कोषाध्यक्ष की रिपोर्टें एक व्यवसाय या संगठन के वित्त के आयोजन के लिए आवश्यक अंग हैं। उन्हें एक मूल सूत्र का पालन करना चाहिए, लेकिन उस सूत्र के बाहर वे लचीले दस्तावेज हैं जो विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए बदल सकते हैं।
मूल सूत्र
प्रारंभिक संतुलन निर्धारित करें। यह वह राशि है जो संगठन ने कोषागार अवधि की शुरुआत में ली थी (आमतौर पर रिपोर्ट हर तिमाही या वर्ष में की जाती है)। सामान्य प्रारूप "स्टारिंग बैलेंस" वाक्यांश को बाएं हाथ के कॉलम में रखना है और फिर दाहिने हाथ के कॉलम में एक डॉलर के चिह्न के बिना राशि (उदाहरण के लिए, "3500.24") को रखना है।
खर्चों का निर्धारण करें। कोष अवधि के दौरान संगठन ने क्या पैसा खर्च किया? "आपूर्ति" या "धन उगाहने" जैसी स्पष्ट और आसानी से समझी जाने वाली श्रेणियों में खर्चों को व्यवस्थित करें और फिर श्रेणी के नीचे प्रत्येक व्यक्तिगत व्यय का विस्तार करें।
IIncome निर्धारित करें। क्या आपके संगठन ने कोई पैसा कमाया? यदि ऐसा है, तो राजस्व स्रोत (उदाहरण के लिए, "बेक सेल") को बाएं हाथ के कॉलम में रखें और फिर दाईं ओर सटीक मात्राएं डालें (उदाहरण के लिए, "875.00")।
निर्धारित शेष राशि का निर्धारण करें। इसके लिए सूत्र "स्टार्टिंग बैलेंस" माइनस "व्यय" प्लस "आय" के बराबर है "एंडिंग बैलेंस।" "समाप्ति शेष" दाईं ओर कुल राशि के साथ बाएं हाथ के कॉलम में होना चाहिए।
रिपोर्ट लिखें। संगठन के लेटरहेड पर रिपोर्ट लिखी जानी चाहिए। लेटरहेड के नीचे "कोषाध्यक्ष की रिपोर्ट" पृष्ठ के शीर्ष पर केंद्रित होनी चाहिए। पृष्ठ के बाईं ओर रिपोर्ट अवधि बताएं। "शुरुआती संतुलन," "व्यय," "आय" और "समाप्ति शेष" सभी को बाएं हाथ के स्तंभ पर बोल्ड होना चाहिए, प्रत्येक के नीचे सूचीबद्ध उचित आंकड़े के साथ।
साइन और अनुलग्नक जोड़ें। कोषाध्यक्ष का पूरा नाम और स्थिति रिपोर्ट को समाप्त कर देना चाहिए। कोषाध्यक्ष को रिपोर्ट पर हस्ताक्षर करना चाहिए और किसी भी सहायक दस्तावेज़ की प्रतियां रिपोर्ट में दर्ज करनी चाहिए, जैसे, बैंक विवरण, धन उगाहने वाली रिपोर्ट।
