किसी कंपनी, संगठन या अन्य समूह का कोषाध्यक्ष समूह के बजट और खर्च का हिसाब रखता है। यदि आपके पास कोषाध्यक्ष की नौकरी है, तो आप बोर्ड की बैठकों में रिपोर्ट तैयार करने और प्रस्तुत करने के लिए जिम्मेदार हैं। इस रिपोर्ट में आपको कुछ आइटम शामिल करने होंगे, जिसमें समयावधि के लिए खर्चों का एक समूह और वर्तमान होल्डिंग्स शामिल हैं।
बैठक से पहले रिपोर्ट का लिखित संस्करण तैयार करें। इस रिपोर्ट में चार आइटम शामिल होने चाहिए: अवधि की शुरुआत में शेष, अवधि के लिए आय, अवधि के लिए व्यय और अवधि के अंत में शेष राशि। प्रत्येक सदस्य के लिए एक कॉपी का प्रिंट आउट लें, जो आपकी उपस्थिति शुरू करने से पहले उपस्थिति और कुछ एक्स्ट्रा में कॉपी करेगा, और प्रतियां सौंप देगा।
आपके अंतिम बैठक के बाद की अवधि की शुरुआत में आपके समूह या कंपनी के स्वामित्व वाले सभी खातों का संतुलन। यह संख्या सभी खातों की कुल डॉलर होनी चाहिए। संख्या को कल्पना और याद रखना आसान बनाने के लिए सेंट को शामिल न करें। यह बाकी रिपोर्ट के लिए एक अच्छा शुरुआती बिंदु प्रदान करेगा।
उस अवधि के लिए आय, या आपके द्वारा लिया गया धन राज्य। यदि आप किसी ऐसे संगठन में काम करते हैं, जहाँ की आय हर महीने समान या समान है, तो आपको इस बारे में गहराई में जाने की आवश्यकता नहीं है। यदि आपके पास आय का एक बड़ा स्रोत है जो विशिष्ट नहीं है, तो आपको यह समझाने की आवश्यकता होगी कि यह धन कहाँ से आया है।
उन खर्चों की व्याख्या करें जो आपके समूह ने समय अवधि के लिए किए थे। आने वाले निधियों की तरह, निवर्तमान निधियों को गहराई से समझाने की आवश्यकता नहीं है यदि वे खर्चों को फिर से कर रहे हैं जो बोर्ड को पता है - उदाहरण के लिए, उपयोगिता बिल या श्रमिकों का वेतन। यदि कोई बड़ा व्यय है जो असामान्य है, तो यह स्पष्ट करना सुनिश्चित करें कि व्यय क्या था और यह क्यों आवश्यक था।
अपने निष्कर्ष के रूप में हाथ और निवेश पर नकदी सहित सभी खातों का संतुलन बताएं। यह आंकड़ा वह है जो बोर्ड के सदस्य बैठक के दौरान खर्च करने के फैसले के आधार के रूप में उपयोग करेंगे। खत्म करने से पहले, पूछें कि क्या किसी को किसी स्पष्टीकरण की आवश्यकता है।
