहिए। एक बार जब टीम लीडर जानता है कि गुणवत्ता को कैसे मापा जाना है, तो वह टीम के आउटपुट की गुणवत्ता को मापने के लिए कार्रवाई कर सकता है, किसी भी गुणवत्ता के मुद्दे की पहचान कर सकता है और कोई आवश्यक सुधार कर सकता है।
