वर्चुअल असिस्टेंट स्वतंत्र ठेकेदारों के रूप में काम करते हैं जो इन-ऑफिस सेक्रेटरी, एडमिनिस्ट्रेटिव असिस्टेंट और क्लेरिकल स्टाफ के समान क्लर्क और कई तरह की सेवाएं देते हैं। वे आम तौर पर फैक्स मशीन, कंप्यूटर, डेस्क, प्रिंटर और इंटरनेट एक्सेस से लैस एक घर के कार्यालय से काम करते हैं। वर्चुअल असिस्टेंट द्वारा आवश्यक सॉफ्टवेयर के प्रकार उनके उद्योग पर निर्भर करते हैं। सभी आभासी सहायक सेवाओं को प्रदान करने और व्यवसाय का प्रबंधन करने के लिए सॉफ्टवेयर के एक सामान्य सेट का उपयोग करते हैं।
डेस्कटॉप प्रकाशन
डेस्कटॉप पब्लिशिंग सॉफ्टवेयर में वर्ड प्रोसेसिंग, प्रेजेंटेशन, स्प्रेडशीट और डेटाबेस सॉफ्टवेयर शामिल हैं। विपणन उद्योग में काम करने वाले आभासी सहायकों को फ़्लायर, वेबसाइट, पोस्टकार्ड, निमंत्रण और विभिन्न प्रकार के प्रकाशन बनाने के लिए प्रकाशन कार्यक्रमों की आवश्यकता होती है। अन्य आवश्यकताओं में वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर, वर्तनी और व्याकरण परीक्षक, थिसॉरस, शब्दकोश और भाषा अनुवादक के साथ ऐड-ऑन शामिल हैं।
प्रतिलिपि
प्रतिलेखन में रिकॉर्डिंग और लेखन श्रुतलेख शामिल हैं; प्रतिलेखन सॉफ्टवेयर प्रोग्राम एक रिकॉर्ड किए गए संचार को वापस खेलना आसान बनाते हैं। वर्चुअल असिस्टेंट रिकॉर्डिंग को रोक, शुरू, रिवाइंड और पॉज़ कर सकता है। आप रिकॉर्ड की गई प्रतिलिपि को ईमेल द्वारा या संपीड़ित फ़ाइल के रूप में भेज सकते हैं। 2011 तक, सामान्य प्रारूपों में MP3 और WMV शामिल हैं। कई रिकॉर्डिंग सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम विभिन्न प्रारूपों के साथ संगत हैं।
बहीखाता
एक आभासी सहायक व्यवसाय के प्रबंधन के लिए बहीखाता पद्धति और बिलिंग सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है। बुक कीपर के रूप में विशेषज्ञता वाले आभासी सहायकों को एक सभी में एक बहीखाता पद्धति का उपयोग करना चाहिए। ये सहायक चालान, उद्धरण और प्रस्ताव बना सकते हैं; रिकॉर्ड भुगतान; और एक प्रोग्राम के साथ या अलग-अलग डेस्कटॉप पब्लिशिंग सॉफ्टवेयर प्रोग्राम के साथ ट्रैकिंग टाइम।
संचार
वर्चुअल असिस्टेंट के लिए कम्युनिकेशन सॉफ्टवेयर एक और आवश्यकता है। फैक्स और ईमेल सॉफ्टवेयर उपलब्ध वैयक्तिकरण और तैयार किए गए टेम्पलेट प्रदान करते हैं। वर्चुअल असिस्टेंट अपनी व्यावसायिक छवि के अनुरूप एक टेम्प्लेट बनाने के लिए चुन सकते हैं। इंटरनेट फोन सेवा का उपयोग लंबी दूरी और मासिक फोन बिलों की लागत को कम करेगा। ऑनलाइन ईमेल और फ़ैक्स प्रोग्राम का उपयोग करने के लिए एक अच्छे इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है।
