एक स्पष्ट रूप से लिखा मुआवजा पत्र एक कर्मचारी को बताता है कि वह आपकी कंपनी के साथ कहाँ खड़ा है। पत्र में, मुआवजा केवल कर्मचारी का वेतन नहीं है। मुआवजा का मतलब है वह सब कुछ जो कर्मचारी को आपकी कंपनी में काम करने के लिए मिलता है। इसमें वेतन, लाभ, बोनस और समय शामिल है। जबकि एक कर्मचारी शायद ही कभी अपने मुआवजे के पत्र पर सवाल उठाता है यदि वह अधिक महसूस कर रहा है, तो उसे लगता है कि वह इसके लायक है, अगर विपरीत सच है, तो पत्र आपकी प्रतिबद्धता के प्रमाण के रूप में काम करेगा।
पत्र, एकल स्थान के शीर्ष पर वर्तमान तिथि लिखें, और प्राप्तकर्ता का नाम और पता लिखें।
प्रणाम करें। इसे औपचारिक रखें। "प्रिय श्री / श्रीमती। स्मिथ:" उपयुक्त प्रारूप है।
एक परिचय लिखें, कंपनी की पहचान, व्यक्तिगत या शासी निकाय जो मुआवजे और प्राप्तकर्ता को मंजूरी देता है। इस कारण को इंगित करें कि मुआवजे को स्थापित या परिवर्तित किया जा रहा है (उदाहरण के लिए "पिछले तीन वर्षों में अनुकरणीय सेवा के लिए")।
बुलेट पॉइंट में मुआवजे का विवरण दें। प्रत्येक गोली मुआवजे का एक व्यक्तिगत पहलू होना चाहिए। उदाहरण के लिए, "आपका आधार वेतन $ 75,000 प्रति वर्ष होगा, जो 26 वेतन अवधि में बायोवेकी किस्तों में देय होगा," एक बुलेट पॉइंट है। "आपका बोनस पिछले कैलेंडर वर्ष के अंत में आपकी कुल बिक्री के 10 प्रतिशत के बराबर होगा" एक और है।
मुआवजे के लागू होने की तारीख लिखें।
मुआवजे पर कोई भी शर्त, कैविएट या प्रतिबंध डालें। किसी भी भ्रम को खत्म करने के लिए उन्हें स्पष्ट और निर्देशित करें।
पत्र पर हस्ताक्षर करें। हस्ताक्षर के नीचे अपना नाम और शीर्षक प्रिंट करें। प्राप्तकर्ता की फ़ाइल की प्रतिलिपि बनाएँ और उसे मूल प्रदान करें।
