यहां तक कि ईमेल और टेक्सटिंग के युग में, हार्ड-कॉपी व्यवसाय पत्रों का अपना स्थान है। डिजिटल से हार्ड-कॉपी मोड में शिफ्ट करना एक चुनौती हो सकती है: एक ईमेल आकस्मिक ध्वनि कर सकता है, लेकिन एक लिखित पत्र के लिए सम्मान और वर्ग की आवश्यकता होती है। मूल ध्वनि करने की कोशिश करने के बारे में चिंता न करें - आप आजमाए हुए और वास्तविक स्वरूपों और व्यावसायिक संचार शिष्टाचार के नियमों से चिपके हुए हैं।
बात को केंद्रित करें
चाहे आप अपने सीवी के लिए आलोचना या अनुरोध का जवाब दे रहे हों, आपके पत्र को बिंदु पर रहना चाहिए। कभी भी एक पृष्ठ से आगे न जाएं और कभी निराश न हों। यदि किसी ने आपको अभद्रता के साथ शिकायत करने का एक पत्र लिखा है, तो जब आप वापस लिखते हैं तो विनम्र और शांत रहें। यदि मूल पत्र व्यवसाय के अवसर के बारे में है, तो धन्यवाद कहें। कभी भी यह न समझें कि आपने जो कुछ भी हल किया है उसे वापस लिखकर - शिकायतकर्ता को पूरी तरह से संतुष्ट होना चाहिए, कि आप जानते हैं कि आपको काम मिल रहा है। यह आपके संवाददाता को तय करना है।
प्रारूप और फ़ॉन्ट
एक व्यापार पत्र के लिए मानक प्रारूप एकल-स्थान है, जिसमें पैराग्राफ के बीच एक स्थान है, और बाएं मार्जिन के लिए सब कुछ उचित है। 21 वीं शताब्दी में, यह ब्लॉक मानक से दूर जाने के लिए स्वीकार्य है, उदाहरण के लिए पैराग्राफ को इंडेंट करके। टाइम्स न्यू रोमन, बिंदु-आकार 12, लगभग हमेशा एक स्वीकार्य, पठनीय फ़ॉन्ट है। यदि आपकी कंपनी की कोई प्राथमिकता है - उदाहरण के लिए, यह इंडेंटेड पैराग्राफ का पक्षधर है - इसे इस तरह से प्रारूपित करें।
टॉप पर क्या जाता है
मानक लेआउट आपके व्यवसाय के पते से शुरू होता है। यदि आप लेटरहेड स्टेशनरी पर लिख रहे हैं, तो आप इसे छोड़ सकते हैं। पते के नीचे तारीख आती है, फिर प्राप्तकर्ता का नाम, व्यवसाय और पता। एक पंक्ति छोड़ें, और फिर प्राप्तकर्ता को "प्रिय सुश्री" के रूप में संबोधित करें या "मि।" जब तक उसके पास "डॉ" जैसे शीर्षक न हों जब तक प्रारंभिक पत्र लेखक ने नहीं किया तब तक पहले नामों का उपयोग न करें।
निचला छोर
एक पत्र के साथ "ईमानदारी से," आपके हस्ताक्षर के बाद, फिर आपका टाइप किया हुआ नाम लिखें। यदि आप पत्र के साथ कुछ भी भेज रहे हैं, जैसे कि एक फॉर्म, एक लागत अनुमान या आपका सीवी, आपके नाम के नीचे "संलग्नक" लिखें, इसके बाद संलग्नक की एक सूची। यदि आप एक अलग पत्र में कुछ भेज रहे हैं, तो एक नोट जोड़ें जैसे "अलग कवर के तहत: वित्तीय विवरण।" नामों की एक सूची के बाद एक "cc" उस प्राप्तकर्ता को बताता है जिसे आपने किसी और को प्रतियां भेजी हैं।
