पहले अपने प्राप्तकर्ता के जूते में खुद को डालकर अपने मीटिंग अनुरोध के लिए सकारात्मक प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अपनी संभावनाओं में सुधार करें। बहुत से लोग आपके साथ एक समय लेने वाली संभावना को पूरा करने का प्रयास मानते हैं। वे जानना चाहते हैं कि वे इससे बाहर क्या करेंगे, जिसमें उनका काम आसान, तेज या अधिक लाभदायक बनाना शामिल है। वे अपने व्यवसाय के लिए उपयुक्त मुफ्त लाभ, अच्छा भोजन या प्रचारक उपहार का भी अच्छी तरह से जवाब देते हैं। यह ईमेल संचार के साथ विशेष रूप से सच है, क्योंकि आपका प्राप्तकर्ता संभवतः दर्जनों ईमेल हर रोज प्राप्त करता है।
एक विषय पंक्ति लिखें जो बाहर खड़ी हो। उदाहरण के लिए: "आइए मिलते हैं एक्सवाईजेड कंपनी के साथ अपने खाते पर चर्चा करने के लिए" अपने ईमेल को तुरंत प्रासंगिक बनाते हैं और खोले जाने की संभावना रखते हैं। "हाय, चलो बात करते हैं" एक तरह की विषय पंक्ति है जो आपके ईमेल को डिलीट होने की संभावना है क्योंकि यह कोई जानकारी प्रदान नहीं करता है और अधिकांश व्यावसायिक रिश्तों के लिए अनौपचारिक और व्यक्तिगत है।
अपने प्राप्तकर्ता को उचित रूप से बधाई दें। यदि आप एक दूसरे को नहीं जानते हैं तो "डियर मिस्टर जोन्स" का प्रयोग करें। "प्रिय बॉब" या "हैलो बॉब" व्यावसायिक ईमेल में आम सलाम हैं। जब तक आप एक-दूसरे को अच्छी तरह से नहीं जानते तब तक सलामी का उपयोग नहीं करना आपके ईमेल को अवैयक्तिक और सामूहिक मेलिंग का हिस्सा बना सकता है।
मुद्दे पे आईये। यदि आप एक-दूसरे को नहीं जानते हैं, तो अपने आप को प्रस्तुत करने वाला एक वाक्य लिखें जैसे "मुझे XYZ में आपका खाता सौंपा गया है" या "मैं XYZ वेबसाइट पर आपकी क्वेरी का जवाब दे रहा हूं और हमारे सॉफ़्टवेयर को प्रदर्शित करने के लिए आपसे मिलना चाहता हूं। " महत्वपूर्ण जानकारी देते हुए भी अपने संदेश को यथासंभव छोटा रखें।
कुछ दिनांक, समय और स्थान सुझाएं। ऐसा करने का एक अच्छा तरीका है: "मैं या तो मंगलवार या बुधवार को, अपने कार्यालय में या अपने से मिल सकता हूं। क्या यह आपके लिए अच्छा है और कौन सा समय सबसे अच्छा होगा?"
मीटिंग की पुष्टि करने के लिए आप कॉल करेंगे। ईमेल का उपयोग करते समय एक अनुवर्ती कॉल हमेशा बुद्धिमान होता है, क्योंकि आपका ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में चला गया हो सकता है या प्राप्तकर्ता द्वारा अनदेखा किया गया था।
एक संक्षिप्त वाक्य के साथ अपना ईमेल बंद करें जैसे "आपका समय और ध्यान देने के लिए धन्यवाद। मैं आपसे मिलने और एक्सवाईजेड आपकी ज़रूरत की सेवाओं के साथ कैसे प्रदान कर सकता है, इस पर चर्चा करने के लिए उत्सुक हूं।"
नीचे अपने हस्ताक्षर ब्लॉक जोड़ें। इसमें वह नाम होना चाहिए जिसका आप व्यवसाय में उपयोग करते हैं, शीर्षक, कंपनी का नाम, प्रत्यक्ष कार्यालय फोन नंबर, सेल फोन नंबर और लिंक आपके बिजनेस सोशल मीडिया प्रोफाइल के लिए।
टिप्स
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बहुत से व्यवसायी लोग अपने ईमेल को "सादर" या "धन्यवाद" के साथ बंद करते हैं। कुछ केवल अपने हस्ताक्षर ब्लॉक का उपयोग करते हैं। आप जो उपयोग करते हैं वह आपकी शैली और उसके संदेश पर निर्भर करता है जो आप भेज रहे हैं।
अपनी कंपनी पर एक श्वेतपत्र या अन्य जानकारी संलग्न करने पर विचार करें।
चेतावनी
वर्तनी परीक्षक का उपयोग करें। वर्तनी और व्याकरण की त्रुटियों को स्वचालित रूप से ठीक करने के लिए कई ईमेल प्रोग्राम सेट किए जा सकते हैं।
